SRON Netherlands Institute for Space Research, het Nederlandse expertisecentrum voor ruimteonderzoek, heeft na een uitgebreid selectietraject gekozen voor BCT, de aanbieder van oplossingen voor enterprise content management. Het instituut gaat Corsa inzetten voor het digitaliseren van de werkprocessen rondom bestellingen, declaraties en facturen. De flexibiliteit van Corsa en vele uitbreidingsmogelijkheden speelden een doorslaggevende rol in de keuze voor BCT.

SRON, onderdeel van het Nederlands Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), had te maken met een enorme papierstroom tussen de twee vestigingen in Utrecht en Groningen. Controller Annemieke Oehlen-Bürmann: “Doordat de administratie verdeeld is over twee locaties werd een groot aantal facturen voor accordering en betaling fysiek heen en weer gestuurd. Dat zorgde er soms voor dat facturen en declaraties te lang in het proces zaten, met consequenties voor tijdige betaling. We wilden dit proces graag efficiënter inrichten.” Ook het zelfgebouwde bestelsysteem was al enige tijd aan vervanging toe. Daarom ging de organisatie op zoek naar een nieuwe oplossing voor zowel bestellen als elektronisch accorderen. “Deze oplossing moest ervoor zorgen dat de reisdeclaraties van medewerkers en inkoopfacturen eenvoudig digitaal geaccordeerd konden worden. Bovendien was een goede koppeling met ons financieel systeem van AFAS Software een belangrijke eis”, licht Oehlen-Bürmann toe.

BCT was een van de partijen die werd uitgenodigd in de selectieprocedure. “We hebben uiteindelijk voor BCT gekozen omdat we met Corsa veel vrijheid hebben. Dit past goed bij de aard van onze organisatie. SRON kent namelijk nogal wat specifieke procedures en we kunnen in het systeem de workflows goed op onze behoeften afstemmen. Voor de inkoop van radionucliden is bijvoorbeeld extra autorisatie nodig”, vertelt Oehlen-Bürmann. “Daarnaast kunnen we Corsa op vele andere manieren inzetten in de organisatie en zijn daarmee verzekerd van een toekomstbestendig softwarepakket.”

In de oplossing van BCT worden straks facturen, bestellingen en reisaanvragen digitaal ingevoerd. “We hebben meteen gekozen voor de e-invoiceoplossing, zodat we ook al gedigitaliseerde facturen die via e-mail komen eenvoudig kunnen verwerken.” De documenten worden vervolgens naar de juiste betrokken medewerkers gestuurd voor accordering. Hiervoor wordt het gebruiksvriendelijke webbased MyCorsa NxT gebruikt. Tegelijkertijd worden automatisch de verplichtingen in het financiële systeem bijgewerkt. Ook bij goedkeuring van de facturen worden de kosten direct verwerkt in zowel de financiële module als het verplichtingenoverzicht, waardoor de financiële administratie altijd een actueel beeld geeft. “Voor onze projecten, waar soms grote verplichtingen op aangegaan worden, is deze koppeling erg belangrijk”, geeft Oehlen-Bürmann aan.

Na het uitwerken van de juiste workflows en een pilot wordt de implementatie binnenkort afgerond. BCT is tijdens het project een echte partner gebleken, vindt Oehlen-Bürmann: “Het team heeft uitstekend meegedacht met de specifieke wensen en uitdagingen binnen onze organisatie. Niet alleen op het gebied van de inrichting van workflows. Ze zijn ook voortvarend aan de slag gegaan met de uitdaging van onze complexe ICT-omgeving, waarbinnen we zowel Windows, Linux als Mac gebruiken.”

 

Rate this post

Print Friendly