Na een uitgebreid selectietraject heeft het Algemeen Ziekenhuis Sint-Lucas te Gent (AZ Sint-Lucas) in België gekozen voor BCT, de aanbieder van oplossingen voor enterprise content management. Gedurende de komende twee jaar gaat AZ Sint-Lucas het document management systeem Corsa inzetten voor het digitaliseren van alle informatiestromen in de organisatie. Bijzonder aan het project is dat het Belgische ziekenhuis ervoor kiest om het digitaal werken tegelijkertijd bij zowel de medische als ondersteunende diensten te implementeren.

Een tekort aan archiefruimte was de directe aanleiding voor het grote digitaliseringsproject van AZ Sint-Lucas, een ziekenhuis met zo’n 2.400 medewerkers en ongeveer veertig medische afdelingen. Projectmanager IT Anneliese van Egghen: “We zagen simpelweg onze papieren archieven vollopen tot het punt waarop we moesten kiezen om ofwel externe opslagruimte te huren, ofwel te gaan digitaliseren. We zagen al snel in dat digitaliseren veel meer mogelijkheden biedt. Omdat we op dit moment ook de overstap maken naar een nieuw elektronisch patiëntendossier, is besloten te kiezen voor één centraal document management systeem voor de gehele organisatie. Dat levert ons een aanzienlijk financieel voordeel op ten opzichte van twee aparte systemen.”

In het selectietraject dat volgde nodigde AZ Sint-Lucas veertig leveranciers uit, waarvan er uiteindelijk zes een offerte mochten indienen. Het te kiezen systeem moest onder andere uitgebreide functionaliteit hebben en flexibel zijn. Bovendien moest het voldoen aan de wettelijke eisen rondom archivering. Van Egghen: “We willen uiteindelijk onze bestaande archieven vernietigen, dus dit was een belangrijke eis. Daarnaast moest de leverancier ervaring hebben met factuurverwerkingsprocessen en de integratie met onze financiële applicatie SAP. Ten slotte speelden ook de intelligentie van de scanoplossing en uiteraard de prijs/kwaliteitverhouding mee. BCT bleek het beste in staat een totaaloplossing aan te bieden.”

 

In de eerste implementatiefase worden vier diensten, waar de urgentie wat betreft archiefruimte het hoogst is, overgezet. “Van de ondersteunende diensten gaat het om de afdeling tarificatie & facturatie en de centrale boekhouding en daarnaast de opnamedienst en alle medische poliklinische afdelingen”, licht Van Egghen toe. “Het lastige hierbij is dat er grote verschillen bestaan tussen de afdelingen in de mate van digitaal werken. Het creëren van draagvlak en het betrekken van de medewerkers is daarom essentieel bij dit project.”

 

Corsa wordt bij AZ Sint-Lucas ingezet om het volledige documentproces te stroomlijnen. Op elke afdeling komen Kodak scanstations te staan, waar inkomende documenten direct worden gedigitaliseerd en geregistreerd in Corsa. Afhankelijk van de betrokken afdeling worden vervolgens specifieke workflows in gang gezet. Van Egghen: “Voor de medische diensten is Corsa vooral bedoeld als registratie- en archiefoplossing, want het EPD is de basis van de werkprocessen. Voor bijvoorbeeld de boekhouding wordt Corsa/Invoice gebruikt om het goedkeuringsproces rondom facturen in goede banen te leiden.”

 

De komende tijd zal het project verder vorm krijgen. Een specialist van BCT wordt aangesteld als interim documentalist bij AZ Sint-Lucas om alle werkprocessen binnen de organisatie goed in kaart te brengen. “Deze basis moet goed staan, want de oplossing moet ook geschikt zijn voor de andere afdelingen in de organisatie. Onze ambities zijn groot: het is de bedoeling dat het gehele ziekenhuis over zo’n vijf jaar papierarm werkt”, besluit Van Egghen.

 

 

Rate this post

Print Friendly