Het milieu, efficiency en kwaliteitsverbetering van de inkomende facturenstroom zijn de aanleiding om factuurverwerking door ISProjects in te zetten.

Fri-Jado is een wereldwijd opererende specialist in het ontwikkelen, produceren en installeren van apparatuur en systemen voor het bereiden, bewaren en presenteren van levensmiddelen. Fri-Jado exporteert naar meer dan 70 landen wereldwijd en beschikt over eigen vestigingen in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, China en de Verenigde Staten alsmede over een wereldomvattend netwerk van lokale distributeurs en servicebedrijven.

Fri-Jado verwerkt per jaar meer dan 10.000 inkomende facturen. Vijf personen op de administratie zijn betrokken bij de vastlegging, boeking en betaalbaarstelling van de facturen. In totaal zijn ongeveer 40 personen betrokken bij de goedkeuring.

Milieu, efficiency en kwaliteit

“De factuurverwerking verliep bij Fri-Jado op de traditionele manier: Facturen kwamen per post binnen, werden gekopieerd en verspreid voor goedkeuring. Omdat dit een kostbare werkwijze is en het lastig is om dit proces te sturen wilden wij graag meer efficiency en de kwaliteit verbeteren. Door over te gaan op digitalisering van de verwerking van de inkomende facturen zijn er minder handelingen nodig waardoor de efficiency verbetert. Verder weten we dan waar facturen lang blijven liggen en welke facturen regelmatig niet overeenkomen met de ingevoerde bestelling. Met behulp van deze informatie kunnen we het proces beter sturen en daardoor de kwaliteit van de verwerking verbeteren. Tevens sluit dit project uitstekend aan bij andere ‘groene’ Fri-Jado projecten zoals de ‘The green retailer’. Door over te gaan op digitale factuurverwerking zullen wij aanmerkelijk minder papier en toners verbruiken omdat we de facturen niet meer hoeven te kopiëren,” vertelt Jos van Pul, Controller bij Fri-Jado.

Bewezen integratie

ISProjects heeft inmiddels een volledig geïntegreerde koppeling met de meeste ERP- en financiële pakketten die in Nederland worden gebruikt. Van Pul: “Wij hebben summier contact gehad met een aantal mogelijke leveranciers van factuurverwerkingspakketten. Alleen ISProjects kon ons een bewezen, solide koppeling bieden met het ERP pakket dat wij gebruiken. Andere mogelijke leveranciers boden aan deze koppeling ook te maken. We hebben echter gekozen voor de bestaande oplossing van ISProjects omdat deze zekerheid biedt.”

Positieve referentie

Inmiddels werken meer dan 125 bedrijven met de factuurverwerkingsoplossing van ISProjects. Een aantal daarvan is aangesloten bij TBI Holdings B.V., een conglomeraat van ondernemingen die actief zijn in de sectoren vastgoed, bouw en techniek. “Omdat Fri-Jado-zusterbedrijven al met ISP-Invoice werken hebben wij met hen gesproken en zijn op referentiebezoek gegaan bij HVL. Daar kregen wij een goed gevoel van. De medewerkers van HVL waren zeer enthousiast, zij werken al een tijd met ISP-Invoice en hebben een flinke efficiencyslag gemaakt. Zowel de beheersing als de doorlooptijden van de facturen zijn sterk verbeterd. Uiteraard hebben wij ook de medewerkers van onze crediteurenadministratie in het keuzetraject betrokken en zijn wij gezamenlijk naar HVL gegaan om te zien hoe digitale factuurverwerking in de praktijk werkt. De voordelen om van traditionele factuurverwerking over te gaan naar de oplossing van ISProjects waren vervolgens snel duidelijk,” vervolgt van Pul.

Implementatieproject prettig verlopen

“Inmiddels zijn wij ‘live’ en kunnen we terugkijken op een project dat goed is verlopen. De samenwerking met de projectleiding en consultants van ISProjects hebben wij als zeer positief ervaren,” besluit van Pul. ISProjects heeft de samenwerking met Fri-Jado ook als zeer positief ervaren; Een project kan alleen succesvol en conform de planning verlopen als alle partijen zich daarvoor inspannen en samenwerken!

Meer informatie over Fri-Jado

Voor meer informatie over deze en andere oplossingen, neem contact op met ISProjects!

 

Rate this post

Print Friendly