De gemeente Tiel heeft een nagenoeg volledig digitaal proces rondom inkomende documenten gerealiseerd. Specialist Karmac uit Lelystad heeft samen met de Gemeente Tiel het gehele proces ingeregeld en gezamenlijk voeren zij nu het proces uit. Het scheelt de gemeente Tiel niet alleen tijd, personele inzet en ruimte, het levert ook een verbeterde kwaliteit door de toegenomen controle en kwaliteitsborging van het proces. Voort wordt de communicatie met de burgers beter en verbetert toegang tot informatie. Bovendien ontstaat de mogelijkheid om het papieren archief op te ruimen, wat alleen al een flinke besparing oplevert.

Substitutie

Alle documenten worden bij binnenkomst meteen gedigitaliseerd en digitaal verspreid in de organisatie, die zelf kan bepalen of het document digitaal in het achterliggende verwerkingsproces in de backoffice wordt opgenomen of dat een papieren versie wordt gebruikt. In het laatste geval wordt het papieren document gedigitaliseerd als het gearchiveerd wordt. Door het digitaliseringsproces met alle gerelateerde informatie nauwgezet te registreren en te controleren heeft Tiel van de toezichthouder officieel toestemming verkregen voor zogenaamde substitutie. Daarmee kan het papieren proces zoals dat verliep vanaf nu officieel vervangen worden door een digitaal proces en mag het papier worden vernietigd.

Hoe het werkt

Tegenwoordig worden alle documenten die bij de gemeente Tiel binnen komen of naar het archief gaan door de Gemeente Tiel gescand en vervolgens door digitaliseringsspecialist Karmac Informatie & Innovatie digitaal geregistreerd en nabewerkt volgens strakke en vaste procedures met diverse controleslagen. De papieren documenten, die tijdens de behandeling door de vakafdelingen bij de gemeente Tiel ontstaan, worden eveneens definitief omgezet naar digitale stukken en geregistreerd. Het werkproces, de inkomende documenten èn alle bijbehorende documenten uit het post- en archiefsysteem, worden door een intelligente koppeling digitaal met elkaar verbonden. De postregistratie, de archiefregistratie en het hybride werkproces zijn op deze manier naadloos digitaal aan elkaar gekoppeld. Na een finale controle van het papier versus de digitale versies mogen de papieren versies volgens vaste procedures vernietigd worden. Hierdoor is het mogelijk om bijvoorbeeld het proces van een subsidieaanvraag volledig digitaal af te handelen. Dat scheelt tijd en ruimte (en dus geld), en heeft een betere toegankelijkheid van de informatie tot gevolg, wat de kwaliteit van het werkproces weer sterk verbetert.

Door de scanning door de Gemeente Tiel uit te laten voeren, blijft ook post die niet goed scanbaar is (denk aan tijdschriften), en/of post die niet het registratieproces in hoeft, toch snel beschikbaar voor de gemeente. En door de registratie met behulp van de geavanceerde softwaretools van Karmac uit te laten voeren, wordt geprofiteerd van de schaalvoordelen die Karmac biedt.

Richtlijnen

De basis voor de aanpak om tot substitutie te komen, heeft de gemeente Tiel gehaald uit RODIN, Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, een door de overheid opgestelde set strakke richtlijnen die aangeeft hoe je kunt komen tot vervanging van papier en papieren processen door digitale. RODIN biedt houvast aan organisaties om het papier echt los te kunnen laten. De digitale informatie moet immers goed en verantwoord worden beheerd. De richtlijnen in RODIN vormen een prima handvat voor de te nemen maatregelen die uiteindelijk kunnen leiden tot het vervangen van het papier.

Onlangs hield de streekarchivaris, Henk Huitsing, een audit bij Tiel ter beoordeling van het hele proces om te komen tot ‘toestemming voor substitutie’. En naar aanleiding van wat hij aantrof heeft hij die toestemming officieel verleend, inclusief de vernietiging van de papieren documenten aan het eind van het proces. hij was tijdens de audit onder de indruk van wat Tiel had bereikt en verwacht dat meerdere gemeenten dit voorbeeld zullen volgen.

 

Rate this post

Print Friendly