‘s-Hertogenbosch, 17 januari 2013 – Uit een door Ricoh gepubliceerd onderzoek blijkt dat de publieke sector in Europa de sector is die voorop loopt bij het gebruik van cloudtechnologieën voor het delen van documenten. 52 procent van de hogere ambtenaren zegt echter dat het documentbeheer hierdoor lastiger is geworden.

”Schijnbaar maakt de publieke sector geen optimaal gebruik van de voordelen van cloud computing, zoals eenvoudigere toegang tot informatie, het beter delen van kennis en meer flexibiliteit bij de activiteiten. De oorzaak is mogelijk een visie waarbij het proces, de technologie en de manier waarop mensen werken niet met elkaar in verband worden gebracht en documentprocessen niet worden gezien als een onlosmakelijk geheel van gelijkwaardige elementen die naadloos moeten samenwerken”, aldus Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations bij Ricoh Nederland.

Uit het onderzoek blijkt dat 47 procent van de overheidsorganisaties de cloud gebruikt om documenten te delen, en dat 71 procent de cloud gebruikt om documenten toegankelijk te maken vanaf mobiele apparaten. In de publieke sector wordt erkend dat nieuwe technologieën kunnen helpen bij een betere dienstverlening naar de burgers, maar in de meeste gevallen (69 procent) wordt echter al in nieuwe technologie geïnvesteerd voordat de functionaliteit van bestaande systemen volledig is benut.

“Een publieke sector die zich richt op het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, heeft belang bij documentprocessen die effectief worden ingezet voor het beoogde publiek, waarbij verschillende afdelingen nauwkeurige informatie veilig en effectief delen. Steeds vaker wordt van de sector verwacht dat informatie in elektronische vorm wordt gedeeld, en de cloud kan een centrale rol spelen bij de migratie van papieren naar digitale documenten. Door bij de transitie te werken met een expert op het gebied van documentbeheer kan de publieke sector erop vertrouwen dat informatie in het juiste formaat toegankelijk is wanneer daar behoefte aan is, met technologie die de informatiestroom ondersteunt in plaats van belemmert”, stelt Boelhouwer.

“Een van de specifieke uitdagingen waarvoor de publieke sector zich gesteld ziet, is het vinden van een balans tussen het toegankelijk maken van informatie voor zowel de eigen medewerkers als het publiek, en tegelijkertijd de vertrouwelijkheid van de gegevens te beveiligen. Door documentprocessen in de sector regelmatig onder de loep te nemen kunnen potentiële risico’s worden opgespoord en verbetermogelijkheden worden ontdekt voor het veilig delen van informatie”, aldus Mark Boelhouwer.

Andere belangrijke bevindingen in het onderzoek:

• 83 procent van de mensen werkzaam in de publieke sector zegt toegang te hebben tot een aantal van de nieuwste apparaten, zoals smartphones en tablets, maar dat het gebruik ervan wordt belemmerd door verouderde back-endsystemen.

• Er is een kloof tussen technologieën die voor de frontoffice en backoffice worden ingezet, wat resulteert in knelpunten, dubbel werk, vertragingen bij de toegang tot realtime informatie en beveiligingsrisico’s.

• 83 procent van de werknemers in de publieke sector zegt dat ze in hun werk worden belemmerd door verouderde werkprocessen, waardoor ze minder effectief en efficiënt zijn dan mogelijk is.

• Hoewel 52 procent vindt dat de beveiliging van gegevens nu beter is dan in 2009, kan slechts 44 procent bevestigen dat hun documentprocessen veilig zijn, zodat de publieke sector dus het risico loopt van gegevenslekken.

Het onderzoek, de Ricoh Document Governance Index 2012, uitgevoerd door Coleman Parkes Research namens Ricoh, richt zich op de invloed van nieuwe technologieën op het beheren van informatie in Europese bedrijven, met name voor wat betreft de bedrijfskritische documentprocessen voor activiteiten zoals de boekhouding, HR en inkoop. Voor het onderzoek zijn organisaties ondervraagd uit de sectoren onderwijs, juridische zaken, nutsvoorzieningen/energie, gezondheidszorg, de publieke sector, detailhandel, productie en financiële dienstverlening. Uit het onderzoek blijkt dat het beheer van deze processen binnen en tussen overheidsorganisaties steeds complexer wordt door de uitdagingen van een maatschappij waarin steeds minder papier wordt gebruikt en medewerkers steeds mobieler worden.

 

Rate this post

Print Friendly