Onderwijsinstellingen zijn de afgelopen jaren steeds groter geworden. Daarnaast hebben ze vaak veel verschillende systemen in gebruik. Deze twee ontwikkelingen maken het voor onderwijsinstellingen moeilijk om totaaloverzicht over alle beschikbare informatie te behouden en bestuurders, studenten en medewerkers van de juiste informatie te voorzien. Volgens BCT, leverancier op het gebied van Enterprise Information Management, kan zaakgericht informatiemanagement uitkomst bieden. Omdat dit concept zijn succes bewijst bij lokale overheden, heeft BCT het doorontwikkeld voor het onderwijs. Door informatie digitaal rondom een zaak – zoals een student, een opleidingscyclus of een stageopdracht, te bundelen – wordt deze goed toegankelijk.

Volgens Coen Dahlhaus, business developer onderwijs bij BCT, staan veel onderwijsinstellingen op het punt een digitaliseringsslag te maken. Dahlhaus: “Op dit moment zie je nog heel veel papierwerk, verdeeld over verschillende afdelingen of systemen. Als iemand alle informatie over één student nodig heeft, dan moet hij deze uit verschillende bronnen verzamelen. De cijfers staan bijvoorbeeld in de ene applicatie, de werkstukken bevinden zich in een hangmap in een kast, met een beetje pech verdeeld over verschillende afdelingen. Gegevens over spijbelgedrag of gedragsproblemen worden weer ergens anders bewaard.”

Een zaaksysteem kan al deze gegevens samenbrengen in een totaaloverzicht. Per gebruiker kan vervolgens worden vastgesteld welke informatie hij op welke manier aangeboden krijgt. Zo krijgt hij de informatie die voor hem relevant is, in een omgeving die hij prettig is. Coen Dahlhaus zegt: “Voor bestuurders is dit overzicht essentieel om de kwaliteit van onderwijs te kunnen verbeteren. Nu moeten bestuurders vaak beslissingen nemen op basis van incomplete informatie. Dat is als autorijden met een blinddoek om.”

Zaakgericht versus documentgericht

Onderwijsinstellingen die willen digitaliseren, concentreren zich in eerste instantie vaak op een documentgerichte aanpak. Dahlhaus: “De vraag van onderwijsinstellingen is vaak of we hun documenten beter doorzoekbaar kunnen maken. Dat is een eerste stap, maar wij adviseren om ook de werkprocessen onder de loep te nemen en de bijbehorende informatiestromen vervolgens zo flexibel mogelijk in te richten.”

Die flexibele aanpak onderscheidt zaakgericht werken volgens Dahlhaus van voorgedefinieerde workflow routering: “Bij traditioneel documentmanagement moet een document een vaste weg afleggen langs specifieke personen met bepaalde bevoegdheden. In een zaaksysteem kun je werkstromen en acties veel generieker omschrijven. Zo creëer je meer eenvoud en flexibiliteit en maak je beter gebruik van de kennis van medewerkers.” Net als bij een documentsysteem is versiebeheer en archivering bij een zaaksysteem eenvoudig te realiseren. “Dat is belangrijk, aangezien onderwijsinstellingen verplicht zijn een archief bij te houden”, zegt Dahlhaus.

Is een zaaksysteem goed ingericht, dan wordt ook de uitwisseling van informatie met studenten eenvoudiger. “Studenten maken onderdeel uit van de interne processen van een onderwijsinstelling. Daarom is het vanzelfsprekend ze in het digitale proces te betrekken. Vroeger moest je formulieren naar studenten opsturen en wachten op antwoord. Nu kun je ze, bijvoorbeeld in hun vertrouwde online omgeving of via een app op hun telefoons benaderen. Dat werkt sneller, efficiënter en gebruiksvriendelijker”, zegt Dahlhaus.

Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld medewerkers en ketenpartners. Dahlhaus: “Zaakgericht werken stelt je in staat alle betrokken partijen doorlopend inzicht te geven in zaken en processen en de status ervan, zodat de communicatie sneller en eenduidiger verloopt. Zo krijg je dus niet alleen je interne processen op orde, maar optimaliseer je ook je dienstverlening richting studenten, ouders en partners.”

 [btn link=”http://www.bct.nl/nl/branches/onderwijs” color=”grey” size=”size-xxl”]Meer informatie[/btn]

Rate this post

Print Friendly