Provincie Gelderland heeft gekozen voor een unieke hybride oplossing, waarbij de fysieke facturen en post dichtbij de locatie blijft. Service Point scant, voert OCR uit en levert alle post binnen één werkdag weer af. Zowel fysiek als digitaal.

Service Point verwerkt maandelijks zo’n 6000 poststukken voor Provincie Gelderland. Het merendeel van deze poststukken levert Service Point digitaal uit. Het restant levert Service Point fysiek retour op het Provinciehuis in Arnhem.

“Gemiddeld gaat het om 14 bladen per poststuk, welke Service Point op dezelfde dag digitaal beschikbaar stelt. Bovendien zijn alle poststukken direct digitaal doorzoekbaar gemaakt. Dit biedt met name voordelen bij de formele stukken en facturen, waardoor wij veel efficiënter kunnen werken.”, verklaart Maurice Frequin, Teammanager DIV bij Provinciehuis Gelderland.

Dagelijks haalt Service Point de post op in het Provinciehuis in Arnhem. Vervolgens wordt de post op een zusterlocatie van Service Point in Apeldoorn uitgepakt. Hier vindt een grove sortering plaats. Een deel van de post wordt niet gescand, zoals post voor specifieke personen en tijdschriften.

Na het scannen in Apeldoorn, programmeert Service Point de teksten via Optical Character Recognition (OCR). Hierdoor kunnen teksten intelligent worden gelezen, zodat zoekwoorden uit de data kunnen worden gehaald. Bij de facturen gaat het dan bijvoorbeeld om het aantal, prijs en BTW.

Deze OCR herkenning voert Service Point uit in haar Document Management centra’s in Alphen aan den Rijn en Kerkrade. Vanuit deze locaties worden de gescande documenten op de FTP-server van Provincie Gelderland geplaatst, waar de verdere afhandeling door de medewerkers van Provincie Gelderland kan plaatsvinden.

De volgende dag levert Service Point alle fysieke post retour vanuit Apeldoorn, alwaar de gescande post het archief van het Provinciehuis in gaat en de niet-scanbare post afgeleverd wordt in de postvakjes van de medewerkers.

“Voorheen scanden onze onze DIV-medewerkers de post zelf. Door uitbesteding aan Service Point blijft de fysieke post toch dichtbij huis, maar hebben we alle voordelen van digitaal werken. Een uitstekende oplossing”, aldus Maurice Frequin.

Rate this post

Print Friendly