Water stroomt altijd naar het laagste punt, via de weg van de minste weerstand. Een kind op een zomers strandje begrijpt dit. Een kanaaltje graven, barrières weghalen en de greppel rond het zandkasteel loopt vol. Maar hoe pakt de oude facilitair manager die het centraal outputmanagement wil organiseren dit aan? Met procedures, afspraken en autorisaties wordt bepaald hoe opdrachten bij het facilitair bedrijf aangeleverd moeten worden. En onder welke voorwaarden printopdrachten op de repro geaccepteerd worden. En dan ook graag nog met een goede orderomschrijving voor 16:00 uur aanleveren, alstublieft.

Het gevolg?

Medewerkers in schaal 20 besteden liever een uurtje op de gang, waar immers een goede kleurenprinter staat. Of mailen elkaar suf, om een inkoopfactuur buiten het systeem om, akkoord te krijgen. De voordelen van de modern ingerichte repro en het strak georganiseerde document management systeem blijven onderbenut. Oude managementboekjes geven aan hoe de facilitair manager moet reageren. ‘We gaan de boel nog strakker organiseren!’ Nog meer regels, kwaliteitssystemen en dwingende voorlichting vanuit het facilitair bedrijf.

Als dit alles niet blijkt te helpen loopt de frustratie op en krijgen de lijnmanagers van het moederbedrijf de schuld; ‘ Jullie moeten je mensen beter instrueren’. Of worden er controlesystemen ingevoerd om de onwillige medewerker te sturen. Pasjes bij de decentrale printer bedoeld om een negatieve terugkoppeling te geven als het centraal georganiseerde facilitair bedrijf weer eens wordt gepasseerd. Inkoopfacturen blokkeren, jammer voor de getroffen leverancier maar het moet maar. Dit kan slimmer. Faciliteren in plaats van organiseren.

Hoe dan?

Door net als het kind op het strand de barrières weg te halen, zodat de processen gaan vloeien zonder weerstand. Het is een compleet andere manier van denken. Maar niet nieuw. Wie zich hier in wil verdiepen zou eens de 20 eeuwen oude teksten ‘Winnen zonder strijd’ van de Chinese strijder en filosoof Sun Tzu moeten lezen. In dit boek staat hoe je doelen kunt bereiken zonder negatieve energie te verspillen. Voor documentmanagement een kwestie van nauwkeurige gedragsanalyse van medewerkers en hun persoonlijke doelstellingen.

Welke belemmeringen verhinderden medewerkers om gebruik te maken van centrale repro, hoe nemen we deze belemmeringen weg? Wanneer worden centraal ingerichte documentmanagement systemen niet gebruikt en onder welke condities van medewerkers die dit wel doen? Opsporen van belemmeringen en daar vervolgens met een slim aanbod van het facilitair bedrijf op inspelen. Een continu proces met een positief resultaat voor iedereen. Zelf afdwingbare psychologische contracten met medewerkers in plaats van afspraken maken die toch niet nagekomen worden. En een moederorganisatie die de voordelen van centraal document management geniet.

http://www.docufacts.nl/23420/repro-centraal…of-faciliteren/

Eerder verschenen in deze reeks:

Volg de discussies op de Docufacts LinkedIn Groep

Rate this post

Print Friendly