De belastingdienst vermeldt op haar website dat zij streeft naar zo min mogelijk administratieve lasten. Daar helpt ze zelf niet echt aan mee. Het is een publiek geheim dat er in Nederland jaarlijks 170 km archief, mede door de regelgeving, bijkomt. Het gaat hier om papier dat gedigitaliseerd is, maar vanwege fiscaal/juridische redenen toch nog fysiek wordt opgeslagen.

Met dank aan de wettelijke bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht de financiële en voorraad administratie zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Administratie en gegevens rondom onroerende zaken, bedrijfspanden, kent zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Overigens gelden deze bewaartermijnen niet alleen voor fysieke documenten, maar ook voor computer programma’s, en bestanden. Voor overige gegevens zijn afspraken te maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar, de vorm (fysiek of elektronisch), en gedetailleerdheid van het bewaren. In overleg met de inspecteur kunt u de wijze van archiveren eventueel veranderen, en er efficiëntere afspraken over maken. Een gewaarschuwd mens telt voor twee. Zie ook: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/administratie_opzetten/hoe_lang_moet_u_uw_administratie_bewaren

U nog verder verdiepen in de algemene archief regelgeving kan hier: http://www.nationaalarchief.nl/trefwoord/archiefwet-1995

Managed Print Services, meer grip op uw documentenstromen

Sinds we onze documenten digitaal opmaken met PC’s en tekstverwerkers, is er een wildgroei ontstaan aan digitale documenten in de netwerken van bedrijven en organisaties. Soms zijn documenten maar liefst vijf keer in hetzelfde netwerk, door verschillende gebruikers, opgeslagen. Dit kan efficiënter en kostenbewuster. In een gedegen assessment worden de routes en adressen van documentenstromen geanalyseerd. Hierna kan de juiste software worden gekozen om documentprocessen te optimaliseren, van invoer tot archivering.

In het assessment komen de scanprocessen uitgebreid aan de orde. Er wordt gekeken hoeveel scans er worden gemaakt, welk type documenten er worden gescand, of er pieken zijn, waar de scans worden opgeslagen, of en waarom deze worden verplaatst, of een en ander veilig wordt opgeslagen. Maar ook welke bedrijfsapplicaties er worden gebruikt, en wat dit betekent voor de IT infrastructuur en veiligheid.

Multifunctional of aparte scanner?

Is het scannen via een multifunctional de beste oplossing? Of is er behoefte aan een losse productiescanner? In veel situaties is de multifunctional een uitstekende oplossing om in de dagelijkse scanbehoefte te voorzien. Mochten er vaak uiteenlopende formaten en gewichten papier gescand worden, dan groeit de belasting van de multifunctional, en ontstaat er kans op wachtrijen. Komt het regelmatig voor dat de hoeveelheid die in één keer verwerkt dient te worden, meer dan 50 pagina’s bedraagt, dan is het verstandig om een losse productiescanner te overwegen. Een losse productiescanner is qua snelheid en capaciteit volledig af stemmen op de te verwerken hoeveelheid, en zorgt ervoor dat de multifunctional beschikbaar is voor ander werk. In een kantooromgeving waar een laag print volume, en een hoog scan volume aanwezig is, kan een multifunctional een prijzige oplossing zijn. De scan- en printsnelheid van een multifunctional zijn vaak 1:1 aan elkaar gekoppeld. Hierdoor betaalt u dan onnodig voor de aanwezige printcapaciteit. Bovendien is de scanner op de multifunctional niet van dezelfde kwaliteit als die van een productiescanner.

De multifunctional als scan ingang naar het netwerk

Veel organisaties kunnen de scanprocessen prima met een multifunctional aan. De meeste beschikken over uitgebreide scan mogelijkheden. Scannen naar een e-mail adres of naar een voor ingestelde locatie op het netwerk, behoren vaak tot de standaard mogelijkheden. Optioneel zijn er software oplossingen, die aan de scan een verhoogde waarde kunnen toevoegen. De scan kan worden geplaatst in een workflow, zodat diverse fysieke handelingen worden geëlimineerd, en het digitale document op de juiste plaats wordt opgeslagen. Een gemaakte scan kan in diverse formaten worden opgeslagen, zodat maximale compressie plaatsvindt, en via OCR (Optical Character Recognition) doorzoekbaarheid in de content wordt bewerkstelligd. Scan software kan worden uitgebreid met koppelingen, zodat er een verbinding ontstaat tussen het gescande document, de relatie/klant en/of het dossier, binnen de ERP (AFAS, Exact, Navision, Microsoft Dynamics, SAP etc.) omgeving. Software ontwikkelaars hebben ook branche specifieke oplossingen ontwikkeld voor bijvoorbeeld het notariaat (Klaas van Brug software), en de advocatuur (Fortuna). De digitale copier is door de verrijking met scan toepassingen een belangrijke schakel geworden in de document processen, en archivering.

Er is nog veel meer over de diverse methodes van digitaal archiveren te vertellen. Daar ga ik in deel twee verder op in.

 

Rate this post

Print Friendly