Sliedrecht, 15 februari 2012 – Ammertech heeft U4Invoice in gebruik genomen. Met behulp van deze oplossing, geïntegreerd in het ERP-systeem Agresso Wholesale van UNIT4, heeft de technische groothandel het verwerkingsproces van binnenkomende facturen volledig geautomatiseerd. Behalve een aanzienlijke tijdsbesparing ervaart Ammertech sneller inzicht in verschillen in gegevens op de factuur en de werkelijke levering.

Ammertech levert producten voor lagertechniek, aandrijftechniek en as-naaf verbindingen van een aantal leveranciers. Vanwege de geringe omvang, 22 medewerkers, wil de technische groothandel zich zo veel mogelijk bezighouden met de klanten en dus een minimum aan tijd kwijt zijn aan administratieve werkzaamheden.

De groothandel beschikte al over het ERP-systeem Agresso Wholesale voor stroomlijning van het logistieke proces en de financiële administratie en heeft daaraan een webshop gekoppeld voor elektronisch bestellen. De factuurverwerking gebeurde nog handmatig en er waren meerdere mensen bij betrokken. Dit zorgde voor vertraging en een verhoogde kans op fouten.

U4Invoice maakt dit overbodig. Papieren facturen gaan bij binnenkomst door de scanner en komen in Agresso Wholesale op de juiste leveranciersnaam bij de juiste kostenplaats terecht. Hetzelfde geldt voor binnenkomende elektronische facturen. De betrokken manager ontvangt een e-mail en kan de factuur goed- of afkeuren. Bij goedkeuring wordt de factuur automatisch boekhoudkundig verwerkt. Bij afkeuring is direct te zien wat het verschil is tussen bestelde en geleverde producten doordat U4Invoice geïntegreerd is in Agresso Wholesale. Gelijktijdig wordt er een digitaal archief opgebouwd waar historische facturen gemakkelijk in terug te vinden zijn, inclusief de eventuele notities.

Het systeem is zelflerend. Dit houdt in dat de eerste factuur van een leverancier een keer moet worden ingevoerd; daarna herkent de oplossing de volgende factuur van dezelfde leverancier direct.

Jan van den Hurk, directeur bij Ammertech: “U4Invoice levert een flinke tijdsbesparing op en we zijn zeer tevreden over de implementatietijd. Wij zijn een kleine verkooporganisatie en willen ons volledig kunnen richten op het goed bedienen van onze klanten. Door de ingebruikname van U4Invoice hoeft slechts één medewerker zich bezig te houden met de factuurverwerking. Dit waren eerst meerdere collega’s. De tijd die we nu overhouden, besteden we aan verdere verbetering van ons verkoopproces

 

Rate this post

Print Friendly