Het is alweer even geleden, maar toen Erwin van Lambaart van Stage Entertainment (een werkmaatschappij van Joop van den Ende Theaterproducties) te kennen gaf ermee te stoppen, rolde niet bepaald alle informatiemanagers van hun stoel. Ten eerste zullen ze die Erwin van Lambaart lang niet allemaal hebben gekend en ten tweede zullen velen niet hebben geweten wat hij deed: hij was namelijk Chief Content Officer bij Stage Entertainment. En een Chief Content Officer is zeldzaam hier in Nederland (en overal op de wereld nog). Eén eindverantwoordelijke voor de documenten en content die binnen (en buiten) een organisatie rondgaan is echter een echte ‘cash cow’, volgens Thom Menssink, directeur DDi Document Software. En hij legt uit waarom.

‘Toen ik die column over Van Lambaart als CCO las was dat helemaal uit mijn hart gegrepen. Als binnen een bedrijf of organisatie gewoon duidelijkheid zou zijn over wie verantwoordelijk is voor het managen van documentstromen en content dan zou dat al schelen. Laat staan als die persoon zich ook nog eens zou kunnen toeleggen op het digitaliseren van die stromen en die content. Dan scheelt dat helemaal veel tijd en geld. Kijk eens naar al die bedrijven en organisaties die nu nog met papier werken en in papier denken. Daar moeten we nou toch eindelijk eens van af! Hoe lang zijn we nu al bezig in deze markt om te proberen daarin verandering aan te brengen? Twintig jaar? Vijfentwintig jaar? En we zijn wel wat opgeschoten, natuurlijk, er is ook veel bereikt, maar er is nog steeds veel werk te verrichten. Organisaties kunnen veel efficiënter en effectiever met hun middelen en informatie omgaan.

In deze tijd van economische terugval is het juist zaak om daar wat aan te doen. Binnenkomende post op papier ook fysiek verder door de organisatie laten gaan kost gewoon bakken met geld en is toch niet meer van deze tijd? Hoezo werkzaamheden uitwisselen en taken uitvoeren van mensen die er (even) niet zijn? Hoezo precies weten wat er binnen een bepaald project – ook van een andere medewerker – speelt?

Facturen die op papier van de een naar de ander moeten kosten ook scheppen geld. Dus als er nu eens één persoon wordt aangewezen om daarin structuur aan te brengen en de stap naar (volledige) digitalisering te zetten verdient die zichzelf heel snel terug. Alleen al de tijd die medewerkers bezig zijn met het verwerken, sorteren en uitzoeken van binnenkomende papieren post kost klauwen met geld. En dan liggen die poststukken of facturen in het betreffende postbakje te wachten tot iemand het komt halen. Iemand die nog duurder is voor de organisatie komt dus nog zijn post ophalen om er verder mee aan de slag te gaan. En nog altijd is die post of die factuur niet in het documentmanagement- of financiële systeem opgenomen. Stel nu eindelijk eens iemand aan die al dat soort processen gaat analyseren en die vervolgens de stap gaat (mag?) zetten om daarin een digitaliseringsslag te maken. Moet je zien wat dat scheelt aan tijd, geld en efficiency! Nog los van alle wet- en regelgeving waaraan je veel makkelijker kunt voldoen als al dat soort informatie gewoon digitaal beschikbaar is en beheerd wordt.’

Menssink kan zich nog altijd verbazen in de markt als hij ziet hoeveel processen volgens het ‘papieren protocol’ plaatsvinden. ‘En volgens mij komt dat in de meeste gevallen omdat er niet één iemand verantwoordelijk voor die processen is. Iedereen doet wat (of niets). De directeur merkt niet direct zoveel van digitalisering, die heeft niet zo veel papier op zijn bureau. Maar die merkt het wel als hem dat veel geld scheelt en zijn klanten tevredener zijn omdat zaken sneller afgehandeld worden. Aan de andere kant kunnen we blijkbaar dat papieren proces maar moeilijk loslaten, want de praktijk is nogal weerbarstig. Echter, met de opkomst van social media, document management systemen, cloudtechnologie ontstaat een informatie-explosie en tegelijkertijd zie je steeds meer dat mensen plaats- en tijdonafhankelijk willen kunnen werken.

Dat kan alleen als de informatie die die mensen nodig hebben digitaal beschikbaar is. En voordat je dat weer voor elkaar hebt, moet je mensen ervan overtuigen anders te denken. Papier is niet (meer) leidend, digitaal is leidend. Digitaal moet de standaard worden.

Nagenoeg alle informatie is toch al digitaal aangemaakt. Waarom zou je dat dan op papier zetten en de andere kant, de volgende schakel in de keten, het vervolgens weer laten digitaliseren? Dat is toch helemaal niet logisch? En het creëert ook steeds minder inzicht en overzicht. En daar ligt nu een mooie taak voor die Chief Content Officer. Die kan (en moet) het overzicht creëren en de content winstgevend(er) maken voor een organisatie. Daar ligt een belangrijk deel van de oplossing van veel informatie gerelateerde problemen waar bedrijven nu nog mee kampen.’

Er is dus nog veel te doen op de weg naar gestroomlijnde en gedigitaliseerde informatiegerichte organisaties. Menssink: ‘Te weinig bedrijven en organisaties zijn zich ervan bewust dat informatie misschien wel het belangrijkste bezit van een bedrijf is. De juiste verwerking ervan biedt de snelste weg naar de top. De bijbehorende ICT is er allang, maar wordt nog te veel als kostenpost gezien en te weinig als middel om je te onderscheiden van de rest. De aanstelling van een Chief Content Officer kan de eerste stap zijn naar die bewustwording.’

ddi_papier_digitaal

Rate this post

Print Friendly