Vorige keer besprak ik de implementatie van Managed Print Services, de training van het personeel en het bijbehorende change management. Nu komt de fase waarin de nieuwe configuratie in de praktijk wordt gebracht. Voor optimaal beheer moeten er heldere afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld over de print policy met bijbehorende volume reductie doelstellingen voor de gebruikers. Maar ook over de frequentie van rapportages, reviews en optimalisatie van de Managed Print Services gedurende de overeenkomst. Het service niveau wordt daarom heel precies vastgelegd in het zogenaamde Service Level Agreement (SLA). Deze vormt het fundament voor een succesvol Managed Print Services beheer.

Optimaliserenvoor maximale resultaten

De behoefte aan evaluerenis vlak na het operationeel worden van de Managed Print Services het grootst. Natuurlijk spelen de complexiteit van het managed print services programma en de grootte van de klant mee bij het bepalen van de frequentie van de evaluatiegesprekken. Meestal volstaat het om één of twee keer per half jaar een gesprek in te plannen. Tijdens deze evaluatiekomen de actuele feiten over de Managed Print Service ter tafel. Hierbij worden onder meer de werkelijke kosten, ten opzichte van de gebudgetteerde, bekeken. Afwijkingen in het uitvoeren van het SLA, het afdrukvolume of budget worden onder de loep genomen, besproken en het liefst snel opgelost. Het is belangrijk om de gemaakte afspraken en actiepunten tijdens het evaluatiegesprek vast te leggen in een notulen. Zo ontstaat er een vruchtbare wisselwerking tussen klant en leverancier. En wordt er een situatie gecreëerd om samen verder te optimaliseren.

Statement of work

Bij Managed Print Services worden de multifunctionals en printapparatuur op afstand beheerd. De dagelijkse taken en verantwoordelijkheden van de helpdesk én van de klant worden vastgelegd in een statement of work. Hierin staat tot in detail beschreven wie waar verantwoordelijk voor is. Een goede uitleg van het statement of work voorkomt ruis op de lijn en schept duidelijkheid. Dat is belangrijk, denk bijvoorbeeld aan het simpelweg verplaatsen van een printer of multifunctional. In de design fase wordt exact per locatie ingetekend waar de apparatuur wordt geplaatst. Bij de implementatie fase wordt het serienummer van de betreffende machine gekoppeld aan de juiste locatie. Wanneer een printer wordt verhuisd van het ene pand naar het andere, kan dat grote gevolgen hebben voor het bestelproces van de verbruiksmaterialen. Een seintje van de klant is op die momenten erg belangrijk. Deze praktische zaken worden als het MACD (Move, Add, Change & Dispose) principe aangeduid.

Nationale of internationale helpdesk

Voor u als klant is het ook interessant om te weten waar de helpdesk gevestigd is. Over het algemeen zijn Managed Print Services helpdesks centraal gevestigd in Europa. Zo kan de leverancier schaalgrootte creëren en kosten besparen. Of dit de kwaliteit ten goede komt is de hamvraag. Als uw bedrijf vestigingen heeft in meerdere landen, dan kan dit toch interessant zijn vanwege de diverse talen waarin de helpdesk u te woord kan staan. Daarnaast zijn er ook leveranciers die lokale en internationale helpdesk ondersteuning in het managed print services programma hebben. Zo kan de leverancier u de helpdesk service aanbieden die het best bij uw eigen wensen en eisen past.

Ook verstand van software?

In veel Managed Print Services overeenkomsten maken software oplossingen voor beveiliging, scanning en bijvoorbeeld het verzenden en ontvangen van faxen deel uit van het pakket. Deze software is een vitaal onderdeel van de totaaloplossing en is vaak in de apparatuur geïntegreerd. Bij een probleem of storing wilt u niet van het kastje naar de muur gestuurd worden. De competenties van de eerste lijn helpdesk en het escalatieproces naar een tweede lijn helpdesk, bepalen de snelheid van de oplossing. Een belangrijk punt om niet uit het oog te verliezen.

In mijn volgende columns ga ik u tien redenen geven waarom u Managed Print services dient te overwegen.

eerdere columns over Managed Print Services op Docufacts: de transformatie van kopieermachine tot managed print services , wat is nu eigenlijk managed print services , welk type aanbieders zijn er op de markt en de eerste drie fases van managed print services; assessment , design en implementatie.

 

Rate this post

Print Friendly