Als de vraag gesteld wordt is het eigenlijk al te laat. Een voorbeeld. Op de repro is een productieprinter naar binnen gereden, als onderdeel van een tender waarmee ook de vervanging van 100 multifunctionals is geregeld. Maar wat blijkt? Het wordt steeds rustiger op de repro. Het printvolume neemt elk jaar af. Medewerkers sturen hun opdrachten liever naar de multifuctionals dan dat ze de bestelling op de repro plaatsen. Klantgerichte interne profileringsacties kunnen het tij niet keren. Net zoals goedbedoelde ondersteuning van de leverancier. Al snel wordt de onvermijdelijke vraag gesteld: Wat moeten we met de repro? Eigenlijk zou deze vraag eerder en anders gesteld moeten zijn.

Hebben we nog een afdeling centrale printservices nodig? Wie verder denkt herformuleert de vraag nogmaals. Van papier naar het digitale domein. Van centrale print naar communicatie providers. Dan wordt de vraag: ‘Wat levert het op als we een interne centrale communicatie provider inrichten?’ Want de behoefte aan communicatie groeit met de dag. Steeds interactiever, persoonlijker en sneller. Naar veeleisende klanten en thuiswerkende medewerkers. En terwijl organisaties steeds beter en intensiever moeten communiceren, gebeurt dit steeds minder in print.

Volgens onderzoek van Kyocera zelfs 40% minder in 2011 ten gunste van een groeiend gebruik van iPad’s en elektronische formulieren. Tegelijkertijd is de rol van papier niet uitgespeeld. Papier blijft in veel processen onmisbaar, maar dan wel als één van de communicatiemogelijkheden. Papier voor het verleiden, verpakken en verbinden in plaats van informatieoverdracht. De printers zijn er klaar voor, nu de repro nog. Want iedereen weet wel waarom de traditionele repro geen toekomst heeft. De afdeling waar je een opdracht naar toestuurt om een dag later een stapel geprint papier retour te ontvangen. Leuk of niet, het is zinloos om te blijven doormodderen.

Vanwege het nieuwe digitale werken moet iedere organisatie op tijd starten met het nadenken over het wel of niet inrichten van een centrale communicatie provider. Als de vraag is gesteld start de analyse van organisatiedoelstellingen, communicatieprocessen en beschikbare competenties van medewerkers. Waarbij ook de omvang van de organisatie en de mogelijkheden om extern samen te werken belangrijk zijn. Mijn ervaring is dat er vervolgens gekozen wordt uit drie mogelijke toekomstscenario’s. De repro sluiten, samenvoegen tot een shared service center of transformeren naar een centrale communicatie provider.

In het laatste scenario kan de centrale communicatie provider printwerk uitbesteden. Wie de repro sluit moet oppassen dat de kosten van het decentraal printen niet oplopen. Het minst gewenste scenario is doormodderen op de repro. Medewerkers raken gedemotiveerd, de afdeling krijgt een slecht intern imago en komt in een neerwaartse spiraal terecht. Investeren in printers en software kan dit negatieve proces niet doorbreken. Sterker nog. Als blijkt dat het mooie nieuwe spul niet gebruikt wordt blijkt pijnlijk genoeg dat de tijd van de traditionele repro voorbij is.

Start dus eerst met het stellen van de juiste vragen. De juiste antwoorden leiden naar oplossingen zoals shared service center, volledige uitbesteding of een vernieuwde repro als onmisbare centrale communicatie provider voor de eigen organisatie.

Volg de discussies op de Docufacts LinkedIn Groep

Rate this post

Print Friendly