Het lijkt tegenstrijdig. Terwijl printvolumes dalen, moet de repro groeien. En veranderen in een centrale communicatie provider (CCP). Drie trends leiden tot onvermijdelijke groei. Organisaties communiceren steeds intensiever en interactiever. Deze communicatie moet aansluiten op steeds complexere processen. Terwijl de mogelijkheden van software en productieprinters steeds verder toenemen.

Economische logica. Document management software, zorgvuldig ingerichte workflow en hoogkwalitatieve productieprinters leveren meer op naarmate er meer gebruik van gemaakt wordt. Niet alleen kostenbesparingen maar ook betere beheersing van communicatieprocessen en daarmee bedrijfsrisico’s. De traditionele repro moet groeien om de voordelen van moderne communicatietechnologie te benutten. Maar groter worden alleen is niet genoeg. Meer communicatie op minder papier. De traditionele repro verandert van print en postkamerafdeling naar centrale communicatie provider. Dat gaat niet vanzelf. Medewerkers moeten meer kennis hebben om moderne software en productiesystemen aan processen in de organisatie te kunnen koppelen.

Het is dus steeds vaker een kwestie van kiezen, groeien en veranderen in centrale communicatie provider of de repro sluiten. Om te groeien kan de facilitair manager uit drie basisstrategieën kiezen. Een groeipad van repro naar crossmedia dienstverlener, de diepte in door aan te sluiten op de primaire processen van de interne opdrachtgever of een vlucht naar voren door samenvoegen van centrale printservices. Bijvoorbeeld door met naburige gemeenten in de regio samen te werken.

Mijn onderzoek naar de ontwikkeling van centrale printservices laat zien dat de ontwikkeling in omgekeerde volgorde verloopt. En dat de ontwikkeling van kennis hierbij cruciaal is. Dat begint bij grafisch technische kennis. Veel printers zijn onderbezet en de mogelijkheden van beschikbare software wordt in veel gevallen niet benut. Ontwikkeling is niet mogelijk zonder een basis aan grafische kennis. Over papiersoorten, afwerkmogelijkheden en kleurmanagement. Profilering en ontwikkeling van persoonlijke vaardigheden is de volgende stap in de kennisontwikkeling. Daarmee komt de groei op gang. Kunnen we onze afdeling inzetten voor anderen binnen of buiten onze organisatie? Of het werk wat vroeger via het reclamebureau werd uitbesteed zelf doen. Wie dit spel goed beheerst groeit en neemt het werk van traditionele repro’s over. Het samenvoegen is een feit maar de winst is van tijdelijke aard omdat papiervolumes afnemen.

Kennis ontwikkeling op het terrein van ICT, workflow automatisering en web-to-print zorgen ervoor dat de CCP-afdeling wordt aangesloten op primaire processen. De CCP gaat daarmee de diepte in, wordt onmisbaar en groeit verder. De groei wordt versterkt wanneer crossmedia diensten toegevoegd worden. Communiceren via iPad’s, sociale media, in combinatie met de meer traditionele e-mail en print. En dan graag dezelfde boodschap via de diverse kanalen. Met de mogelijkheid de dialoog te faciliteren. Een uitdaging, hier is veel kennis en inzet voor nodig. In mijn onderzoek naar het ontwikkelen van centrale print services ben ik een aantal afdelingen tegengekomen die zich nu al van repro naar crossmedia afdeling ontwikkeld hebben. Ga er eens kijken. Het zijn de centrale communicatie providers van de toekomst. Waarbij sommigen zelfs zover gaan dat ze niet meer zelf pinten. Terwijl printvolumes verder dalen groeien centrale communicatie providers verder. Het lijkt tegenstrijdig, maar het kan toch.

Eerder verschenen in deze reeks:

Volg de discussies op de Docufacts LinkedIn Groep

Rate this post

Print Friendly