Stokvis Service en Host Access Solutions starten pilot Ticketsysteem met M-Files Informatie Management Klantcontact, en een goede stroomlijning daarvan belangrijk is weet iedereen. Toch blijft de vraag, hoe stroomlijn ik contact met de klant en hoe bewaak ik het proces? Stokvis Service is samen met Host Access Solutions een pilot gestart met M-Files’ Informatie Management Systeem.

Stokvis Service B.V. is één van de leidende service partijen in de garage-equipment wereld. Het is een dochteronderneming van Stertil B.V. Vanuit het Friese Kootstertille draagt Stokvis Service B.V. zorg voor het installeren, repareren, kalibreren en het onderhouden van hefbruggen, dock-equipment & deuren, APK meetmiddelen en wielservice.

Vanuit het service oogpunt is de behoefte ontstaan om de kwaliteit van de service verder te verhogen en haar grote technische kennis beter te benutten. Als startpunt is samen met Host Access Solutions gekozen om M-Files in te richten als ticketsysteem, waarbij de focus ligt op de communicatie tussen klant en binnendienst. Daarnaast wordt het pakket gebruikt om verschillende externe en interne processen naar een hoger niveau te tillen.

Op eerste lijn niveau wordt een ticket geregistreerd na het eerste contact met de klant. Na registratie wordt de klant op de hoogte gebracht van een ticketnummer en binnen een vastgestelde termijn van de vorderingen. Tijdens de behandeling van een ticket kan er doormiddel van M-Files, informatie worden verzameld met betrekking tot de klant. Er kan een dossier gevormd worden met verschillende documenten als gescande brieven, e-mail, taken etc. De gehele voortgang wordt bewaakt op bijvoorbeeld het verstrijken van termijnen. Deze informatie is zowel voor de teamleider als binnendienstmedewerker direct voorhanden.

Een ticketsysteem op zichzelf is niet nieuw. Uniek in dit geval is dat informatie vanuit de gehele organisatie beschikbaar is en in één systeem en voorhanden. Hierbij is door een koppeling ook informatie uit het ERP of financieel pakket beschikbaar wat tot een financieel voordeel kan leiden.

M-Files is flexibel. Het zorgt ervoor dat informatie snel beschikbaar is. Zo kan er direct vanuit het systeem gerapporteerd worden hoeveel tickets er afgehandeld of “overdue” zijn, welke vragen er vaak voorkomen en bij welk product.

 

Rate this post

Print Friendly