Een van de antwoorden op het dalende printvolume op de repro is samenwerking, uitbesteding of het aanbieden van repro activiteiten aan derden. Allemaal vormen van schaalvergroting zoals we ook bij commerciële aanbieders van print zien. Bedrijfseconomisch verstandig voor wie niet alles uit zijn productieprinter en software haalt. Zeker nu printvolumes dalen. Maar wat bedrijfseconomisch verstandig is blijkt lang niet altijd in de praktijk mogelijk..

Wie tot succesvolle schaalvergroting wil komen moet ook rekening houden met psychologische factoren. Een praktijkvoorbeeld. Een ziekenhuis besluit om de repro uit te besteden bij een commerciële aanbieder van managed print services. Voorafgaand aan de uitbesteding is een uitgebreid onderzoek uitgevoerd waarbij is gekeken naar het beleid van de organisatie, printvolumes, kosten en de transformatie naar een digitale wereld. Conclusie is dat het volledig uitbesteden van de repro aanbevolen wordt. Alles is goed onderbouwd en het werk op de repro wordt uitbesteed bij de commerciële aanbieder.

Nadat de werkzaamheden zijn overgedragen ontstaan al snel de eerste spanningen. Medewerkers van het ziekenhuis ‘houden zich niet aan de afspraken’ maar klagen als de probleemoplossende dienstverlener zijn rekening stuurt. De dienstverlener ziet met lede ogen aan hoe steeds meer werk buiten het contract wordt uitbesteed. Uitgebreide klachtenprocedures, gesprekken op managementniveau en wederzijds uitgesproken goede voornemens lossen niets op. Tot het moment dat het ziekenhuis besluit om zelf maar weer een kleine repro ‘voor het snelle werk’ in te richten. Uiteindelijk blijkt dat over en weer negatieve beeldvorming ontstaat. Vertegenwoordigers van de managed print services aanbieder en medewerkers begrijpen elkaar niet.

Er blijkt een diep geworteld verschil van waarden en normen te bestaan. Commerciële gedrevenheid ten opzichte van maatschappelijke betrokkenheid. Vervolgens blijkt samenwerking met een ander ziekenhuis wel te lukken. En heeft dezelfde managed print services aanbieder uitstekende relaties met commercieel ingestelde advocatenkantoren en ICT bedrijven. Publieke waarden en private waarden kunnen stevig botsen. Om dit type van problemen te voorkomen is het soms verstandig dat overheidsinstellingen met andere overheidsinstellingen samenwerken. En voelen commerciële bedrijven elkaar beter aan. Soort zoekt soort.

Toch hoeft het uitbesteden niet altijd fout te gaan. Wie als commerciële aanbieder de dienstverlening op de repro wil overnemen moet bereid zijn om zich aan te passen aan de geldende waarden en normen binnen de organisatie van de opdrachtgever. Niet andersom, je kunt niet van de gemeente verwachten dat hier een manier van commercieel denken ingevoerd wordt. Zet dus naast marktconforme tarieven en dienstverlening ook betrokken medewerkers in. Die het maatschappelijk doel van de opdrachtgever ondersteunen. Wie de volgende keer onderzoek doet naar mogelijkheden om de repro uit te besteden doet er verstandig aan om naast bedrijfseconomische aspecten ook de bedrijfscultuur in het onderzoek mee te nemen.

Eerder verschenen in deze reeks:

Volg de discussies op de Docufacts LinkedIn Groep

 

Rate this post

Print Friendly