BCT, aanbieder van oplossingen voor enterprise content management, document management en workflow, vindt een gefaseerde implementatie van e-facturatie bij overheidsorganisaties en instellingen niet onverstandig. Er wordt de laatste tijd wel eens geopperd dat het doorsturen van facturen in PDF-format een halfbakken oplossing is, zegt Raf Withofs, Business Developer bij BCT, maar daar zijn we het niet mee eens. Er zijn grote gemeenten die zich met betrekking tot e-facturatie en digitale facturen ambitieuze doelen hebben gesteld, en innovatieve kleine gemeenten die altijd voorop lopen met nieuwe ICT-toepassingen. Zij zijn al een eind op weg met de invoering van e-facturatie, maar voor de grote middenmoot lijkt de implementatie van e-facturatie een zware belasting. Voor hen is het werken met facturen in PDF-formaat dus een realistische en haalbare tussenstap.
BCT is met zon 250 klanten in de overheid, bij waterschappen, brandweer en politie een van de toonaangevende leveranciers van document management systemen en workflowtoepassingen. Het Nederlandse softwarebedrijf levert ook oplossingen voor de verwerking van inkomende en uitgaande facturen (Corsa/Invoice) en voor het automatisch classificeren en registreren van facturen (Corsa/E-invoice).
Goede voorbereiding
De overheid pusht e-facturatie enorm, zegt Withofs. De doelstelling is dat overheden dit jaar al minimaal 10% van hun facturen digitaal verwerken. We vinden dat uiteraard een goede zaak, want we weten van onze klanten dat e-facturatie de procedures flink versnelt en tot aanzienlijke kostenbesparingen leidt. Maar we zijn ook van mening dat gemeenten en instellingen zich goed moeten voorbereiden op de implementatie van e-facturatie. De ideale en meest uitgebreide oplossing heeft nogal wat voeten in de aarde. Dan praat je over het aanleveren van digitale facturen in bijvoorbeeld .csv-bestanden of in het XBRL-, HR/XML-, UN/Cefact- of UBL2.0 formaat, die direct in de financiële administratie ingelezen en verwerkt kunnen worden. Er zijn in Nederland diverse financiële pakketten en ERP-systemen in gebruik, die allemaal hun eigen technologie hebben, maar die wel met de e-facturatie oplossing geïntegreerd moeten worden. Omdat de archivering en traceerbaarheid van de originele facturen aan bepaalde wet- en regelgeving moet voldoen, is een koppeling met een volwaardig document management systeem eveneens noodzakelijk.
PDF als tussenstap
Volgens Withofs is het werken met gedigitaliseerde facturen in PDF-formaat een prima tussenstap. De papieren facturen worden als PDF opgeslagen en vervolgens digitaal verstuurd. Bij de ontvanger worden ze ingeboekt in de financiële administratie, in een document management systeem opgeslagen en vervolgens via een workflow voor goedkeuring en verwerking door de organisatie geleid. Die methodiek is een prima manier om kennis te maken met e-facturatie en de organisatie aan de systematiek te laten wennen. Daarna kun je volgens hem stapsgewijs werken aan een de introductie van echte, digitale facturen.
Eigen transactieportalen
Overigens plaatst Withofs ook zijn vraagtekens bij het gebruik van zogenaamde transactieportalen om digitale facturen te versturen. Zon portal fungeert puur als een soort postbode, die digitale facturen aflevert. Het aantal digitale facturen is nog klein, maar waarom zouden gemeenten of instellingen op dergelijke portals aansluiten als ze zelf ook volop bezig zijn met het ontwikkelen van portalen voor het zakendoen met leveranciers of het afhandelen van aanvragen van burgers en bedrijven. Die portalen kun je ook voor het ontvangen van facturen gebruiken. Het grote voordeel is, dat de facturen die via de eigen portalen binnenkomen ook direct aan de specifieke orders en de werkprocessen in het zaaksysteem gekoppeld kunnen worden.
Factuurcongres
BCT is op 24 april aanwezig op het Factuurcongres, dat gehouden wordt in het Evoluon in Eindhoven. Op de informatiemarkt kunnen de bezoekers terecht voor meer informatie over de factuuroplossingen van BCT. Daarbij gaat het niet alleen over het digitaal verwerken van facturen en e-factureren, maar ook de integratie van factuurverwerkingsoplossing in het digitaliseren van alle financiële processen staat centraal.
