Booming: dát is documenten en kennis delen in de cloud. De voordelen ten opzichte van bezit en onderhoud van eigen stomende servers binnen de organisatie zijn overduidelijk. Lagere kosten en meer flexibiliteit leiden tot meer efficiëntie in de snel veranderende huidige economische omgeving. Hierdoor kunnen organisaties zich focussen op hun core business in plaats van energie te steken in geldverslindende eigen, complete IT-afdelingen. 

Deze brede acceptatie van clouddiensten is toe te juichen. Maar nu al mainstream? Dat betekent niet dat u niet kritisch hoeft te zijn. Integendeel! De volgende drie kernvragen zou iedereen moeten stellen voordat u in een (gratis) clouddienst zit om documenten te delen. Doe je dat niet, dan kunt je nog wel eens voor vervelende verrassingen komen te staan.

1. Is de veiligheid van mijn gegevens goed geregeld?

Als hackers hun slag slaan in een grote clouddienst, dan is de buit met informatie enorm.

Clouddiensten zijn vaak veiliger dan traditionele systemen die beheerd worden door eigen IT-afdelingen. Het is alleen zaak te weten welke beveiligingsmaatregelen zijn genomen en hoe die zijn toegelicht op website en in contracten. Welke (dagelijkse) security controls worden er bijvoorbeeld genomen over datamanagement, netwerken en opslag?

Bel de aanbieder van de clouddienst op en laat het je uitlegggen, eventueel onderbouwd met security-rapporten. Ga verder na of er nog extra beveiligingsopties zijn ingesteld op de dienst, bijvoorbeeld SMS-authenticatie en extra wachtwoordbeveiliging met verplicht maandelijks aanpassen van je wachtwoord. Vervolgens kun je ook nog kijken of er binnen de cloud collaboration tool elk informatieonderdeel kan worden beveiligd. Bijvoorbeeld op het platform van Viadesk, waar je beveiligde groepen kunt instellen en vervolgens tot op itemniveau extra kunt beveiligen.

2. Waar zijn mijn gegevens?

Dit lijkt een makkelijke vraag. In de cloud natuurlijk, die grote ‘wolk’ die landsgrenzen overstijgt. Nou, het zit iets anders. Het maakt wel degelijk uit of de cloud boven Nederland ‘hangt’ of behoort tot een internationale onderneming in de VS. De vraag is eigenlijk; wie mag er aan mijn gegevens komen zonder mijn toestemming?

De nieuwe Amerikaanse Patriot Act maakt het mogelijk dat de Amerikaanse overheid toegang heeft tot alle gegevens, zelfs Europese. Geen prettig idee, toch? Ertegen in actie komen op het moment dat het zou moeten, staat gelijk aan verdwijnen in een juridisch moeras. Kijk dus uit met Amerikaanse aanbieders en let op of uw Europese aanbieder niet op Amerikaanse hostingplatforms draait.

3. Is mijn clouddienst betrouwbaar genoeg voor de lange termijn?

Niets is voor eeuwig, dus ook niet als het gaat om het toevertrouwen van persoonlijke en bedrijfsgegevens aan een (willekeurige) derde partij. Wat gebeurt er als de dienst stopt? Denk aan Friendster, de populaire voorganger van Facebook, die een jaar geleden alle gegevens van gebruikers verwijderde. Ook andere, eens veelbelovende diensten, verdwijnen net zo snel als ze op het toneel verschenen.

Ga ook na op welke wijze uw data worden beheerd. En of deze – als u dat wilt om wat voor reden -makkelijk en snel mee kunnen worden genomen bij de verhuizing naar een andere clouddienst. Vraag daarom na hoe lang een dienstverlener al in de markt is met zijn dienst. Dit geeft een goede indicatie van stabiliteit en continuïteit.

Check ook hoe het zit met de transparantie van de aanbieder. Een betrouwbare aanbieder is open over hoe het handelt als een clouddienst failliet gaat en laat de standaarden van prestatie zien in de Service Level Agreement (of SLA). Vergeet ook vooral niet te kijken naar de dienstverlening. Het is wel zo prettig als een servicemedewerker direct, persoonlijk en met kennis van zaken een probleem kan oplossen. Heel wat beter dan het doorworstelen van een vaag contactformulier.

Voor slimme organisaties zijn deze zaken van doorslaggevend belang in plaats van het (kortdurende) goede gevoel om voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten. Hoe groot is de kans dat u binnenkort met een clouddienst start om uw documenten te delen en online samen te werken? Wellicht moet u eens samen met het IT-team nadenken over bovenstaande vragen.

Dit artikel wordt u aangeboden door: Viadesk

Het Nederlandse Viadesk levert innovatieve oplossingen om beter en slimmer samen te werken. Viadesk is een gecombineerde social en professional collaboration tool in abonnementsvorm. Van microbloggen tot documenten delen en projectmatig online samenwerken met professionals in je netwerk en met collega’s.

Misschien ten overvloede, maar met Viadesk hoeft u zich over bovenstaande veiligheid, privacy- en continuïteitsissues geen zorgen te maken. Maar ook niet onbelangrijk … is het ook prettig en efficiënt documenten delen en online samenwerken in Viadesk?

Ontdek het zelf. U kunt samen met 5 collega’s gratis een omgeving aanmaken:   PROBEER VIADESK GRATIS

 

 

 

 

 

Rate this post

Print Friendly