Er worden jaarlijks steeds meer documenten gedigitaliseerd, terwijl het printvolume wereldwijd aan het dalen is. Steeds meer bedrijven gaan over tot het automatiseren van document processen. De Europese Unie en de Nederlandse overheid stimuleren dit. Het mes snijdt namelijk aan twee kanten. Er wordt enerzijds minder milieubelastend gewerkt en anderzijds worden er kosten bespaard door het efficiënter inrichten van de document processen.

Doet u het nog zo?

Een mooi voorbeeld is de factuur. Het merendeel van de facturen in Nederland wordt nog steeds geprint, in een envelop gestopt, van frankering voorzien en op de bus gedaan. Bij de ontvanger ontdoet een secretaresse de factuur van zijn jasje en laat deze intern bij de crediteurenadministratie bezorgen. Daar wordt de factuur vervolgens in een ERP omgeving ingeklopt en volgt koppeling met de bij behorende inkoop order. De eindverantwoordelijke wordt autorisatie gevraagd voor betaling en na diens positieve reactie wordt daar zorg voor gedragen. De papieren inkoop factuur verdwijnt in een ordner. Waarin deze 7 jaar blijft wachten op zijn begrafenis. Klinkt ouderwets en dat is het ook.

Digitaliseren van facturen loont.

Aan de kant van de ontvanger zit de grootste besparing. De kosten voor het handmatig verwerken van fysieke inkoopfacturen bedragen gemiddeld al snel € 25,00 per factuur. Op basis van de hoeveelheid te verwerken facturen op jaarbasis is eenvoudig een ROI (Return on Investment) te berekenen. De besparing voor de verzender bedraagt minimaal € 1,65 per verzonden digitale factuur aan materiaal en verzendkosten. Let wel: Europees worden er jaarlijks 30 biljoen facturen gemaakt (bron: Deutsche Bank). In 2011 werd nog maar 10,5 % van de geproduceerde facturen digitaal verzonden. Er kan dus, zeker vertaald naar Europa, nog een enorme slag worden gemaakt. Elk jaar worden er namelijk in Europa 3,2 miljoen bomen (bron; Kofax) gekapt om de productie van facturen mogelijk te maken. Begrijpelijk dat de overheid het digitaliseren van facturen ondersteunt. Er is daartoe ook een platform ontwikkeld’ E-factureren’ hier vindt u het laatste nieuws. (http://e-factureren.info/)

Twee beren op de weg

Twee opmerkelijke andere belemmeringen bij digitaal factureren zijn de onwetendheid over de eisen die de belastingdienst stelt en de moeizame acceptatie door veel klanten. Zo is er bijvoorbeeld de bewaarplicht van 7 jaar die ook voor digitale facturen geldt. Mijn tip in deze is de website van de Stichting Waarborg E-factureren. Hier kunt u een checklist downloaden (http://www.waarborgefactureren.nl/).

De tweede beer laat zich wat lastiger weg jagen. Veel boekhoud pakketten zijn standaard niet uitgerust of geschikt te maken om facturen te digitaliseren. Uit onderzoek van de factuurmonitor 2012 komt naar voren dat 62% van de bedrijven, die digitaal factureren, PDF en of e-mail gebruiken om te e-factureren. Deze eenvoudige wijze van digitaal facturen verzenden belemmert het gemakkelijk verwerken en inboeken van de factuurinformatie in het boekhoud pakket van de ontvanger. Is het boekhoud pakket wel geschikt dan is het toch een goed moment om aan een specialist in output management software te denken. Output management software oplossingen bieden extra functionaliteiten zoals bijvoorbeeld; het verrijken van documenten met een layout of logo en het automatisch toevoegen van bijlagen. Mijn advies: vergelijk beide opties.

Managed Document Services, de oplossing?

Zoals eerder aangegeven zijn er hoge kostenbesparingen te realiseren door het optimaliseren van document processen. Daarnaast gaat de komende jaren het digitaal factureren sterk groeien, onder aanmoediging van de Nederlandse overheid en de Europese Unie. Ook uw klanten en leveranciers zullen vaker de vraag stellen of u de factuur digitaal kunt aanleveren of dat zij u digitaal mogen factureren.

Managed Print Services leent zich door de methodiek van analyse, ontwerp, implementatie en beheer uitermate voor het optimaliseren van document processen. Deze variant staat bekend als Managed Document Services. Maar voor u overgaat tot het verstrekken van een opdracht voor een document proces assessment is het noodzakelijk om te beoordelen of uw leverancier in staat is uw document processen professioneel te analyseren.

Het doorgronden van document processen, het geven van een professioneel advies, het kunnen koppelen met bestaande en toekomstige bedrijfsapplicaties als output management en digitale archiefoplossingen, het succesvol implementeren en het bijkomende change management vragen om veel ervaring en gedegen expertise.

Weet dus aan wie u dit uitbesteedt. Anders spant u misschien toch nog het paard achter de wagen.

 

 

 

Rate this post

Print Friendly