Nu de economie al tijden tegen zit is het bewaken van budgetten een tak van sport waar veel managers regelmatig hoofdpijn van krijgen. Zij vragen leveranciers vaak om mee te denken over mogelijke besparingen. Daar liggen kansen voor de Managed Print Services aanbieder, die kostenreducties tot wel 30% kan beloven. Ja, dat is fors. Maar mag ik even recapituleren? Denk eens aan ingrepen als het weghalen van kostbare desktop laserprinters, of een aangescherpte interne print policy en het optimaliseren van het printbeheer met software als Equitrac, Safecom of Ysoft. (Kostenbesparing met MPS

Opnieuw budgetteren

Uiteraard kun je niet lukraak gaan snoeien en veranderen. Een nieuw Managed Print Services traject begint daarom met een assessment. In deze fase (MPS start met Assessment)  worden de huidige directe en indirecte kosten in kaart gebracht. Dit leidt naar het voorstel voor het nieuwe design. (Printinfrastructuur ontwerp). Hier komt een budgetvoorstel uit voor de duur van de nieuwe overeenkomst. In de print policy zijn er tussen de klant en de Managed Print Services aanbieder doelstellingen geformuleerd om gedurende de overeenkomst verder te optimaliseren. Er is enerzijds dus een nieuw budget en anderzijds de doelstelling om via verdere optimalisatie dit budget verder te reduceren.

Reduceren door rapporteren

De rapportages die tijdens reviews worden besproken dienen een compleet beeld te schetsen van de voorgaande periode. Naast de KPI’s vanuit de Service Level Agreement worden ook het afdrukvolume en de bijbehorende kosten getoetst. Bewaking van het vastgestelde budget en eventuele bijsturing zijn immers pas mogelijk wanneer de werkelijke kosten inzichtelijk zijn. Op deze wijze wordt commitment bij de Managed Print Service aanbieder gecreëerd om goed met de klant mee te denken en te bewegen. Zo ziet goed partnership eruit binnen een Managed Print Services overeenkomst.

Het optimaliseren van een Managed Print Services overeenkomst

Het optimaliseren van een Managed Print Services overeenkomst loopt over veel schijven. In de samen met de klant opgestelde print policy worden de regels en richtlijnen voor de gebruikers vastgelegd. Het vormt de basis van een gedegen implementatie, eventueel met change management (Implementatie van  MPS) en geeft ruimte om te optimaliseren. Let wel op dat de print policy vanuit het verkoop adviestraject naar het praktische beheer gestructureerd verloopt. Afspraak is afspraak is hierbij het motto.

Een goede overeenkomst houdt rekening met vestigingen die gesloten zullen of kunnen worden en de daar aanwezige apparatuur. Ook wordt het inzetten van beheer software als Equitrac, Safecom of Ysoft geëvolueerd om te zien of het effect heeft op de beoogde volumedaling tijdens de overeenkomst. Zijn er printers die gedurende de overeenkomst kunnen worden uitgefaseerd? Kunnen er nog papieren processen verder worden gedigitaliseerd? Verwacht de klant bijvoorbeeld elektronisch te gaan factureren? (Optimaliseren van documentprocessen) Biedt de overeenkomst ruimte voor het nieuwe werken, het inzetten van mobiele devices en de ‘bring your own device’-trend? (MPS en BYOD) Wat is het effect van de print policy op het totale afdrukvolume en de verhouding kleur en zwart/wit? Is het wellicht interessanter om de in house repro zelfs af te stoten en het afdrukvolume uit te besteden? Een heleboel vragen, maar wel dé manier om met de antwoorden een heldere agenda voor de review gesprekken op te stellen. De juiste Managed Print Services overeenkomst kent een on-going proces. Maar dat maakt het partnership interessant en constructief.

De goede leverancier kiezen

Er is dus veel afhankelijk van de kern competenties van de Managed Print Services aanbieder, om verdere optimalisatie van de document processen te bewerkstelligen. Er zijn zelfs aanbieders die Managed IT Services en Business Proces Outsourcing diensten kunnen leveren. Het is aan u. De keuze voor de juiste Managed Print Services aanbieder blijft de grootste voorwaarde voor optimalisatie. (Aanbieders MPS)

Nog beter beslagen ten ijs komen? Het nieuwste rapport van Quocirca “The Managed Print Services Landscape 2013” kunt u hier downloaden: Quocirca MPS Landscape

Tot slot

In deze column heb ik u de tiende reden gegeven om voor Managed Print Services te kiezen. Er komt nog een laatste aflevering, dan zit de serie erop die ik met veel plezier heb geschreven. Ik dank u alvast voor het lezen!

Rate this post

Print Friendly