De gemeente Krimpen aan den IJssel stapt over naar ‘zaakgericht werken’, waarbij alle gegevens en documenten die betrekking hebben op een zaak in een digitaal dossier worden verzameld. Daardoor is alle informatie gemakkelijk terug te vinden. Omdat ook de afhandeling van procedures en aanvragen door het zaaksysteem aangestuurd en geautomatiseerd wordt, kan de dienstverlening aan burgers en bedrijven versneld en verbeterd worden.

Het zaakgericht werken bij de gemeente Krimpen aan den IJssel wordt ondersteund door het document management systeem Corsa van BCT, dat door BCT-partner Acropolis Automatiseringsgroep uit Hilversum wordt geïmplementeerd.

De gemeente Krimpen aan den IJssel werkt al enkele jaren met Corsa voor de afhandeling en verwerking van digitale facturen. Het document management systeem wordt door Acropolis nu ook ingericht voor het zaakgericht werken. De gemeente ging met Acropolis in zee vanwege de uitgebreide ervaring met document management systemen en met de implementatie van BCT-oplossingen.

De gemeente heeft gekozen voor een gefaseerde invoering. “We zijn gestart met een aantal specifieke werkprocessen -bijvoorbeeld voor de aanvraag van vergunningen- die compleet uitgewerkt worden”, licht Marlène Geskes, Teamleider Informatievoorziening van de gemeente toe. “Daarna richten we de overige processen (zaaktypen) volgens een generiek proces in. Dat generieke proces bestaat uit vier hoofdstappen: registreren, accepteren, behandelen en afhandelen. Van iedere zaak worden alle metagegevens bijgehouden en wordt de dossiervorming op zaaktype gedaan. Ook de medewerkers van het belcentrum en aan de balie krijgen toegang tot het systeem, zodat ze klanten kunnen informeren over de status van hun aanvraag, brief of verzoek.”

Naast de inrichting van het zaakgericht werken heeft de gemeente Krimpen aan den IJssel ook besloten om het proces van Bestuurlijke Besluit Vorming met behulp van Corsa te digitaliseren. Met de module krijgen alle bestuurders via internet, intranet of zelfs hun iPad toegang tot agenda’s, verslagen en de juiste versies van de relevante documenten. Daardoor zijn er minder handelingen nodig en wordt het besluitvormingsproces transparanter. Ook levert het systeem een flinke kostenbesparing door beperking van kopieer- en portikosten.

Inmiddels zijn de eerste zaakprocessen ingericht en is ook de module voor bestuurlijke besluitvorming geïmplementeerd. De gemeente Krimpen aan den IJssel had daarvoor zelf de gewenste processen in kaart gebracht, waarna Acropolis het functionele ontwerp leverde en vervolgens ook het ontwikkelwerk uitvoerde. De gemeente Krimpen aan den IJssel zal in de toekomst zelf alle processen in Corsa ontwikkelen en onderhouden. Acropolis zal daarvoor de applicatiebeheerders van de gemeente opleiden, waardoor de kennis in de gemeentelijke organisatie geborgd is. Tijdens de opleidingsperiode wordt tevens in de praktijk met de modules gewerkt, waardoor meteen de voordelen en resultaten zichtbaar worden.

De gemeente Krimpen aan den IJssel heeft gekozen voor een degelijke en gescheiden manier van werken als het gaat om de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Zij beschikt over een eigen test-, acceptatie- en productie-omgeving. Acropolis heeft deze drie omgevingen ingericht en het systeem op een duidelijke en overzichtelijke manier gedocumenteerd. In de visie van de gemeente Krimpen aan den IJssel is een professionele en stabiele ICT-omgeving de basis voor een professionele dienstverlening. Daarnaast streeft de gemeente naar een steeds duurzamere manier van werken. Digitaal werken met een document management systeem legt hiervoor de grondslag.

Rate this post

Print Friendly