In een dynamische wereld als die van de hedendaagse zorg kan één goede automatiseringsoplossing een groot verschil maken. Stichting Rivierduinen, een van de grootste instellingen op het gebied van geestelijke gezondheidszorg in Nederland, digitaliseerde onlangs het complete personeelsarchief, met zo’n 3000 HR-dossiers, met hulp van DDi Document Software. Daarmee kwamen de dossiers onder centraal beheer toch decentraal beschikbaar en bovendien levert deze digitaliseringsslag een welkome besparing aan vierkante meters en efficiency in tijden waarin bezuinigingen voortdurend op de loer liggen.

Stichting Rivierduinen is ontstaan uit een reeks fusies tussen diverse regionale zorginstellingen. Die schaalgrootte biedt belangrijke voordelen, onder meer op het vlak van de ontwikkeling van efficiënte zorg- en bedrijfsprocessen. Manager Administraties Hans van der Pluijm: ‘Een effectieve decentrale aansturing van de regionale zorgcentra vraagt op zijn minst om een decentraal toegankelijk personeelsdossier. Veel regiocentra hielden echter hun eigen dossiers bij op de eigen locatie. En op papier… De risico’s van papier, de moeizame toegankelijkheid en de strenge wet- en regelgeving hieromtrent leidden tot een stijgende behoefte aan een veilig, centraal beheerd, decentraal elektronisch toegankelijk personeelsarchief. Maar dan moesten we wel eerst van papier naar digitaal. We hebben voor dat traject DDi Document Software gekozen. Niet alleen vanwege hun kennis en ervaring, maar ook omdat de software heel eenvoudig te koppelen is met alle gangbare ERP-, HRM- en CRM-systemen, waaronder dat van ons, Raet Beaufort.’

Van der Pluijm gaat verder: ‘Het is dan weliswaar een omvangrijk archief, maar het gaat om uiterst vertrouwelijke informatie, dus een scanstraat inrichten was geen optie. Gelukkig hadden we wel de dossiers goed op orde en was de indeling gestandaardiseerd. Dat maakte het digitaliseringproces eenvoudiger. De DDi Document Software herkende elk tabblad en document vervolgens automatisch en koppelde direct elk document aan het juiste dossier in het digitale archief.’

De invoering van een decentraal beschikbaar digitaal personeelsarchief via beveiligde intranetverbindingen vormde de ideale oplossing voor Rivierduinen. Via die veilige verbinding kunnen bevoegde medewerkers de centraal opgeslagen dossiers vanuit de regionale zorgcentra raadplegen. Nadat alle dossiers veilig gedigitaliseerd waren, werden de medewerkers stap voor stap met de nieuwe werkwijze vertrouwd gemaakt. Van der Pluijm: ´Om de implementatie te vereenvoudigen hebben we de dossiers niet per centrum, maar organisatiebreed op alfabet gedigitaliseerd. Zo konden we alle relevante processen binnen het concern gefaseerd op het digitaliseringproces afstemmen. Het was voor iedereen duidelijk welke nieuwe documenten ook in digitale vorm aan eerder gescande dossiers moesten worden toegevoegd.

Dankzij de gebruiksvriendelijke en veelzijdige software, de adviezen van DDi Document Software en de heldere en pragmatische aanpak verliep dit automatiseringstraject vlekkeloos en is het complete digitale archief nu centraal ondergebracht. De op handen zijn de koppeling met het HR-systeem maakt de oplossing helemaal compleet en geeft onze HR-medewerkers altijd en op alle vestigingen het juiste overzicht. Ook alle medewerkers die hun eigen dossier willen inzien kunnen dat veel eenvoudiger. Met deze digitaliseringsslag hebben we een grote stap vooruit gezet.’

[btn link=”http://ddi.nl/elektronisch-personeelsdossier/” color=”grey” size=”size-xxl”]Meer informatie[/btn]

 

Rate this post

Print Friendly