Na heel wat jaren ervaring bij enkele grote transportbedrijven, start Bert Vranckx in november 1998 zijn eigen zaak BE-Trans bvba in Geel. Ondertussen is het bedrijf uitgerust met maar liefst een 110-tal trekkers en een 220-tal opleggers en staat de firma garant voor een uitstekende dienst verlening op het vlak van logistiek, zowel op nationaal als op internationaal niveau.

Door de constante groei en overname van de firma’s Routa en Van Laer, zocht Bert naar mogelijkheden om de administratie te vereenvoudigen en zelfs te automatiseren.

Scan ‘till you drop

Wekelijks diende het bedrijf zo’n 1.500 transport-documenten te verwerken, manueel in te scannen om deze vervolgens digitaal te archiveren. Het spreekt voor zich dat deze taak veel tijd in beslag nam. “Met de recente overnames in het achterhoofd ging deze activiteit enkel zwaarder worden.

Menselijke fouten, hoge loonkost en de omslachtige manier van werken dwongen ons te zoeken naar een geautomatiseerd alternatief”, aldus Bert

Papier intelligent maken

VanRoey.be begreep de nood en presenteerde hun oplossing ScanCloud aan Bert. ScanCloud leest barcodes, herkent velden en leest alle tekst in een document uit. De gescande barcode wordt als meta-data (d.i. extra informatie) gekoppeld aan het document. Zo kan ScanCloud alle documenten van het bedrijf wegschrijven naar de juiste map volgens type  met de juiste bestandsnaam (bv. type-barcode-ritnummer.pdf). Het ERP pakket TransLine koppelt vervolgens de documenten aan de juiste klant/dossier/ritnummer op basis van de informatie die ScanCloud meestuurt.

De gescande documenten worden dankzij letterherkenning (OCR) volledig doorzoekbaar, zodat men later op eender welke zin of woord een opzoeking kan verrichten.

Een heuse evolutie “Waar een medewerker vroeger document per document moest klaarleggen, manueel benoemen en vervolgens scannen, stoppen we nu tot 100 vellen tegelijk in de scanfeed! Enkele minuten later is het apparaat en de software klaar en kunnen de volgende honderd behandeld worden. Dat deze oplossing ons heel wat centen bespaard is uiteraard vanzelfsprekend, onze medewerker heeft nu tijd voor andere taken. Al na enkele maanden was de investering in ScanCloud volledig terugverdiend.“ vertelt Bert ons nog.

“ScanCloud neemt letterlijk al het werk uit handen. Het was na een paar dagen opgezet en geconfigureerd door VanRoey. be en vereist geen leercurve. In combinatie met de nieuwe Kyocera multifunctionals die de documenten razendsnel kunnen verwerken, hebben we hier een mooie besparing gerealiseerd.”

Is ScanCloud ook voor u van toepassing?

  • Heeft u inkomende facturen op papier?
  • Heeft u moeite digitale documenten terug te vinden?
  • Bewaart u nog documenten in kaften?

Klinkt dit bekend? Wist u dat een deskworker 76u per jaar verliest aan het terugvinden van bestanden? ScanCloud betekent tijdswinst: zowel voor u als uw werknemer. Daag ons uit en kijk hoeveel u kan besparen. Contacteer ons via printing@vanroey.be of tel 014 470 605.

Rate this post

Print Friendly