Slimme vergaderapp ondersteunt papierloos vergaderen

BCT heeft een app ontwikkeld, waarmee personen die deelnemen aan een vergadering, op hun tablet automatisch toegang krijgen tot de juiste vergaderstukken. De vergaderstukken worden door de organisator van de vergadering eenvoudig aan de vergaderagenda gekoppeld, waardoor ze na publicatie van de agenda op de tablets van alle deelnemers beschikbaar zijn. Deelnemers aan een vergadering beschikken zo altijd over de juiste stukken en hoeven geen dossiers en mappen meer mee te nemen.

Tijdens veel vergaderingen ligt tegenwoordig een groot aantal tablets op tafel, waarop deelnemers soms notities maken of achtergrondinformatie kunnen opzoeken. De tablet brengt het echte papierloze vergaderen binnen handbereik, maar de mogelijkheden worden volgens BCT nog niet optimaal benut. “Dankzij de vergaderapp kunnen alle vergaderstukken via de agenda aan de deelnemers beschikbaar gesteld worden”, zegt Ruud Storcken, Solution Project Manager. Hij wijst erop dat de app net als cloud computing en BYOD (Bring Your Own Device) prima past bij de opkomst van het nieuwe werken, dat werknemers in staat stelt om plaats- en tijdonafhankelijk te werken en altijd toegang te krijgen tot de benodigde informatie.

“De app zorgt ervoor dat de agendapunten na de uitnodiging voor de vergadering automatisch op de tablet van de deelnemers geplaatst worden. De documenten, die bij de agendapunten horen, worden opgeslagen in een veilige Cloud-omgeving. Ze worden pas opgehaald zodra de deelnemer daar om vraagt. Dat heeft niet alleen als voordeel dat alle personen die tot een vergadergroep behoren, over de juiste stukken beschikken, maar ze hoeven ook niet meer vooraf rondgemaild of door de deelnemers uitgeprint te worden. Ook staan de documenten niet fysiek op de tablet zodat er bij verlies of diefstal geen vertrouwelijke documenten verloren gaan. De deelnemers aan de vergadering kunnen persoonlijke notities maken bij de documenten. Tevens bestaat de mogelijkheid om stukken tekst te onderstrepen, te highlighten of vrij te tekenen. De notities blijven aan het document gehecht; zelfs als er een nieuwe versie aangemaakt wordt.”

Behalve de praktische voordelen voor de deelnemers biedt de vergaderapp van BCT een aantal handige functionaliteiten. De vergaderapp is uitgerust met een usermanagement module, waarmee users beheerd kunnen worden. De users krijgen niet alleen de vergaderapp op hun tablet, maar kunnen ook toegang krijgen tot het online agendabeheer waarmee agenda’s aangemaakt kunnen worden en vergaderstukken toegevoegd, verwijderd of vervangen. Dat gebeurt simpelweg door het document van of naar de agenda te slepen. De deelnemers ontvangen een uitnodiging voor de vergadering met de agenda en kunnen de documenten vanuit de centrale cloudomgeving openen. De beheertool is via de browser bereikbaar.

Om de documenten authentiek te houden worden ze automatisch omgezet in PDF. Om het dataverkeer tot een minimum te beperken, wordt PDF-compressie toegepast. Door de integratie met Corsa, het document management systeem van BCT, worden ook het versiebeheer, de veilige opslag en de centrale archivering van de stukken gegarandeerd.

De vergaderapp is geïntegreerd met het document management systeem van BCT, maar die integratie wordt de komende tijd verder uitgebouwd. Dan wordt het ook mogelijk om via een tablet simpele acties met workflowtoepassingen af te handelen. In het bestuurlijke besluitvormingsproces wordt het dan bijvoorbeeld mogelijk om documenten te paraferen of om aan te geven of het een hamerstuk of bespreekstuk betreft. Binnen de Finance & Compliance oplossingen kan de workflow gebruikt worden voor het accorderen van een factuur. Ook worden de mogelijkheden onderzocht om de integratie verder uit te breiden richting het zaaksysteem van BCT.

Rate this post

Print Friendly