Docufacts

Thema

Decos Information Solutions

iPad maakt digitaal werken mogelijk: Decos 100% papierloos

iPad maakt digitaal werken mogelijk: Decos 100% papierloos

IT-onderneming Decos heeft als eerste bedrijf in Nederland het gebruik van papier volledig uitgebannen. In het Noordwijkse hoofdkantoor van het ruim 200 medewerkers tellende bedrijf is tegenwoordig écht geen velletje papier meer te vinden. Het laatste papiergebruik wordt gestopt door alle medewerkers de nieuwste iPad ter beschikking te stellen. Tijdens vergaderingen worden geen notitieblokken meer gebruikt en ook de receptioniste maakt haar aantekeningen op de tablet. Er staan geen kasten in het pand en bij de buro’s staan geen prullenbakken. Alle informatie wordt digitaal gedeeld, dé manier om anno 2012 altijd en overal met elkaar – en met de benodigde documenten – in verbinding te staan.

Het papierloze kantoor spreekt al jaren tot de verbeelding. Maar zelfs in 2012 is nog veel scepsis over de haalbaarheid van volledig papierloos werken. Decos bewijst dat het kan, ook binnen grote ondernemingen. Paul Veger, CEO en oprichter: ‘Bij Decos is papierloos werken dagelijkse realiteit. Dit kan doordat wij 100% digitaal werken. Al jarenlang wordt al onze informatie volledig digitaal beheerd in Decos D5, ons online Document Management Systeem. Via laptops en smartphones hebben medewerkers toegang tot alle gegevens. Maar bij meetings verschenen toch nog wel eens notitieblokken en op sommige bureaus bleven de Post-its hardnekkig liggen. Om het papierloos werken écht volledig te laten slagen, misten wij blijkbaar nog een tool. De iPad is hiervoor de oplossing: je kunt er heel eenvoudig notities op maken én hebt gemakkelijk toegang tot alle documenten. Nu zijn we echt altijd en overal met elkaar en met onze informatie verbonden.’

Missie: scheppen van digitale wereld

Decos adviseert en faciliteert ook andere bedrijven bij de overstap naar de ‘paperless office’. Papierloos werken biedt organisaties veel voordelen: het maakt een onderneming efficiënter, sneller, goedkoper en duurzamer. Decos gaat zelfs nog een stap verder in haar missie: zij wil het mogelijk maken een volledig digitale wereld te scheppen. Daarom voert het IT-bedrijf als enige in Nederland actief beleid om ook al haar relaties zo min mogelijk papier te laten gebruiken. Alle binnenkomende brieven komen niet verder dan de receptie, waar zij worden ingescand en digitaal de organisatie in gestuurd. Daarbij wordt elke afzender gevraagd zijn post voortaan per e-mail te zenden en worden crediteuren actief benaderd om facturen digitaal te sturen. Alle uitgaande communicatie vindt eveneens digitaal plaats, dus per e-mail, social media, of bijvoorbeeld via het interactief klantenportaal op de website. Zelfs brochures worden alleen maar in digitale vorm beschikbaar gesteld. Dit levert af en toe verbaasde reacties van klanten op, aldus Veger. Het futuristisch uitziende kantoor van Decos is voor alle medewerkers, klanten en partners een inspirerend voorbeeld van hoe papierloos werken er in de dagelijkse praktijk uit kan zien. Zo laten de schuine wanden zien dat hier geen kasten staan en duiden de opgeruimde bureaus op goed gebruikte flexplekken.

Innovate the Future

In 2012 viert Decos haar 25-jarig bestaan. Dit wordt gevierd met een themajaar, gedoopt: ‘Innovate the Future’. Hierbij wordt vooruitgeblikt naar nog eens 25 jaar van groei. ‘Hoewel papierloos werken voor veel ondernemers nog een ver toekomstbeeld lijkt, zullen bedrijven vroeg of laat over moeten stappen naar het digitaliseren van hun informatie,’ aldus Veger. ‘Hoe eerder hoe beter natuurlijk. Niet alleen om hun werkprocessen efficiënter in te richten en tegemoet te komen aan de opmars van Het Nieuwe Werken, maar vooral ook om zich klaar te maken voor de toekomst. Voor menig organisatie lijkt papierloos werken een grote stap, maar de nieuwe generatie weet al niet beter en is al 24/7 online. Dankzij innovaties op het gebied van communicatie en technologie transformeren we naar één wereld waarin mensen en informatie nauw met elkaar verbonden zijn. Ik ben er dan ook van overtuigd dat in 2020 papierloos werken de gewoonste zaak van de wereld is.’

 

Deel dit bericht

Email This Email This
Decos Information Solutions

About Decos Information Solutions

Decos Information Solutions maakt innovatieve software oplossingen op het gebied van Document- en informatiebeheer.

View all posts by Decos Information Solutions →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Nov
11
Tue
2014
all-day DocumentLifeCycle 2014
DocumentLifeCycle 2014
Nov 11 all-day
Zet 11 november in uw agenda voor de zevende editie van DocumentLifeCycle. Met praktijkgerichte cases en inhoudelijke presentaties zal DocumentLifeCycle voor de zevende keer innovaties in het brede vakgebied van de document- en informatieprofessional brengen.[...]
Nov
20
Thu
2014
9:00 am Electronische factuurverwrking –...
Electronische factuurverwrking –...
Nov 20 @ 9:00 am – 1:00 pm
Zowel een demonstratie van ISP-Invoice als de ervaringen van een klant komen hier uitgebreid aan bod. Deelname is uiteraard kosteloos. Tijdens dit seminar laten wij u een uitgebreide demonstratie zien en vertellen wij over wat[...]
Nov
27
Thu
2014
9:00 am Marktupdate Printers & Multifunc...
Marktupdate Printers & Multifunc...
Nov 27 @ 9:00 am – 5:00 pm
27 november 2014 Op donderdag 27 november 2014 organiseren PIANOo en Docplus de marktupdate Printers en Multifunctionals. Evenals vorige jaren hebben we weer een aantal deskundige sprekers bereid gevonden hun kennis over dit onderwerp te delen. Voor[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar