Na een intensief traject van acht maanden heeft de gemeente Best onlangs het zaaksysteem Liber van BCT in gebruik genomen. Door een gedegen voorbereiding en nauwe samenwerking met BCT was het mogelijk om bij de livegang al direct aan de slag te kunnen met tien zaaktypen. Door middel van zaakgericht werken wil de gemeente haar dienstverlening verbeteren, haar bedrijfsvoering doelmatiger inrichten en de digitale dossiervorming verder op orde brengen. Het is de bedoeling dat gemeente Best eind 2013 in totaal vijftig zaaktypen heeft ingericht.

Gemeente Best zette vorig jaar een aanbesteding uit voor een nieuw zaaksysteem en klantcontactsysteem. De gemeente zocht een strategische partner die de regie en de verantwoordelijkheid kon nemen om de juiste afspraken te maken met alle verschillende partijen die nodig zijn voor een werkende oplossing. “De keuze voor BCT en Liber werd vooral ingegeven door de overtuigende manier waarop BCT het aanbestedingstraject heeft doorlopen”, zegt Christ Lucius, projectleider bij de gemeente Best. “BCT gaf niet alleen een goed antwoord op alle vragen in de aanbesteding, maar liet ons tijdens een ‘proof of concept’ zien en ervaren dat ze de juiste partner zijn.”

Liber heeft zich inmiddels bewezen als complete zaaksysteemsuite waarmee gemeenten de inrichting en uitvoering van zaakgericht werken kunnen realiseren. Het voordeel van Liber is dat gemeenten zelf zaaktypen kunnen modelleren. Gemeente Best ontwikkelde hiervoor zelfs een unieke werkmethode genaamd de ‘productiestraat’. Lucius: “Door deze methodiek konden we gestructureerd en snel onze werkprocessen analyseren en inrichten als zaaktype. Zo hebben we aanzienlijk op consultancyuren bespaard. Bovendien zijn we dankzij de productiestraat in staat om ‘in de versnelling te gaan’ en dit jaar in totaal vijftig zaaktypen in gebruik te nemen.”

BCT was tijdens het implementatietraject niet alleen verantwoordelijk voor de implementatie van Liber, maar nam ook een regierol op zich. “Voor een succesvolle implementatie was het noodzakelijk om de juiste afspraken te maken met alle verschillende partijen die nodig zijn om de werkende totaaloplossing te realiseren”, licht Bart Suers, marketing specialist bij BCT toe. “Wij hebben ervoor gezorgd dat Liber daadwerkelijk de GEMMA basisplaat informatiearchitectuur volgt door werkende koppelvlakken conform de KING standaarden op te leveren met het CMS en e-formulieren van Care en de makelaarssuite van PinkRoccade.”

De keuze voor zaakgericht werken past bij de ambitie van gemeente Best om voortdurend te werken aan het verbeteren van haar dienstverlening aan haar inwoners en ondernemers. Sinds 1 maart 2012 werkt de gemeente volledig op afspraak, waardoor de wachttijden voor klanten aanzienlijk zijn afgenomen. Bijna een jaar geleden werd de nieuwe website gelanceerd. De nieuwe website kreeg een taakgerichte indeling: de meest voorkomende taken of vragen van bezoekers krijgen de meeste aandacht, om het voor de websitebezoeker zo eenvoudig mogelijk te maken. Vanaf nu is het dus mogelijk om snel en gemakkelijk online producten en diensten regelen.

Rate this post

Print Friendly