DMS van  BCT verbetert efficiëntie in nieuwe organisatiestructuur

Veiligheidsregio  Zeeland, het orgaan voor fysieke veiligheid, rampenbestrijding en  crisisbeheersing in Zeeland, heeft onlangs de implementatie van het document  management systeem (DMS) Corsa van BCT succesvol afgerond.  De organisatie staat aan de vooravond van een grote reorganisatie, waarbij de  twaalf gemeentelijke brandweerkorpsen in Zeeland officieel onderdeel worden van  de veiligheidsregio. Door deze uitbreiding was het noodzakelijk om de  poststromen en interne werkprocessen kritisch onder de loep te nemen. Corsa  wordt ingezet om de distributie, afhandeling en archivering van informatie  efficiënter in te richten.

Met de komst van de  brandweerkorpsen groeit de organisatie van 50 naar ongeveer 250 medewerkers en  ze is daarnaast verantwoordelijk voor de ongeveer 1.200 vrijwillige  brandweerlieden. “De nieuwe veiligheidsregio heeft een behoorlijk complex  karakter”, licht Martin Troost, projectleider bij de veiligheidsregio, toe. “Wij  zijn een samenwerking tussen brandweerzorg, de Geneeskundige  Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR), de Gemeenschappelijke Meldkamer  Zeeland (GMZ) en de rampenbestrijding- en crisisbeheersingsteams. Daarnaast  werken we nauw samen met de Zeeuwse gemeenten. Ik verwacht in de nieuwe  organisatie het tienvoudige aan informatie en documenten. Voor ons was slimme  automatisering dus een voorwaarde om de werkprocessen in goede banen te leiden.”  Een ander belangrijk aspect bij de keuze voor een DMS was de geografische  ligging van de veiligheidsregio. Troost: “Zeeland is een uitgestrekte regio. Met  meerdere hoofdlocaties verspreid over deze regio is het zeer kostbaar om  bijvoorbeeld poststukken op tijd bij de juiste persoon te  krijgen.”

Na een verkennende  marktstudie koos de Veiligheidsregio Zeeland voor BCT. “Met name omdat Corsa al  door een aantal Zeeuwse gemeenten gebruikt wordt en veel nieuwe medewerkers het  systeem dus al kennen”, vertelt Troost. Corsa wordt in eerste instantie ingezet  om de post- en documentstromen te digitaliseren. Hij vervolgt: “We hebben  binnenkort één centrale postkamer, waar alle inkomende post gescand wordt en  vervolgens automatisch naar de juiste medewerker wordt gestuurd. Ook interne  documenten, zoals beleidsnotities, gaan via een workflow de organisatie in. Op  deze manier zien behandelaars altijd de laatste versie van een document en is  het duidelijk wie wanneer een stuk moet accorderen.”

Nu de implementatie –  binnen vier maanden – is afgerond verwacht Troost veel van de nieuwe manier van  werken: “Geen documenten die kwijt raken of te laat worden behandeld en meer  overzicht voor de medewerkers. En door digitaal te werken voorkomen we dat onze  archiefruimten snel vollopen. We hebben vanuit de oorspronkelijke kleine  organisatie simpelweg niet de ruimte om driedubbel zoveel dossiers op te slaan.”  In de toekomst kijkt Veiligheidsregio Zeeland naar koppelingen met bijvoorbeeld  het financiële systeem en de HRM-dossiers. “We willen echter eerst de basis goed  hebben en een sterk platform ontwikkelen, dat we in een later stadium verder  kunnen uitbreiden”, besluit Troost.

Rate this post

Print Friendly