BCT, aanbieder van  oplossingen voor enterprise content management, document management en workflow,  vindt een gefaseerde implementatie van e-facturatie bij overheidsorganisaties en  instellingen niet onverstandig. “Er wordt de laatste tijd wel eens geopperd dat  het doorsturen van facturen in PDF-format een halfbakken oplossing is”, zegt Raf  Withofs, Business Developer bij BCT, “maar daar zijn we het niet mee eens. Er  zijn grote gemeenten die zich met betrekking tot e-facturatie en digitale  facturen ambitieuze doelen hebben gesteld, en innovatieve kleine gemeenten die  altijd voorop lopen met nieuwe ICT-toepassingen. Zij zijn al een eind op weg met  de invoering van e-facturatie, maar voor de grote middenmoot lijkt de  implementatie van e-facturatie een zware belasting. Voor hen is het werken met  facturen in PDF-formaat dus een realistische en haalbare tussenstap.”

BCT is met zo’n 250  klanten in de overheid, bij waterschappen, brandweer en politie een van de  toonaangevende leveranciers van document management systemen en  workflowtoepassingen. Het Nederlandse softwarebedrijf levert ook oplossingen  voor de verwerking van inkomende en uitgaande facturen (Corsa/Invoice) en voor  het automatisch classificeren en registreren van facturen (Corsa/E-invoice).

Goede  voorbereiding

“De overheid pusht  e-facturatie enorm”, zegt Withofs. “De doelstelling is dat overheden dit jaar al  minimaal 10% van hun facturen digitaal verwerken. We vinden dat uiteraard een  goede zaak, want we weten van onze klanten dat e-facturatie de procedures flink  versnelt en tot aanzienlijke kostenbesparingen leidt. Maar we zijn ook van  mening dat gemeenten en instellingen zich goed moeten voorbereiden op de  implementatie van e-facturatie. De ideale en meest uitgebreide oplossing heeft  nogal wat voeten in de aarde. Dan praat je over het aanleveren van digitale  facturen in bijvoorbeeld .csv-bestanden of in het XBRL-, HR/XML-, UN/Cefact- of  UBL2.0 formaat, die direct in de financiële administratie ingelezen en verwerkt  kunnen worden. Er zijn in Nederland diverse financiële pakketten en ERP-systemen  in gebruik, die allemaal hun eigen technologie hebben, maar die wel met de  e-facturatie oplossing geïntegreerd moeten worden. Omdat de archivering en  traceerbaarheid van de originele facturen aan bepaalde wet- en regelgeving moet  voldoen, is een koppeling met een volwaardig document management systeem  eveneens noodzakelijk.”

PDF als  tussenstap

Volgens Withofs is  het werken met gedigitaliseerde facturen in PDF-formaat een prima tussenstap. De  papieren facturen worden als PDF opgeslagen en vervolgens digitaal verstuurd.  Bij de ontvanger worden ze ingeboekt in de financiële administratie, in een  document management systeem opgeslagen en vervolgens via een workflow voor  goedkeuring en verwerking door de organisatie geleid. Die methodiek is een prima  manier om kennis te maken met e-facturatie en de organisatie aan de systematiek  te laten wennen. Daarna kun je volgens hem stapsgewijs werken aan een de  introductie van echte, digitale facturen.

Eigen  transactieportalen

Overigens plaatst  Withofs ook zijn vraagtekens bij het gebruik van zogenaamde transactieportalen  om digitale facturen te versturen. “Zo’n portal fungeert puur als een soort  postbode, die digitale facturen aflevert. Het aantal digitale facturen is nog  klein, maar waarom zouden gemeenten of instellingen op dergelijke portals  aansluiten als ze zelf ook volop bezig zijn met het ontwikkelen van portalen  voor het zakendoen met leveranciers of het afhandelen van aanvragen van burgers  en bedrijven. Die portalen kun je ook voor het ontvangen van facturen gebruiken.  Het grote voordeel is, dat de facturen die via de eigen portalen binnenkomen ook  direct aan de specifieke orders en de werkprocessen in het zaaksysteem gekoppeld  kunnen worden.”

Factuurcongres

BCT is op 24 april  aanwezig op het Factuurcongres, dat gehouden wordt in het Evoluon in Eindhoven.  Op de informatiemarkt kunnen de bezoekers terecht voor meer informatie over de  factuuroplossingen van BCT. Daarbij gaat het niet alleen over het digitaal   verwerken van facturen en e-factureren, maar ook de integratie van  factuurverwerkingsoplossing in het digitaliseren van alle financiële processen  staat centraal.

Rate this post

Print Friendly