Nijkerk,  10 mei 2012 – Uit recent onderzoek van Factuurwijzer blijkt dat meer dan de  helft van de facturen elektronisch wordt verstuurd en ontvangen. Dit impliceert  dat het gros van de bedrijven in de praktijk te maken heeft met zowel  elektronische als papieren facturen. Om bedrijven een totaaloplossing te kunnen  bieden voor het verwerken van hun inkomende facturen is Certipost, ervaren  specialist in beveiligde elektronische gegevensuitwisseling, een strategisch  partnership aangegaan met BancTec. BancTec  zal instaan voor het scannen en verwerken van de papieren  factuurgegevens.

Omdat  de meeste bedrijven in de praktijk zowel elektronische als papieren facturen  versturen en ontvangen, is het doorgaans eveneens zo dat zij de facturen deels  digitaal en deels handmatig verwerken. Het opslaan van papieren documenten wordt  echter alsmaar kostbaarder. Ter illustratie, elektronisch factureren is  inmiddels 57 procent goedkoper dan handmatig factureren als het gaat om  uitgaande facturen en zelfs 62 procent als het inkomende facturen betreft.  Tegelijkertijd wordt het met handmatige verwerking van papieren facturen steeds  lastiger om te voldoen aan de steeds hoger wordende eisen met betrekking tot  snelle toegankelijkheid van de informatie. Nieuwe voorschriften voor  verslaglegging en archivering compliceren het beheer van papieren facturen nog  verder. Bovendien gebeurt de afhandeling van elektronische en papieren facturen  in veel gevallen in twee verschillende  systemen. Dit is niet alleen inefficiënt, maar vergroot ook de kans op fouten.

Eén  systeem voor elektronische verwerking

Bovengenoemde  nadelen kunnen worden ondervangen door ook de papieren facturen elektronisch af  te handelen. Om dit mogelijk te maken is Certipost een samenwerkingsverband  aangegaan met BancTec. Met de Scan & Capture-oplossing van BancTec kunnen  papieren facturen worden gescand en kan data worden ingelezen en gevalideerd. De  integratie van de oplossing van Certipost en die van BancTec heeft geleid tot  een totaaloplossing waarmee bedrijven de inkomende factuurstroom volledig  digitaal kunnen afhandelen via het elektronisch communicatieplatform Certipost.  Bedrijven kunnen via een connector eenvoudig de koppeling maken tussen het  platform van Certipost en hun boekhoud- of ERP software. De digitale gegevens  van zowel de elektronische als papieren facturen worden op deze manier  rechtstreeks in het eigen systeem van de klant geboekt. De goedkeuring en het  vrijgeven voor betaling gebeurt met een minimum aan handmatige  tussenkomst.

Beste van twee werelden

Volgens Gert Roeckx, CEO van Certipost is de keuze voor BancTec  logisch: ‘Om  onze klanten de best mogelijke oplossing te bieden, werken wij alleen samen met  gespecialiseerde partners. BancTec heeft al meer dan dertig jaar ervaring met oplossingen voor scanning en  data capturing.’

Michel  van ’t Holt, General Manager BancTec Nederland: ‘Dankzij onze data  capture-oplossing kunnen gegevens uit papieren facturen worden geconverteerd  naar direct bruikbare digitale gegevens die rechtstreeks kunnen worden ingevoerd  in het systeem van Certipost voor elektronische factuurafhandeling. Naast de  geïndexeerde inhoud wordt een afbeelding van het complete document gearchiveerd.  Dankzij deze one-stop-shop-ontzorg-oplossing kunnen organisaties de kosten  verlagen, processen efficiënter maken en een betere dienstverlening aan hun  klanten bieden.

Rate this post

Print Friendly