Als er iets is dat de economische crisis ondernemingen heeft geleerd, dan is het wel: zorg ten alle tijden voor flexibiliteit. Flexibiliteit heb je nodig om mee te kunnen ademen met de markt, waardoor je veel minder last hebt van de recessie. Neem het ‘nieuwe werken’. Dit begrip staat voor flexibiliteit omtrent werktijden en werklocatie. Werknemers kunnen werk en privéleven zo beter op elkaar afstemmen. Voor werkgevers is het ook interessant. Ze besparen er bijvoorbeeld mee op de overheadkosten.

ICT beweegt mee met de markt.

Vanuit de ICT wereld wordt slim op het nieuwe werken ingespeeld met flexibele werkplek oplossingen. Voor een minimaal aantal vaste ICT werkplekken wordt een overeenkomst opgesteld. De flexibiliteit zit erin dat je maandelijks extra werkplekken bij kunt huren of kunt opzeggen. Met Software As A Service (SAAS) heeft de branche ervoor gezorgd dat applicaties op maandbasis te huur zijn. Deze flexibiliteit brengt de kosten in balans met de werkelijke behoefte van dat moment.

Voorkom kosten, creëer flexibiliteit.

Overeenkomsten in onze markt hebben vaak looptijden van 60 of zelfs 72 maanden. Dat is lang. En dat terwijl de omstandigheden en behoeften van de organisatie, binnen deze 72 maanden, juist continu veranderen. Er kunnen bijvoorbeeld alleen al nieuwe vestigingen bijkomen, of sluiten. De pieken in het werk en nieuwe projecten beïnvloeden ook het aantal werkplekken dat er nodig is. Daarmee verandert ook de behoefte aan printers en multifunctionals om te scannen en printen. Biedt uw overeenkomst de flexibiliteit om deze vraag naar verandering te faciliteren zonder dat u met torenhoge kosten wordt geconfronteerd?

Waarin moet flexibiliteit zitten?

Bij traditionele overeenkomsten gaan veranderingen tijdens de looptijd gepaard met extra kosten indien er geen afspraken over flexibiliteit zijn opgenomen. Er zijn hierbij twee scenario’s te bedenken: groei en krimp. Bij groei zijn meer apparaten en afdrukken gewenst. Oplossing: de apparatuur wordt bijgeplaatst met een einddatum die de einddatum van de huidige overeenkomst overstijgt of de hele overeenkomst wordt aangepast naar een nieuwe looptijd en afdrukvolume. Bij krimp zijn er teveel apparaten. Oplossing: de apparatuur kan worden teruggenomen. De klant ontvangt een factuur voor de afkoop van de overeenkomst van de retour genomen multifunctionals en of printers.

In beide situaties leidt het ontbreken van afspraken over flexibiliteit tot kosten voor de klant. Een ander voorbeeld is het afgesproken afdrukvolume in het contract. In mijn vorige artikel over financiële transparantie is dit onderwerp al ter sprake gekomen. Bij een verandering in werkaanbod verandert over het algemeen ook het afdrukvolume. In periodes van recessie worden afgesproken afdrukvolumes vaak niet gehaald maar wel betaald. Soms is afkopen of openbreken van de overeenkomst zelfs helemaal niet mogelijk. Uw contract moet flexibel af te stemmen zijn op de behoefte van het moment.

 

Flexibiliteit en Managed Print Services

Het voordeel van Managed Print Services kan zijn, dat er meer aandacht komt voor de flexibiliteit, mits dit is meegenomen in de assessment fase door de leverancier. Het hangt er dus vanaf of de juiste vragen worden gesteld. Dit benadrukt maar weer het belang van de assessment fase en de kwaliteit van de organisatie die het assessment uitvoert. Van een aantal traditionele spelregels in afdruk overeenkomsten kunt u gewoon verwachten dat die zullen veranderen gedurende de looptijd.

Checklist flexibiliteit.

Bij het aangaan van een overeenkomst is het daarom verstandig om deze te toetsen aan de hand van een “flexibiliteits checklist”.

  1. Afdrukvolume: Welke afspraken zijn mogelijk voor het vastleggen van afdrukvolume? Wat gebeurt er met minder en meerafdrukken? Is het mogelijk om af te rekenen per gemaakte afdruk zonder vast commitment? Hoe worden de afdrukken periodiek gefactureerd?
  2. Apparatuur: Hoeveel machines kunnen er boetevrij worden geretourneerd? Hoe is er bij te plaatsen zonder dat de einddatum van de overeenkomst wordt aangepast? Wat spreekt u af over het omruilen naar kleinere of grotere apparatuur?
  3. Looptijd: Zijn er korte looptijden mogelijk? Blijft de looptijd ongewijzigd bij aanpassingen? Met hoeveel maanden wordt mijn overeenkomst verlengd als ik vergeet op te zeggen? Kan ik flexibel verlengen per maand aan het einde van de looptijd?

Tot slot: breng vooraf de te verwachten veranderingen van uw organisatie in kaart. Vanuit de dialoog met uw leverancier ontstaat dan een optimaal partnership met de juiste ruimte voor flexibiliteit.

Ik wens u buigzame overeenkomsten in deze economisch stormachtige tijden!

Edwin Jongsma

 

Rate this post

Print Friendly