De Zuid-Limburgse gemeente Vaals kiest voor het zaaksysteem en het KCS van Liber, de nieuwe productlijn van BCT. Hiermee wil de gemeente het zaakgericht werken invoeren in de organisatie en tegelijkertijd klaar zijn voor een toekomst waarin het KCC een grotere rol gaat spelen in de gemeentelijke dienstverlening. BCT, ook leverancier van enterprise content management systeem Corsa, lanceerde Liber dit jaar om overheden te ondersteunen in het optimaliseren van de publieke dienstverlening. Liber helpt gemeenten, provincies en waterschappen om hun ambities – meestal volgens het concept Antwoord© – waar te maken.

Gemeente Vaals werkt al sinds 2001 met Corsa voor het digitaliseren en registreren van post en dossiers. In 2010 besloot de organisatie om over te stappen op zaakgericht werken. “Door middel van zaakgericht werken is het terugkoppelen van statussen, het bewaken van doorlooptijden en het archiveren van documenten eenvoudiger voor de medewerkers”, vertelt Danny van der Meij, vakspecialist DIV en projectleider bij de gemeente. “We hadden eigenlijk al gekozen voor Corsa/Zaak (zaakgericht werken afgebeeld in het DMS) om dit proces in te richten, toen we ineens te maken kregen met een mogelijke samenwerking met andere gemeenten. Hierdoor besloten we de implementatie van Corsa/Zaak op te schorten totdat hier meer duidelijkheid over was.” Afgelopen september bleek het voorgenomen samenwerkingsverband toch niet door te gaan, waardoor van der Meij weer met BCT in gesprek ging. “Ik had inmiddels gehoord dat BCT Liber had gepresenteerd op de beurs Overheid & ICT. Na een demonstratie van BCT was ik onder de indruk van de extra mogelijkheden die Liber biedt in vergelijking met Corsa/Zaak.”

De gemeente Vaals koos met name voor Liber vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. “De portal van Liber ziet er simpel en strak vormgegeven uit en is daardoor eenvoudig te bedienen door zowel front-office- als back-officemedewerkers, in vergelijking met Corsa dat nog vrij documentgericht is”, vertelt van der Meij. “Ook het feit dat Liber web-based is heeft meegeholpen in de keuze. Steeds meer backoffice-applicaties zijn ook web-based beschikbaar en dat maakt het mogelijk om zaken plaats- en tijdonafhankelijk af te handelen. Daarbij is het zaaksysteem gebaseerd op open standaarden, waardoor de integratie met bijvoorbeeld onze huidige documentcreatie-software geen enkel probleem is.”

Bij de implementatie van Liber richt de gemeente Vaals zich in eerste instantie op het zaaksysteem. Van der Meij: “Overgaan op zaakgericht werken betekent al een grote verandering voor de organisatie. Daarom gaan we hier op kleine schaal mee beginnen met drie generieke werkprocessen. We kiezen er dus bewust voor om het KCS pas daarna in te voeren. Het is belangrijk om eerst onze ambities en visie op het KCC en Antwoord duidelijk op papier te krijgen. Maar de functionaliteit ligt er en kan direct worden gekoppeld aan het zaaksysteem.”

BCT en de gemeente gaan in januari om tafel om het plan van aanpak te bespreken. “Het is een flink project en we moeten nog veel stappen nemen. Maar ik verwacht dat we over ongeveer een half jaar de eerste implementatiefase hebben afgerond”, aldus van der Meij. “Het mooie van nu instappen in een systeem als Liber is dat we actief kunnen meedenken in de doorontwikkeling en daarin onze wensen en behoeftes kenbaar maken.”

Rate this post

Print Friendly