Steeds meer mensen maken of willen gebruik gaan maken van een iPad tijdens een vergadering of een overleg. Maar hoe krijgt u de vergaderstukken op een gestructureerde en veilige manier op een iPad, zodat u papierloos kunt gaan werken?

OpenIMS DMS biedt de oplossing om elektronische dossiers voor een project-, afdelings- of managementvergadering te maken. Een medewerker kan de stukken van de betreffende vergadering in het juiste dossier maken en/of bestaande plaatsen. Vervolgens converteert OpenIMS alle stukken automatisch naar PDF, zodat ze klaar staan voor distributie.

Apps
OpenIMS ondersteunt de generieke document distributie standaard Webdav. Via app’s als Goodreader of iAnnote is het mogelijk documenten uit het DMS op te halen. Je kunt eenvoudig aantekeningen maken op een vergaderstuk in PDF formaat. De gebruiker hoeft geen verbinding te hebben om stukken te raadplegen nadat deze zijn opgehaald. Dit wordt ook wel offline werken genoemd.

Cloud
Een ander niet onbelangrijk voordeel van het beheren van vergaderstukken in OpenIMS is dat de iPad app’s direct met het DMS zijn gekoppeld en dat alle informatie binnen het netwerk van uw organisatie blijft en niet in een cloud applicatie terecht komt met alle juridische en beveiligingstechnische uitdagingen. Desalnittemin, worden cloudgebasseerde opslag platformen als Dropbox of Google Docs ook ondersteund.

Rate this post

Print Friendly