Ricoh heeft zijn intrek genomen in een opvallend nieuw pand in het Paleiskwartier in Den Bosch. Het gebouw – ontworpen door architect Herman Hertzberger – vormt een levende showcase voor de ‘Ricoh manier van werken’: een vergaande digitalisering van documentprocessen en transparantie en flexibiliteit in de werkomgeving.

De dienstverlening van Ricoh is in de afgelopen jaren verschoven van het leveren van apparatuur op het gebied van documentmanagement en printing naar een dienstverlenende rol in het optimaliseren van complete informatie- en IT-processen. Uit onderzoek van The Economist Intelligence Unit in samenwerking met Ricoh blijkt dat de informatiedeling binnen organisaties in de komende acht jaar met factor 30 zal groeien. Digitalisering en groeiende informatie-uitwisseling heeft niet alleen ingrijpende gevolgen voor de wijze waarop organisaties hun processen inrichten, maar vooral ook voor de wijze waarop mensen samenwerken.

De verdergaande digitalisering van documentprocessen is niet alleen zichtbaar bij de klanten van Ricoh, maar ook binnen de eigen organisatie. Het nieuwe kantoorpand, dat qua vloeroppervlakte zo’n twintig procent kleiner is dan het vorige pand, vormt een levende showroom waar Ricoh deze nieuwe manier van werken in praktijk brengt. Het pand is volledig transparant en flexibel ingericht om medewerkers optimaal in staat te stellen om ideeën en kennis te delen en in wisselende samenstelling in teamverband te werken. Jan de Breet, Project Verantwoordelijke Nieuwbouw, Inbouw en Inrichting bij Ricoh Nederland, licht het concept toe: “Met een open ontvangsthal en eerste verdieping waar bezoekers zich volledig vrij kunnen bewegen, hebben we getracht een echte Ricoh Experience te creëren. We werken volledig met flexibele werkplekken, zelfs onze directie heeft geen vaste werkplek meer. Qua ‘standaard’ werkplekken zijn we ten opzichte van ons vorige kantoorpand teruggegaan van 770 naar 460. We hebben echter een groot aantal centrale plekken gecreëerd waar mensen kunnen samenwerken en elkaar kunnen ontmoeten, waardoor het totaal aantal werkplekken op 970 komt. We willen optimale flexibiliteit binnen het gebouw.”

De flexibele kantooromgeving van Ricoh is ingedeeld in zones, rekeninghoudend met het type medewerkers dat van de faciliteiten gebruik maakt. Bij de kantoorinrichting is een onderscheid gemaakt tussen kenniswerkers en taakwerkers en ingespeeld op de mobiliteit van mensen. Taakwerkers met een lage mobiliteit, zoals boekhouders, werken in de iets traditionelere kantoortuin of op een afzonderlijke concentratiewerkplek, terwijl kenniswerkers met een hoge mobiliteit, zoals verkopers, meer gebruik maken van de centrale werkruimtes: de vergaderruimten, bibliotheek, semi-concentratieplekken of informele overleghoeken. “Het samenbrengen van mensen staat centraal in het volledige concept”, zo verduidelijkt Jan de Breet: “We hebben veel gebruik gemaakt van glazen wanden om ook de afzonderlijke ruimten zo transparant mogelijk te maken. Verder zijn centraal op iedere kantooretage een reprografische ruimte en ‘huiskamer’ met koffiebar en zitjes gecreëerd waar medewerkers en klanten samenkomen. In ons hele gebouw hebben we bovendien open wifi-verbindingen gerealiseerd, zodat medewerkers en bezoekers op iedere plek kunnen werken.”

De zeer ver doorgevoerde digitalisering binnen Ricoh komt ook tot uitdrukking in het aantal kasten dat in het gebouw te vinden is. Honderd procent kastvrij lukt nog niet, maar ten opzichte van het vorige gebouw is de totale kastruimte met 88 procent teruggebracht. Jan de Breet: “We proberen de digitalisering zowel in onze processen als kantooromgeving zo ver mogelijk door te voeren. Het nieuwe kantoor vormt een open, transparante en flexibele omgeving waar zowel onze medewerkers als klanten en andere bezoekers zich thuis moeten voelen en optimaal moeten kunnen samenwerken. Dat is de Ricoh manier van werken.”

Het nieuwe hoofdkantoor van Ricoh Nederland werd op 7 maart officieel in gebruik genomen middels een 3D Facewall video mapping op de voorgevel van het kantoorpand. Foto’s van medewerkers werden, begeleid met een persoonlijke boodschap, in een afmeting van 24×36 meter op het pand getoond.

Bekijk hier het filmpje: youtu.be/zKIp9fWVNNs

Bekijk hier de foto’s van de Facewall projectie: http://bit.ly/XXoXf3

Rate this post

Print Friendly