Europese advocatenkantoren staan aan de vooravond van een wereldwijde uitbreiding. Klanten expanderen hun activiteiten naar over de grens en eisen dat zij ook daar worden bediend door een hun vertrouwde kantoor. Aantrekkelijke voordeel is de omzetgroei. Tegelijkertijd krijgen kantoren te maken met nieuwe concurrenten in andere landen. En met toenemende informatierisico´s.

Door Jeroen Strik, directeur Iron Mountain ( www.ironmountain.nl )

Lange stoeten zwarte toga´s trekken de aardbol over. Witte bef, wetboek onder de arm, ze vliegen naar alle windrichtingen, zoals eeuwen geleden de karavanen langs de zijderoute en andere handelsroutes trokken. Hun koers bepalen zij niet zelf. De grote, maar ook middelgrote en gespecialiseerde kantoren, volgen hun grote klanten. Die gaan hen voor naar waar de opkomende markten zijn. Dicht bij huis: de voormalige Oostbloklanden, Turkije. Verder weg: de BRIC-landen, Brazilië, Rusland, India en China. Maar ook Arabische landen, Noord-Afrikaanse landen, de Filippijnen, Vietnam, en zo verder. Behalve grote trends in de advocatuur zoals consolidering , bepaalt ook mondialisering het aanzien van de sector.

Eerder dit jaar liet Iron Mountain een onderzoek uitvoeren onder advocatenkantoren in Europa . Het doel was om beter inzicht te krijgen op de trends binnen de sector: welke problemen zij voorzien en welke risico´s ze denken te lopen op het gebied van hun informatiemanagement.

Internationalering staat centraal

Uit de resultaten komt naar voren dat internationale expansie bovenaan de strategische agenda van advocatenkantoren staat, ongeacht hun grootte of specialisme. Respondenten schetsen een enthousiast en ambitieus beeld over internationale activiteiten en samenwerkingsverbanden, met name in opkomende markten als China.

Alle deelnemende kantoren zien in dat er hordes te nemen zijn om een gedegen internationale praktijk op te zetten. Te slechten barrières zijn bijvoorbeeld de grote variaties in juridische, politieke, culturele en historische kaders.

Ten aanzien van hun informatiemanagement is de problematiek achter de internationalisering van de advocatuur tweeledig:

1. De wereldwijd enorme verschillen in het informatierecht en de regels en verantwoordelijkheden over hoe om te springen met gegevens en informatie.

2. Het spanningsveld tussen enerzijds de vrije en snelle beschikbaarheid van informatie en anderzijds de waterdichte beveiliging van diezelfde informatie.

Eigen kantoor of nieuwe partner?

Er bestaan verschillende manieren waarop advocatenkantoren hun werkterrein internationaal kunnen uitbouwen. Sommige openen een nieuw kantoor in een ander land, of nemen lokale firma´s over. Andere zetten een netwerk van partnerschappen en samenwerkingsverbanden op en breiden dat uit. Het besturen van dergelijke mondiale maatschappen of samenwerkingsverbanden vereist diepgaand inzicht in de juridische couleur locale en brengt tevens nieuwe uitdagingen voor informatiebeheer met zich mee. Zoals de behoefte aan documenten die corresponderen met de verschillende juridische werkvelden, of die in verschillende talen beschikbaar zijn.

Om hun werk goed te kunnen doen, hebben deze netwerken van advocatenkantoren toegang nodig tot een centrale informatie- en kennisbank, waar informatie door werkgroepen gedeeld en aangepast kan worden. Dit lijkt eenvoudiger dan het is, maar het is meer dan een ICT-kwestie, en er zijn vele voetangels en klemmen. Er rijzen vragen over waar de informatie is opgeslagen en wie verantwoordelijk is voor de veiligheid daarvan. Ook is het belangrijk te weten aan welke corruptiewetten en regels voor informatieveiligheid de informatie in welke landen onderworpen is. En of dit verandert als er informatie uit een centrale kennisbank in een ander land gebruikt wordt. Of wat er gebeurt als informatie internationaal gaat rondzwerven. Zijn klanten zich er bewust van dat hun gegevens toegankelijk zijn voor of gebruikt worden door juristen in landen, die andere en mogelijk minder stringente regels hanteren voor informatieveiligheid en anticorruptie?

Mistige cloud

Veel organisaties gaan over op ICT-oplossingen ´in de cloud´, omdat deze toepassingen goedkoop en praktisch zijn om met name internationaal informatie te delen. Dé cloud is een mistige wolk. Het gebruik van degelijke platforms met een goede reputatie en de nodige juridische onderbouwing, kan een veilige, gegarandeerde informatieomgeving bieden. Maar zelfs als dat voor elkaar is, dan biedt de cloud nog geen vangnet voor de binnengehaalde en afgedrukte gegevens.

Wetten voor gegevensbescherming verschillen wereldwijd van elkaar. Zo hanteren Europa, Australië, Canada en delen van Zuid-Amerika de strengste wetgeving op dit vlak, terwijl Oost Europa, Rusland, Japan, de VS en Brazilië minimale restricties voor gegevensbescherming hanteren. In China en grote delen van Afrika bestaat in feite geen enkele restrictie ten aanzien van gegevensbeveiliging. Veel Europese landen hanteren verder strikte regels voor het uitwisselen van data naar regio´s buiten de Europese gemeenschap en het benaderen van gegevens van buiten Europa is eveneens aan regels gebonden.

Het Britse vaktijdschrift Legal Week somt in een artikel de gevaren op die ook ervaren advocatenkantoren ondervinden wanneer zij een verkeerde aanpak volgen voor hun internationale expansie. Het gaat om verliezen ten aanzien van gedane investeringen, van hun mensen, klanten, reputatie en rechtstreeks omzet. Daarnaast dreigt het gevaar van mogelijke aansprakelijkheden die te maken hebben met de geheimhoudingsplicht wanneer gegevens gebruikt worden door andere medewerkers, in andere culturen, praktijken en binnen andere juridische systemen.

Stap over de grens is essentieel

Ondanks de risico´s zijn veel advocatenkantoren van mening dat het in de toenemende mondialisering van de economie een natuurlijke en noodzakelijke stap is om internationaal uit te breiden. In de kwalitatieve studie van Iron Mountain is gesproken met advocatenkantoren in Frankrijk, Duitsland, Hongarije, Nederland, Spanje en Groot-Brittannië. Opvallend is hoe vastbesloten alle respondenten zijn in hun streven naar internationale expansie. Uiteindelijk wegen voor hen de voordelen op tegen de nadelen.

De bevindingen uit het Britse vaktijdschrift Legal Week over problemen met het informatiebeheer bij een internationale uitbreiding, sluit aan op het Coleman-Parkes-onderzoek onder advocatenkantoren. Beide in acht genomen, dan komen er vier gouden regels bovendrijven voor verantwoorde omgang met gegevens en minimalisering van risico´s bij internationale expansie.

1. Kies alleen vertrouwde partners. Dit geldt zowel voor de advocatenkantoren waarmee een samenwerking wordt aangegaan, als voor het bedrijf dat het locale archief onder beheer heeft, of voor de aanbieder van de cloudoplossingen.

2. Concentreer op uitbreiding in landen waarvan bekend is dat zij verantwoord met gegevens omgaan, waar regelgeving voor gegevensbeveiliging bestaat of in ontwikkeling is en die ook breed gedragen wordt.

3. Zorg voor een veilig, toegankelijk en centraal gegevensdepot. Zo´n depot is te beveiligen en te controleren, of het nu om fysieke documenten gaat, of om digitale documenten in de cloud. Of om beide.

4. Stel een solide bedrijfscontinuïteit op voor als het onverhoopt mis gaat.

Een van de respondenten stelt: ”Wederzijds begrip tussen wereldwijde advocatenkantoren is nodig om internationale klanten goed te bedienen en goede praktijkervaring voor informatiebeheer op te bouwen”. Met andere woorden, tussen vertrouwde partners geldt het oude adagium: ´Wie goed doet, goed ontmoet´. Dat geldt niet alleen voor partners, maar ook voor klanten. In de in toenemende mate concurrerende advocatuur, kan dat alleen maar een gunstig voorteken zijn.
___________________________________________________________________________________________

[1] Het onderzoek uitgevoerd door Colman Parkes voor Iron
Mountain in februari 2012, behelst diepte-interviews met 12 advocatenkantoren  in Groot-Brittannië, Frankrijk, Duitsland,
Hongarije, Nederland en Spanje.

[1] Forrester, Privacy
and Data Protection by Country, 2011

[1] ‘Law firm networks:
going global’ Legal Week, May 2007

 

Rate this post

Print Friendly