Docufacts

Oplossingen

Kolibrie Horeca Payrolling digitaliseert intakeproces payrollmedewerkers met IntraOffice van IntraData

Kolibrie Horeca Payrolling digitaliseert intakeproces payrollmedewerkers met IntraOffice van IntraData

Schiphol-Rijk, 19 juni 2012 – Na succesvolle digitalisering van het archief, gaat Kolibrie IntraOffice nu ook inzetten voor de 100% papiervrije, digitale intake van payrollmedewerkers. Hiermee wordt de intakeperiode teruggebracht van tien naar twee werkdagen of zelfs korter. Dit betekent dat Kolibrie op een payrollmedewerker acht verloningsdagen extra kan maken. Een ander voordeel is dat het digitale proces in een closed loop wordt afgehandeld. Hierdoor houdt men grip op het proces van uitsturen én terugkrijgen. Bij een fysieke flow verliest men grip en overzicht op het moment dat de enveloppe met arbeidsovereenkomst op de post gaat. Naast procesinnovatie zijn kostenbesparingen door vermindering van print, papier en postzegels andere pluspunten. Daarbij wordt het milieu aanzienlijk minder belast door papierloze afhandeling van dit soort processen.

Kolibrie is sinds 1994 marktleider en gespecialiseerd partner in payrolling specifiek voor de horeca-, recreatie- en evenementensector, waar veel tijdelijke en parttime krachten werkzaam zijn. Meer dan 2500 kleine, middelgrote en grote ondernemingen verlonen ruim 30.000 medewerkers via Kolibrie. De digitale intake is een duurzaam alternatief voor de papieren flow en is door IntraData BV, onderdeel van de Solipsis-Groep, volledig geïntegreerd met de bestaande infrastructuur van Kolibrie. “Dit was een van de voorwaarden”, aldus Marcel Hoogstede, ICT-adviseur van Kolibrie en projectmanager. “Kolibrie werkt al met leverancier Akyla voor zaken als urenregistratie en de voorwaarde was dat medewerkers maar één keer hoeven in te loggen en niet met twee verschillende omgevingen te maken krijgen. En dat is uitstekend gelukt.”

Binnen het online portaal, de MIJN-omgeving, zet Kolibrie de te ondertekenen documenten (o.a. de arbeidovereenkomst) klaar en stuurt de payrollmedewerker een notificatie per e-mail. Deze klikt op de ondertekenknop en door middel van een sms met TAN-code zet hij een rechtsgeldige digitale handtekening. Kolibrie zet vervolgens volgens eenzelfde procedure ook een digitale handtekening. De nieuwe medewerker ontvangt tot slot per e-mail een bevestiging dat de arbeidsovereenkomst is ondertekend. Op dat moment is er sprake van een verbintenis; het document is een digitaal, rechtsgeldig origineel geworden en is door beide partijen op te vragen via dit portal. Fysieke archivering is niet nodig. Dit is een direct gevolg van in juli 2010 aangenomen wetgeving waarin het digitale document juridisch is gelijkgesteld aan de papieren tegenhanger. De medewerker kan vervolgens ook andere documenten zoals CV, ID en inschrijfkaart uploaden in het portal.

Simon Kornblum, commercieel manager IntraData: “Kolibrie is marktleider in Nederland op het gebied van payrolling voor de horeca en is de eerste in Nederland die deze dienstverlening beschikbaar stelt. Het is een 100% SAAS-oplossing en zeer vernieuwend en zal ook binnen andere sectoren, denk aan verzekeringsmaatschappijen, een grote vlucht nemen. De wetswijziging van juli 2010, is een baanbrekende wetswijziging geweest. IntraData heeft in samenwerking met zijn partner PigeonTrust de randvoorwaarden van de digitale handtekening geïmplementeerd in IntraOffice waardoor deze functionaliteit nu beschikbaar is.”

Deel dit bericht

Email This Email This

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Sep
11
Thu
2014
4:00 pm Kofax KTA Webinar
Kofax KTA Webinar
Sep 11 @ 4:00 pm – 5:00 pm
Kofax KTA Webinar @ Online
Webinar georganiseerd door ICreative. Kofax KTA: Na scannen en herkennen nu ook uw processen automatiseren? Bekijk hier de animatie van Kofax KTA. U krijgt in 90 seconden uitgelegd wat KTA voor u en uw organisatie[...]
Sep
18
Thu
2014
4:00 pm Paperless Office Challenge 2014
Paperless Office Challenge 2014
Sep 18 @ 4:00 pm – 10:00 pm
Noordwijk, 18 augustus 2014 – Veel professionals willen hun papierverbruik verminderen, maar weten niet welke software en applicaties er zijn die papierloos werken mogelijk maken. Innovatiehuis Decos, dat sinds 2011 volledig papierloos werkt, houdt daarom[...]
Sep
25
Thu
2014
all-day Basware Experience
Basware Experience
Sep 25 all-day
Basware Experience @ The Strip Conference Center | Eindhoven | North Brabant | The Netherlands
Na de succesvolle editie van vorig jaar, vragen wij uw aandacht voor de editie van 2014. De Basware Experience 2014 vindt dit jaar plaats op donderdag 25 september 2014. Reserveer deze datum alvast in uw[...]
Oct
7
Tue
2014
all-day Vakbeurs ECM – DMS Expo
Vakbeurs ECM – DMS Expo
Oct 7 – Oct 10 all-day
Vakbeurs ECM - DMS Expo @ Messe Stuttgart
DMS Expo is de grootste vakbeurs over input management, output management, document management, digitale postkamer, enterprise content management en data storage management in Europa en wordt gehouden in Duitsland. Brochure
Oct
20
Mon
2014
8:00 am Managed Document Services Confer...
Managed Document Services Confer...
Oct 20 @ 8:00 am – Oct 22 @ 5:00 pm
Managed Document Services Conferentie 2014 @ Designhotel Elephant | Prague | Hlavní město Praha | Czech Republic
De Europese Managed Document Services conferentie Transform 2014 wordt dit jaar gehouden van 20 tot 22 oktober in Praag. De conferentie richt zich op alle ontwikkelingen rond Managed Print Services, Managed Workflow Services en Managed[...]
Oct
30
Thu
2014
all-day CCM Congres 2014
CCM Congres 2014
Oct 30 all-day
Het Congres Customer Communications Management (CCM) gaat over de creatie, de levering, de opslag en het beheer van uitgaande klantcommunicatie.  Het CCM-congres volgt het congres Document Creation en Output Management (DCOM) op. Waar bij het[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar