Een zorgvuldige selectie brengt Shimano naar ISProjects voor verwerking van haar meer dan 20.000 inkomende facturen per jaar.

Shimano Europe Group is de overkoepelende organisatie voor diverse verkoopkantoren die verantwoordelijk zijn voor de verkoop, marketing en service van technisch hoogwaardige hengelsportartikelen, fietsonderdelen en andere sportuitrusting in Europa. Het hoofdkantoor is gevestigd in Nunspeet, Nederland. Het Europese ‘Team Shimano’ bestaat momenteel uit meer dan 400 enthousiaste collega’s verspreid over kantoren in Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Engeland, Italië, Zweden, Finland, Noorwegen en Polen.

De administratie van de bedrijven van Shimano Europe in Duitsland, België en Nederland is centraal gevestigd in het hoofdkantoor in Nederland. Zij maken gebruik van JD Edwards software voor onder andere de verwerking van ongeveer 21.000 inkomende facturen per jaar voor zeven administraties. Zes full users en bijna zestig controleurs, adviseurs en budgethouders zijn betrokken bij goedkeuring en verwerking van de facturen.

Goedkeuring buiten kantoor, verbetering interne controle en meer efficiency
Voorheen verliep de factuurverwerking bij Shimano Europe hetzelfde als bij de meeste andere organisaties. Facturen kwamen op papier of via pdf, om vervolgens geprint te worden, binnen voor verwerking door de crediteuren administratie. De facturen werden in JD Edwards geboekt met een betalingsblokkering en daarna werd de originele factuur verstuurd naar de goedkeurder voor akkoord door middel van een handtekening. Na akkoord werd de betalingsblokkering van de facturen handmatig verwijderd in JD Edwards, zodat de facturen betaald konden worden. “Omdat een groot aantal medewerkers van Shimano regelmatig op reis is, wilden wij graag dat men ook buiten kantoor de facturen goed kon keuren. Verder zochten wij naar meer efficiency in de verwerking van de inkomende facturen en verbetering van de interne controle”, vertelt Wim Hartog, Financieel Projectmanager, Shimano Europe.

Uitgebreid selectie traject
Shimano heeft met name via internet over een groot aantal leveranciers informatie ingewonnen. Daaruit hebben zij vier leveranciers geselecteerd die de mogelijkheid hebben gekregen om hun software te demonsteren. “Op basis van de kennis van en integratie met JD Edwards hebben wij na deze demonstraties een tweede selectie gemaakt. Vervolgens hebben wij van ISProjects en één andere mogelijke leverancier een bestaande gebruiker bezocht. Omdat ISProjects direct al een goed gevoel gaf over de integratie, hebben wij tijdens het referentiebezoek voornamelijk gekeken of het proces vlot verloopt en of de workflowmodule goed werkt. Verder is het prettig een ervaringsverhaal te horen”, vervolgt Hartog.

Kennis van JD Edwards en een bewezen solide integratie bepalen de keuze
De toekomstige gebruikers zijn door Shimano zeer sterk betrokken in het keuzetraject. “Twee van de zes full users waren lid van het projectteam. De andere vier toekomstige gebruikers zijn uiteraard ook regelmatig in het keuzeproces betrokken. De uiteindelijke keuze is door het gehele projectteam gemaakt. De verschillen die de keuze hebben bepaald waren onder andere de doordachte wijze waarop de integratie met JD Edwards is opgezet, de support vanuit Nederland en de oplossing die ISProjects biedt voor “voucher logging”. “Voucher logging” zorgt ervoor dat facturen waarvan het juiste grootboekrekeningnummer nog niet bekend is, toch reeds geboekt worden op een tijdelijke rekening. Daardoor is de crediteuren-positie al in het begin van het proces in JD Edwards bekend. Verder stuurt JD Edwards een gedetailleerde terugmelding naar ISP-Invoice van alles wat wordt ingeschoten en niet goed kan worden verwerkt. Dit zijn functionaliteiten die aangeven dat ISProjects al veel ervaring heeft met inkomende factuurverwerking in JD Edwards. Kortom: Wij hebben gekozen voor de oplossing van ISProjects omdat zij al een bewezen en doordachte oplossing hadden gebouwd voor JD Edwards”, besluit Hartog.

Rate this post

Print Friendly