Zakelijke documentprocessen hebben grote impact op risicoprofiel  van organisaties

Inefficiënte documentprocessen zijn een ‘blinde vlek’ voor bedrijven en zijn de afgelopen vijf jaar in 75 procent van alle organisaties de directe oorzaak geweest van ernstige incidenten. Dit blijkt uit een recent en nieuw onderzoekvan IDC, dat uitgevoerd is in opdracht vanRicoh.

Falende documentprocessen zorgden voor serieuze gevolgen: 36 procent van de ondervraagde bedrijven kon hierdoor niet voldoen aan regels en standaarden en 25 procent is grote klanten kwijtgeraakt. Andere gevolgen waren ernstige inbreuk op de IT-beveiliging, het ondergaan van zware audits, PR-crises en aanklachten bij de rechtbank.

Positief is dat door storingen pro-actief aan te pakken veel financiële schade voorkomen kon worden. Volgens de schattingen van IDC bedragen de totale kosten van een processtoring (inclusief de tijd van medewerkers en management voor activiteiten als herziening en herformulering van processen en misgelopen omzet door weggelopen klanten) ten minste 10 keer meer dan de directe uitgaven (zoals het betalen van financiële schadevergoedingen).

“Waar veel organisaties geen weet van hebben, is in hoeverre de zakelijke documentprocessen van invloed zijn op het risicoprofiel van het bedrijf. Er is een groot risico dat storingen in deze processen leiden tot ernstige negatieve gevolgen voor het bedrijf en de kosten van deze storingen zijn hoger dan veel managers denken”, aldus IDC in het in opdracht van Ricoh gemaakte rapport, ‘It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk’.** “Veel bedrijven investeren aanzienlijk om de risico’s te beperken van gebeurtenissen met een lage waarschijnlijkheiden grote gevolgen. Ondertussen worden de risico’s van storingen in documentprocessen zwaar onderschat, waarbij deze niet alleen grote gevolgen hebben maar ook een hoge waarschijnlijkheid. De top van het bedrijf zal hier de nodige aandacht aan moeten besteden”, aldus IDC.

De eerste bevindingen zijn gebaseerd op een wereldwijd onderzoek onder meer dan 1516 ‘owners’ van bedrijfsprocessen en kenniswerkers in grote en middelgrote bedrijven, plus enkele focusgroepen. De respondenten zijn willekeurig geselecteerd en gescreend uit internationale panels. Zij vertegenwoordigen acht landen: de Verenigde Staten, Canada, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Australië, China en Japan. Documentgerelateerde bedrijfsprocessen zijn hierbij gedefinieerd als processen die worden bestuurd en beheerst door informatie in documenten, zowel gedrukt als elektronisch.

Volgens IDC worden alle bedrijfstakken, landen en bedrijven van elke grootte geconfronteerd met inefficiënte en ondoelmatige documentprocessen. Bedrijven in Noord-Amerika, Europa en Azië hadden allemaal in ongeveer gelijke mate te lijden van ernstige zakelijke en juridische incidenten, waarbij Azië (met 79 percent) het ergste was getroffen, zo bleek uit de cijfers.

Meer dan een derde van de respondenten meldde zelf kennis te hebben van inefficiënte of ondoelmatige documentprocessen. Uit het onderzoeksrapport kwam verder naar voren dat gedrukte documenten ongeveer 31 tot 39 procent van de documentprocessen uitmaken, maar dat dit op zich geen risicofactor hoeft te zijn. “Effectieve processen hangen af van de onderliggende werkstromen”, aldus het rapport. “Het medium is niet noodzakelijkerwijs het probleem.”

Ricoh is zich terdege bewust van de risico’s en beschikt, als marktleider in documentbeheer met haar Managed Document Services (MDS) bij uitstek over de juiste middelen om bedrijven bij te staan. Sergio Kato, adjunct-directeur van Global Marketing Group/Services Business Center, stelt:“Door onze aanpak met Managed Document Services (MDS) willen we inzicht krijgen in de informatiestromen binnen een organisatie en hoe deze stromen worden beïnvloed door bedrijfsprocessen, met name de processen die door mensen worden aangestuurd. Verbeterde processen kunnen niet alleen bijdragen aan de efficiency en productiviteit, maar ook worden ingezet om de risicofactoren bij elke etappe aan te pakken.”

** Whitepaper van IDC, gesponsord door Ricoh, ‘It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk’ (Erger dan u denkt: slechte documentprocessen leiden tot grote bedrijfsrisico’s), document 6352, juni 2012

Rate this post

Print Friendly