Stichting Nieuwe  Veste, actief op het gebied van kennis en informatievoorziening,  cultuureducatie, kunst en talentontwikkeling, heeft onlangs gekozen  voor  een digitale factuuroplossing van Thysia en haar partner BCT. Het proces van  verwerking en goedkeuring van inkomende facturen kan hiermee aanzienlijk  versneld worden. De factuuroplossing is volledig gebaseerd op Microsoft  SharePoint, waardoor informatie met meerdere mensen gedeeld kan worden en  facturen eenvoudig traceerbaar zijn.

Als  onderdeel van de Gemeente Breda verzorgde de gemeente voorheen alle financiële  administratie. “Hier werden alle facturen ingescand welke vervolgens door onze  budgethouders digitaal werden goedgekeurd. Sinds de verzelfstandiging van  Stichting Nieuwe Veste, verzorgen wij de financiële administratie zelf. Hierdoor  hebben we ook een eigen automatische factuuroplossing nodig”, aldus Rolf van  Dongen, afdelingshoofd Financiën & Control bij Stichting Nieuwe Veste.

Zoektocht  naar een geïntegreerde factuuroplossing

Nieuwe  Veste heeft aangegeven een geïntegreerd systeem voor factuurverwerking in  combinatie met Dynamics NAV te zoeken. Deze dient vergelijkbaar te werken zoals  men gewend was vanuit de gemeente Breda. Op jaarbasis ontvangt de organisatie  ongeveer 4000 facturen en bijbehorende documenten zoals opdrachtbrieven,  bestelbonnen en afleverbonnen.

Met  de komst van de ECM oplossing van Thysia en haar partner BCT worden  inkoopfacturen gedigitaliseerd en informatie van de facturen wordt geëxtraheerd.  De facturen worden in SharePoint geplaatst, aangevuld door de financiële  administratie met codeerregels en als conceptboeking geboekt in Dynamics NAV. De  digitale facturen kunnen direct vanuit Dynamics NAV maar ook vanuit SharePoint  (Document Management Systeem) worden bekeken en teruggevonden worden.

Flinke  besparing en verbeterde efficiency

“Wij  wilden uitgaan van een oplossing gebaseerd op Microsoft SharePoint, omdat we in  de toekomst meer willen ontwikkelen op dit platform. Wij hebben om deze reden  gekozen voor de oplossing van Thysia Information Management”, vertelt Rolf van  Dongen.

Daarnaast  is het voor Nieuwe Veste een voordeel dat de deelnemers aan het  factuurproces voor het coderen en accorderen van facturen niet rechtstreeks in  Dynamics NAV hoeven te werken en kan er flink bespaard worden op extra  licenties. De taken voor de budgethouders  (afdelingshoofden) en prestatieverklaarders worden volledig via SharePoint  afgehandeld.

Naast  de voordelen van papiervermindering kunnen facturen niet zoekraken en komen  fouten zelden voor. Medewerkers hebben de mogelijkheid om belangrijke  informatie met meerdere werknemers te delen en de status van een factuur in te  zien door middel van autorisaties. Dit leidt tot verbeterde efficiency en  productiviteit.

Microsoft  SharePoint een bewuste keuze

“Wij  hebben de behoefte om al onze documenten goed toegankelijk te maken voor al onze  medewerkers. Inzicht in up-to-date informatie is van groot belang. We hebben  gekozen voor Microsoft SharePoint als platform omdat deze toekomstgericht is”,  vervolgt Rolf van Dongen.

De kracht van de ECM  software gecombineerd met SharePoint ligt in het feit dat er op één platform  (SharePoint) verschillende toepassingen gerealiseerd kunnen worden. De  factuuroplossing is hier een treffend voorbeeld van. Vanaf juli 2012 zal Stichting Nieuwe Veste de  factuuroplossing in gebruik nemen en alle inkoopfacturen automatisch verwerken.

Over  Stichting Nieuwe Veste
Stichting Nieuwe  Veste bestaat uit Bibliotheek Breda, Nieuwe Veste  centrum voor de kunsten  en Cultuurwinkel Breda. De organisatie vervult een belangrijke rol op het gebied  van kennis en informatievoorziening, cultuureducatie, ondersteuning van de  amateurkunst en talentontwikkeling.

Rate this post

Print Friendly