Docufacts

Oplossingen

Digitalisering – Capture met een tablet, kan dat?

Digitalisering – Capture met een tablet, kan dat?

De tablet wint in sneltreinvaart terrein in de professionele wereld. Zomaar een greep in een aantal ontwikkelingen die ik in mijn directe omgeving zie. De werkgever van een vriend van me, een groothandel in de installatiemateriaal, geeft zijn grote klanten een iPad met app, zodat ze op de bouw bestellingen kunnen plaatsen en kunnen zien wanneer een bestelling wordt verwacht. Op de school van mijn kinderen krijgen zowel docenten als brugpiepers volgend jaar een iPad met leermiddelen. Een zwager van me zit in de raad van een middelgrote gemeente in het oosten van het land, en je raadt het al, ook daar heeft ieder raadslid een iPad met toegang tot vergaderstukken.

The rise of the tablet

In december mocht ik aanschuiven in de respectabele bankjes van de Senaat. Ondanks het wat stoffige imago van dit instituut was het er toch maar mooi in geslaagd om effectief digitaal vergaderen in te voeren. De griffier presenteerde vol trots de vergader-app. De belangstelling was groot, het was druk met overwegend mensen uit de verschillende overheden. De tablet is een uitstekend platform om informatie digitaal beschikbaar te maken en van eigen notities te voorzien. Het is daarmee een goed kijkglas op een ECM, Document Management of Records Management systeem. Het voorbeeld van de eerste kamer toonde dat ook aan; de oplossing was gebouwd bovenop een bestaand en goed ingericht DM-systeem.

iCapture?

Wat bovenstaande voorbeelden gemeen hebben is dat de tablets vooral gebruikt worden informatie uit zo’n systeem te halen en deze hooguit van wat persoonlijke notities te voorzien. Een hele goede toepassing, maar juist de tablet biedt goede mogelijkheden om eenvoudig informatie in het systeem op te nemen. Om in Records Management termen te spreken; capture.

De eigenschappen die de tablet zo succesvol maken voor bijvoorbeeld digitaal vergaderen, zijn ook de eigenschappen die nieuwe mogelijkheden voor capture bieden:

  • Door zijn omvang en bedieningsgemak brengt het IT op plekken waar dit vroeger zeer onhandig, omslachtig of zelfs helemaal niet mogelijk was. Bijvoorbeeld aan het bed in een ziekenhuis of in de raadszaal.
  • In de tablet zijn verschillende randapparaten geïntegreerd zoals een camera, een microfoon en een GPS systeem. Andere randapparaten zijn te koppelen door middel van USB of Bluetooth
  • De tablet kan onderdeel zijn van een netwerk of contact maken met andere apparaten.
  • Een tablet kan zelf applicaties draaien, als front-end dienen van een server-applicatie en combinaties daarvan

Als “HIER” en “NU” belangrijk zijn is een tablet op zijn plaats. “HIER” aan tafel bij de klant en “NU” ik vragen kan stellen en de antwoorden meteen kan invoeren. Een tablet is echter geen volledige vervanger van een PC. In veel gevallen is een toetsenbord en muis toch makkelijker. Iedereen die wel eens met apps werkt zal ervaren hebben dat een gebruiksvriendelijke app:

  • Meestal maar een of enkele functies heeft.
  • Functies zoveel mogelijk door aanwijzen en tappen worden bestuurd
  • Functies intuïtief werken, zoveel mogelijk aansluiten bij de belevingswereld van de gebruiker
  • Geen invoer van grote lappen tekst vereisen

De vergader-app van de eerste kamer was wat dat betreft een goed voorbeeld. Een senator kon via de app de agenda openen, op een agenda-item tappen om de bijbehorende stukken in te zien aantekeningen te maken, op een knop tappen om de stukken alsnog af te laten drukken, en indien gewenst toegang krijgen tot archiefstukken.

Terug naar hoe een tablet voor capture ingezet kan worden. Veel gebruikte methoden van capture zijn scanning, uploaden, in een digitale of echte dossiermap plaatsen. Doorgaans tegelijk of kort na capture wordt een document of andersoortig record geclassificeerd en van metadata voorzien, om het betekenis te geven, te kunnen beheren en terug te kunnen vinden. In de praktijk houdt dit vaak in dat informatie moet worden overgetypt of automatisch herkend, documenten moeten worden verplaatst om gescand en geïndexeerd te worden. Scannen en indexeren wordt vaak uitgevoerd door gespecialiseerd personeel dat niet altijd over de noodzakelijke kennis van het bedrijfsproces beschikt.

Deze manier van werken kost tijd, geld en is in meer of mindere mate foutgevoelig. Beter zou het zijn als capture zou worden uitgevoerd “in” het bedrijfsproces door iemand met kennis van dat bedrijfsproces. Vaak zijn dit soort werknemers echter te duur voor deze taak en, omdat het door veel mensen als een vervelend klusje wordt gezien, niet gemotiveerd om de taak zorgvuldig uit te voeren. Een verpleegkundige wil immers liever mensen verzorgen dan achter een computer zitten. Door een tablet te gebruiken bij het opnemen van een document in een ECM / ERM systeem kunnen grote voordelen worden gehaald:

  • Een aantal tussenstappen kan worden verwijderd, wat tijd en geld scheelt en de kans op fouten verkleint.
  • Het document wordt in het ECM/ERM systeem opgenomen door iemand met kennis van het bedrijfsproces wat de kans op fouten verder verkleint
  • Documenten zijn met minimale vertraging beschikbaar in het bedrijfsproces
  • Veel metadata wordt automatisch toegevoegd, wat de kwaliteit van die metadata sterk verbetert.

Een tablet heeft in principe alles in zich om capture volledig uit te voeren

De tablet kan via een app toegang geven tot bedrijfsapplicaties; een product of klant-administratie en/of een ECM of ERM systeem. In de product of klant administratie kunnen bijvoorbeeld klant of productgegevens gevonden worden en in het ECM systeem kan het juiste dossier worden gelokaliseerd. De context voor capture is aanwezig; veel metadata kan worden ingevuld, voordat een document zelfs maar gescand is.

De camera van de tablet kan een foto maken van een document, bijvoorbeeld een getekend contract. De app kan van zo’n foto een scan maken en tekst zonodig automatisch herkennen door middel van OCR-technologie. Omdat de foto is gemaakt binnen de context van het geselecteerde dossier, is een groot deel van de metadata al ingevuld. Wat niet is ingevuld maar wellicht wel op het document aanwezig is, kan met de vinger geselecteerd worden om te worden ge-OCR-d. GPS kan, indien relevant, de locatie toevoegen, en het netwerk de datum en tijd. Als het fysieke document niet bewaard hoeft te blijven, kan het na een visuele controle van de scan meteen vernietigd worden.

Deze toepassingen zijn er. In de VS bieden banken de mogelijkheid om een cheque te scannen, OCR-en en, na bevestiging van de gebruiker dat de juiste informatie van de cheque is gehaald, het geld over te maken op de rekening van de ontvanger. De cheque mag daarna in stukjes worden gescheurd. Dezelfde technologie wordt gebruikt om rekeningen te betalen. In Nederland biedt een grote bank deze technologie aan om acceptgiro’s te betalen.

Het bovenstaande voorbeeld heeft betrekking op echte documenten, iets wat in een kantoor-omgeving vaak voor zal komen. Afhankelijk van de sector kan een record echter vele andere verschijningsvormen hebben; een röntgenfoto van een patiënt, een hartfilmpje, een gesproken proces verbaal.

In de Nederlandse ziekenhuizen wordt nog vaak met papier gewerkt, het Elektronisch Patiënten Dossier en Elektronisch Verpleeg Dossier komen nog niet in het gewenste tempo van de grond. Een van de problemen is dat medici en verpleging het vaak als een administratieve last zien; informatie moet overgetypt worden in een EPD-systeem, en als je aan het bed staat heb je dat EPD dan weer niet bij je.

Maar stel je nou eens het volgende voor; een verpleegkundige komt aan het bed van een patiënt met een tablet, identificeert de patient in het EPD systeem door de barcode te scannen, ziet de aanwijzingen van de arts op zijn/haar scherm; bloeddruk en temperatuur meten. De bloeddruk en temperatuur worden gemeten en de bloeddrukmeter en thermometer geven de gegevens door via bluetooth aan de tablet, die ze aan het EPD toevoegt, inclusief metadata als b.v. patient-datum-tijd. De verpleegkundige maakt notities op de tablet of spreekt deze in.

En zo zijn er nog legio voorbeelden te verzinnen van bedrijfsprocessen waarin informatie uit gewoonte wordt gelezen door mensen, overgetypt in een systeem om vervolgens op een ander moment weer uitgeprint te worden omdat het ergens anders nodig is. Puur en alleen omdat er vroeger nu eenmaal geen netwerkcomputer-camera-scanner-GPS-dictafoon-videotelefoon-aansluitpuntvoorandereapparaten beschikbaar was.

Apps

In de Apple iTunes Apps Store en de Android Market zijn verschillende scan- en capture apps beschikbaar, bijvoorbeeld:

Auteur is Mark Disselhorst van onafhankelijk adviesbureau Mar-consulting en heeft onderzoek gedaan naar mobile capture toepassingen binnen informatie intensieve processen.

 

m4s0n501

Deel dit bericht

Email This Email This

About Mark Disselhorst

Mark Disselhorst is consultant op het gebied van Digitalisering, Electronic Archiving en Records Management.

View all posts by Mark Disselhorst →

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.
Feb
10
Tue
2015
all-day Integrated Systems 2015
Integrated Systems 2015
Feb 10 – Feb 12 all-day
De vakbeurs in de Amsterdamse  over het integreren van technologie in onze werkomgeving en samenleving. Ga naar http://www.iseurope.org  voor meer informatie over deze vakbeurs.
Feb
23
Mon
2015
all-day Hunkeler Innovationdays
Hunkeler Innovationdays
Feb 23 – Feb 26 all-day
Van 23 tot en met 26 februari 2015 worden in het Zwitserse Luzern de Hunkeler Innovationdays georganiseerd. Dit evenement wordt één keer per twee jaar gehouden. Het door Hunkeler, producent van paper processing oplossingen, geïnitieerde[...]

View Calendar

Docufacts
Docufacts is de grootste Nederlandstalige informatie- en inspratiebron voor professionals over het vakgebied document- en informatie management.