Koppeling  DMS en Tribe KRD zorgt voor beter toegankelijke informatie

BCT, aanbieder van  oplossingen voor document management, workflow en enterprise content management,  heeft onlangs de koppeling gerealiseerd tussen document management systeem (DMS)  Corsa en het studentregistratiesysteem Tribe KRD van ROC Aventus. ROC Aventus,  met ruim 200 mbo-opleidingen en 12.000 studenten een van de grootste  opleidingscentra in de stedendriehoek Apeldoorn, Deventer en Zutphen, koos al in  2009 voor Corsa. Na het digitaliseren van de factuur- en contractafhandeling is  de onderwijsinstelling nu volop bezig met het digitaliseren van alle  studentendossiers. Door de koppeling tussen Corsa en Tribe KRD (ook bekend als  EduArte) is de informatie altijd up-to-date, want gegevens in de digitale  documenten worden automatisch gesynchroniseerd met het  registratiesysteem.

Het  kernregistratiesysteem Tribe KRD werd speciaal ontwikkeld voor een aantal  samenwerkende ROC’s, waaronder ROC Aventus. Sinds anderhalf jaar is het systeem  operationeel. “In het KRD registreren we alle gegevens van de studenten, zoals  welke opleiding ze volgen, wanneer ze zijn ingeschreven en wanneer ze in  aanmerking komen voor een diploma”, vertelt Roy Dusink, hoofd automatisering bij  ROC Aventus. “Maar het is geen pakket waarmee je een dossier opbouwt.” De  studenteninformatie wordt dankzij de koppeling beschikbaar gesteld aan Tribe  KRD. De gebruikers van de kernregistratie merken niet dat de informatie  afkomstig is uit het DMS. Corsa zorgt ervoor dat de informatie volgens de  voorwaarden van het basisselectiedocument wordt vastgelegd en bewaakt ook de  bewaringstermijnen. Dusink licht toe hoe de koppeling werkt: “De  studentendossiers worden gescand en in het DMS opgeslagen. Daar zijn ze met  behulp van diverse zoekfuncties toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers.  Tegelijkertijd wordt de informatie uit het document gesynchroniseerd met de data  in het KRD. Vanuit het registratiesysteem zijn alle bijbehorende documenten en  correspondentie te vinden; via een link kunnen medewerkers direct een specifiek  document openen.

Nu de koppeling  volledig operationeel is, gaan de administratieafdelingen de komende maanden van  start met het digitaliseren van alle studentdossiers. “Op dit moment worden de  bekostigingsdocumenten van alle studenten die ingeschreven staan bij de sectoren  Mobiel en Techniek van Aventus gescand”, zegt Dusink. “Hiervoor hebben we twee  speciale werkplekken ingericht, zodat dit snel en efficiënt  verloopt.”

De volgende stap in  het digitaliseringsproject van ROC Aventus wordt het automatiseren van de  medewerkersdossiers. “Daarnaast zijn we nog bezig met een keuzetraject voor een  studentbegeleidingssysteem. Hiermee automatiseren we de correspondentie met de  student. Ook dit systeem zal weer gekoppeld worden aan Corsa, zodat alle  informatie bij elkaar – en dus beter toegankelijk – wordt”, aldus  Dusink.

Rate this post

Print Friendly