Veel Nederlandse bedrijven en organisaties hebben tenminste twee multifunctional en of printer merken in huis. Op een goed moment komt de wens om het aanwezige printerpark en de documentprocessen te optimaliseren. U vraagt daarom verschillende leveranciers om een assessment uit te voeren. Daar komt vaak het advies uit om het meer merkenbeleid te handhaven. Het is immers zonde om printers zo maar in de container te kieperen. En duurzaam is het bepaald ook niet.

Een één merk beleid heeft natuurlijk voordelen, zoals uniforme bediening van printerdrivers en gemak bij het bestellen van verbruiksmaterialen. Dat verhoogt de productiviteit en bespaart kosten. Echter, er zijn allerlei situaties denkbaar die om een meer merken beleid vragen. Denk bijvoorbeeld aan een bedrijfsovername of fusie met nog lopende contracten bij andere merken, of recent aangeschafte printers die niet geheel uit gefaseerd kunnen worden. Maar het kan ook om een specifieke machine gaan, die bij uw huidige leverancier niet voorhanden is.

Een goede Managed Print Services aanbieder kan u ook merkonafhankelijk ontzorgen. Daarbij heeft deze alles voorhanden om de voorraad van verbruiksmaterialen, de storingen en helpdesk vragen voor u van alle aanwezige merken te beheren. U krijgt er een single point of contact bij, een overzichtelijke factuur en een totaal rapportage waarin de kosten en SLA gegevens van alle apparaten zijn verwerkt ongeacht het merk en type. Dat is een Managed Print Services overeenkomst waar u geen omkijken naar heeft. Vraag ook hoe de processen aan de backoffice en service kant zijn ingericht en of ongeacht het merk stappen geautomatiseerd verlopen. Dit bepaalt het echte onderscheidend vermogen.

Optimalisatie door Managed Print Services

Belangrijk is dat uw Managed Print Services partner met uw business en situatie meedenkt. En dit ook regelmatig blijft doen, zodat er voeling tussen beide partijen blijft. Zo hoort bij een printerbeleid een doelstelling en plan van aanpak om de huidige situatie te optimaliseren. Ook in de nieuwe situatie is een wakend oog voor optimalisatie van belang. Er wordt expliciet gekeken naar de toekomst verwachtingen van uw business. U wilt flexibel zijn bij groei of krimp. Daarbij kunnen er locaties geopend of gesloten worden. Hoe wordt dit aangepakt? Worden printers bij technische of economische afschrijving vervangen of uitgefaseerd? Is er een doelstelling geformuleerd vanuit de print policy om het afdrukvolume en of kleurgebruik te reduceren? Zorg dat u duidelijke afspraken maakt over het optimaliseren en de benodigde flexibiliteit. Het overzicht over dit proces behoudt u door bij tussentijdse wijzigingen de einddatum ongewijzigd te laten. Een niet onbelangrijke tip als u de touwtjes in handen wilt houden.

Internationale Managed Print Services

Nederland is bij uitstek een exportland. We staan op de wereldranglijst op plek 5. (Bron: www.rijksoverheid.nl) Veel Nederlandse bedrijven hebben buitenlandse vestigingen. En wij hebben ook een aantrekkelijk vestigingsklimaat voor buitenlandse bedrijven. Naar verhouding zijn veel hoofdkantoren in Nederland gevestigd. Het IT beleid wordt vaak centraal vorm gegeven, met een sterke trend naar uniformiteit en schaalbaarheid. Logisch, het vereenvoudigt het beheer, verhoogt de productiviteit en verlaagt de kosten. Beslissingen over printprocessen worden vaak genomen door IT functionarissen.

Managed Print Services helpt ook internationaal de printprocessen te uniformeren en de schaalbaarheid te bevorderen. De vraag naar internationale overeenkomsten groeit sterk en gestaag. Internationale Managed Print services overeenkomsten brengen extra uitdagingen. U wilt helpdesk ondersteuning in de juiste taal en tijdzone. Er moet lokaal actie genomen kunnen worden door het merk of de leverancier. Er moet dus samenwerking met lokale bedrijven zijn georganiseerd en in processen gegoten zijn. Er kunnen juridische uitdagingen zijn en BTW verschillen. De leverancier moet een end-to-end verantwoordelijkheid kunnen nemen.

Wereldwijde spelers zoals HP, Ricoh en Xerox hebben voor dit type klanten speciale business units ingericht om ze wereldwijd te ondersteunen. Maar daar zit een commerciële ondergrens aan. Als MKB bedrijf met vestigingen in Duitsland, Frankrijk en Spanje en behoefte aan 10 multifunctionals kunnen zij u niet helpen. U bent dan aangewezen op vertrouwde channel partners. Een extra uitdaging wordt dan toegevoegd.

Ze zijn er, de Managed Print Services aanbieders die de eigen internationale processen eenvoudig kunnen reproduceren naar de channel partners. Zij kunnen MKB klanten internationale Managed Print Services bieden met dezelfde kwaliteit die grote organisaties ontvangen. Aan u om te achterhalen wie u het beste van dienst kan zijn. Mag ik u daarbij aanraden om naar referenties te vragen van vergelijkbare bedrijven?

 

Rate this post

Print Friendly