Een faculteit als de School of Business and Economics bij de Universiteit Maastricht (UM) krijgt jaarlijks 2000 aanmeldingen binnen, waaruit 35 commissieleden moeten bepalen welke 350 studenten toegelaten kunnen worden.

Die aanmeldingen, jaarlijks varieërend in aantal, komen binnen via mails en uploads van gegevens in verschillende systemen zoals SAP en MyUM.

Fouten sluipen er zo in, de files komen niet bij de juiste kandidaat terecht, gegevens zijn onvolledig, termijnen worden overschreden. De selectiecommissie moet zijn eigen gegevens bij elkaar voegen resulterend in 35 versies van elke aanmelding. Fouten in deze procedures hebben al meer keren tot klachten en reclamaties van studenten geleid.

Oplossingen

 

  • Voor de aanmelding van studenten
    Serenga zorgt dat de geleverde informatie uit andere systemen in de goede dossiers worden geplaatst. Daarnaast wordt er vanuit Serenga een herinnering gestuurd als de vereiste informatie ontbreekt.
  • Selectie van studenten
    Dankzij Serenga zijn er geen 35 versies meer van elk dossier. Door de centrale opslag kunnen de leden altijd en overal de dossiers behandelen en hoeven ze niet zelf de informatie uit andere systemen bij elkaar te voegen. Door Serenga’s workflow worden de commissieleden gewaarschuwd voor het overschrijden van de afhandelingstermijn.

Serenga’s management rapportages geven goed inzicht in de voortgang en efficiëntie van het selectieproces. En in de naleving van de wettelijke regels.

Resultaat

Wat de UM zegt over Serenga

“De kortere doorlooptijden per dossier bij Admissions en de Decentrale selectiecommissies resulteren in een jaarlijkse besparing van € 29.375,–.”

“ Ik zie zeker extra mogelijkheden om andere processen en informatie in het systeem te hangen. Zoals

  • visa procedures
  • studieadvisering
  • examencommissies
  • ceremonies
  • BOA evaluatie

“In de besparingen hebben we nog geen rekening gehouden met het reduceren van de faalkosten (geld, imago). Bovendien is de werkdruk op de mensen flink afgenomen en zal de benodigde personele inzet duidelijk lager zijn.”

“Als voordelen van het werken met Serenga ervaren wij binnen SBE admissions: Serenga geeft ons inzicht in de volledigheid van het dossier; hierdoor kunnen we accurater studenten nabellen en binnen halen. De informatie hieruit komt ook in Serenga.

  • Beter individueel contact met de student (alle gegevens bij de hand).
  • Meer inzicht waardoor we beter kunnen kijken naar nationaliteiten en programma’s.
  • Serenga is transparant. Daardoor zijn medewerkers snel in te werken en kunnen dossiers gedeeld worden ipv aan één medewerker toegewezen.
  • Door de centrale opslag geen dubbele administratie of dubbel werk.
  • Door het altijd up to date en beschikbaar zijn van de dossiers: minder beroep- en bezwaarschriften.
  • Betere schaalbaarheid. Bij meer aanmeldingen is de benodigde extra inzet tijdig te signaleren en goed in te schatten
  • Beleidsinformatie makkelijk uit systeem te halen”

Kijk hier om de volledige case study over het admissions proces bij de Universiteit Maastricht te downloaden.

 

Rate this post

Print Friendly