De School of Business and Economics van de Universiteit Maastricht heeft voor het admissions proces van 13 bachelor- en masteropleidingen gebruik gemaakt van Serenga Smart Case Management. De faculteit begon met het optimaliseren van de aanmeldingsprocedure van twee bacheloropleidingen. Toen dit hen in het eerste half jaar al een besparing van 30.000 euro opleverde, hebben zij het Serenga pakket uitgebreid.

Complexiteit admissions proces School of Business and Economics

Een faculteit als de School of Business and Economics van de Universiteit van Maastricht krijgt jaarlijks zo’n 2.000 tot 3.000 aanmeldingen binnen, waaruit twee commissies van 20 leden de 350 meest veelbelovende studenten voor hun twee fixus programma’s kiezen. Omdat dit hele admissions proces zich in een redelijk korte periode afspeelt, deadlines gehaald moeten worden, veel communicatie met studenten plaatsvindt, er veel belanghebbenden bij betrokken zijn en voldaan moet worden aan accreditatie-eisen, is de toelatingsprocedure erg intensief en foutgevoelig.

Overzichtelijke informatie met Serenga

Andre Jeursen, hoofd bureau onderwijs van de School of Business and Economics, en Simone Franssen, coördinator admissions office, waren op zoek naar een systeem waarin ze het gehele admissions proces konden optimaliseren. Na een korte zoektocht kwamen zij uit bij Serenga. Binnen drie maanden na het eerste kennismakingsgesprek was het systeem al volop in gebruik. De geleverde informatie uit andere systemen wordt in het juiste dossier geplaatst, studenten krijgen vanzelf een melding als er informatie ontbreekt en er zijn geen 35 versies meer van elk dossier. Management rapportages geven goed inzicht in de voortgang en efficiëntie van het selectie en admissions proces.

Serenga zorgt er tevens voor dat de School of Business and Economics in een oogwenk complete dossiers kan overleggen aan accreditatiecommissies of auditors en door middel van geautomatiseerde procesbeschrijvingen kan aantonen dat de aanmeldingsprocedure volgens de regels is verlopen.

Winst

Fouten zijn dankzij Serenga zo goed als uitgesloten, het proces bespaart tijd en geld. En voor de medewerkers op kantoor heeft Serenga rust gebracht. Jeursen: “Het is fijn als er minder fouten gemaakt worden en als de efficiency behaald wordt, maar minstens zo belangrijk vind ik dat de mensen die bij dit admissions proces betrokken zijn niet teveel belast worden. Dat hebben we nu ruimschoots gerealiseerd. Dus per saldo, los van de besparingen, los van de efficiëntie: winst.”

Uitbreiding

Door de succesvolle implementering van Serenga bij het admissions proces denkt de School of Business and Economics aan verdere uitbreiding. Zo zouden ook andere processen en informatie, zoals visa procedures, studieadvisering, ceremonies, examencommissies en Board of Admissions evaluaties, in hetzelfde systeem verwerkt kunnen worden.

Over Serenga

Serenga is een makkelijk te gebruiken productiviteitstool die orde schept op je bureau én in je bedrijf. Serenga voegt informatie op een logische manier digitaal samen. Met dat overzicht kun je eenvoudig taken uitzetten en op tijd inplannen. Daarbij zijn je dossiers in Serenga altijd up to date, beveiligd en overal bereikbaar via je webbrowser, smartphone of tablet. Serenga is een document management en dynamic case management oplossing die bedrijven helpt om werkprocessen soepeler, transparanter en efficiënter te laten lopen. Kijk op www.serenga.com.

 

Rate this post

Print Friendly