BCT, leverancier op het gebied van Enterprise Information Management, heeft Sif Group bv verwelkomd als nieuwe klant. Sif Group bv is een leverancier van stalen buizen voor de offshore industrie, gevestigd in Roermond. Het bedrijf wilde graag de werkprocessen rondom factuurafhandeling optimaliseren, ook al is er een relatief kleine kantooromgeving met korte lijnen. Sif Group bv vond in BCT een partner met een factuuroplossing die eenvoudig gekoppeld kon worden aan de SharePoint-omgeving.

“De oplossing Sha-Peau stelt ons in staat om de stroom van inkomende facturen te automatiseren”, vertelt ICT manager René Francotte van Sif Group bv. “We wilden graag overstappen op het SharePoint-platform, dat al veel mogelijkheden biedt voor het creëren, delen en archiveren van documenten. Maar daarbij zochten we naar een oplossing om specifieke workflows voor facturen in te richten. We kozen voor BCT omdat het bedrijf bekend staat als stabiele partner in de DMS-wereld. BCT is bovendien gecertificeerd voor Microsoft SharePoint en heeft kennis van ons financiële boekhoudpakket.”

Digitaal werken geeft overzicht

De overstap naar digitaal werken biedt Sif Group bv een overzichtelijker werkproces. Een inkomende factuur wordt ingescand en klaargezet in Sha-Peau. De medewerkers van Sif Group bv kunnen vanuit dit programma hun acties uitvoeren met betrekking tot de accordering van facturen. Francotte: “De documenten worden op de achtergrond gekoppeld aan SharePoint. Daarnaast wordt een factuur direct bij binnenkomst geboekt als reservering in het financiële systeem.

Dat maakt het hele proces veel sneller en efficiënter, want een factuur kan in één keer worden afgehandeld. BCT’s oplossing maakt het bovendien veel eenvoudiger om facturen die digitaal binnenkomen te behandelen. De software herkent belangrijke metadata in de pdf’s en wijst aan de hand daarvan de juiste workflow toe. “Op dit moment krijgen we ongeveer 10% van de facturen via e-mail binnen, maar dat zal in de toekomst zeker meer worden”, aldus Francotte.

De eerste stap is gezet, er zullen er meer volgen

Sif Group bv en BCT zullen de komende maanden de test- en implementatiefase afronden. Medio september wordt de oplossing in gebruik genomen. Volgens Francotte houdt het daar niet op: “We hebben de ambitie om meer afdelingen te digitaliseren. De personeelsafdeling staat bijvoorbeeld op het wensenlijstje. Maar eerst willen we ervaring opdoen met deze nieuwe manier van werken.”

 [btn link=”http://www.bct.nl/nl/productlijnen/sha-peau “]Meer over sha-peau[/btn]

Rate this post

Print Friendly