VanMeijel, leverancier van softwareoplossingen voor de bouw en de industriële dienstverlening, heeft een nieuwe standaardoplossing voor de afhandeling van inkoopfacturen op de markt gebracht. Met de oplossing worden inkoopfacturen gedigitaliseerd en door het goedkeuringsproces geleid. De oplossing leidt niet alleen tot een betere beheersing van de factuurstroom, maar ook tot een aanzienlijke versnelling van het afhandelingsproces en dus tot een flinke tijds- en kostenbesparing. De business proces management (BPM) oplossing voor inkoopfactuurcontrole is ontwikkeld met de BPM-software Progress Savvion en volledig geïntegreerd met Metacom, het Bouw ERP-systeem van VanMeijel.

De afhandeling van inkomende facturen is doorgaans een complex en tijdrovend proces, waarbij veel personen betrokken zijn. In de praktijk worden vaak meerdere kopieën van een factuur gemaakt en voor een paraaf naar alle betrokkenen gestuurd. Intern is meestal niet duidelijk wie voor welk bedrag of welk project tekeningsbevoegd is. Omdat vaak evenmin duidelijk is in welk stadium het proces zich bevindt of bij welke functionaris de factuur in behandeling is, zijn goedkeuringsprocessen zeer tijdrovend. Nog afgezien van het tijdverlies, de onnodige kosten en mogelijk irritaties bij toeleveranciers kan het trage proces eveneens problemen opleveren voor de cash flow planning.

Met de BPM-oplossing voor inkoopfactuurcontrole wordt het hele proces geautomatiseerd. Inkomende facturen worden gescand en in de financiële administratie ingeboekt, waarna meteen het goedkeuringsproces start. In de BPM-oplossing is vastgelegd welke stappen in welke volgorde doorlopen moeten worden, en wie welke verantwoordelijkheden heeft. De factuur wordt als PDF-document in het document management systeem opgeslagen en naar de betrokken functionarissen in het goedkeuringsproces verzonden. Zij kunnen hun goedkeuring -eventueel vergezeld van aanvullende notities- doorgeven. Nadat het proces is doorlopen wordt de factuur door de financiële administratie klaargezet voor betaling.

Dankzij de BPM-oplossing is er altijd een duidelijk inzicht in de status van openstaande facturen en de eventuele knelpunten of vertragingen in het proces van de factuurafhandeling. Het goedkeuringsproces kan altijd exact getraceerd worden. Dankzij de digitalisering kan de goedkeuring op elke plek plaatsvinden en zwerven er geen onnodige kopieën rond door het bedrijf.

De BPM-oplossing voor inkoopfactuurcontrole wordt als standaardpakket aangeboden. De tool is standaard ingericht op basis van best practises, ervaringen en feedback van de klanten van VanMeijel, terwijl ook de integratie naar andere systemen is voorbereid. Dankzij die gestandaardiseerde oplossing kan het pakket in korte tijd geïmplementeerd worden. Daarnaast is er een variant waarbij het mogelijk is het standaardproces aan te passen aan de wensen van de klant.

De BPM-tool Savvion is net als Metacom gebouwd op het Progress-platfom waardoor een probleemloze integratie van de beide systemen mogelijk is. Metacom wordt dan gebruikt voor het inboeken en betalen van de inkoopfacturen. De BPM-oplossing werkt samen met Metacom 8.1 en 8.2 en er kan naar keuze gebruik gemaakt worden van Metacom documentbeheer of een extern document management systeem.

De BPM-oplossing is overigens een essentieel onderdeel van de visie van VanMeijel. Anders dan een ERP-systeem is een BPM-oplossing bij uitstek geschikt voor het automatiseren van de taakgerichte handelingen. Daarvoor zijn over het algemeen veel handmatige acties noodzakelijk met alle nadelige gevolgen voor de snelheid en de kwaliteit. Met Savvion Business Process Management worden de processtappen geautomatiseerd en worden medewerkers stapsgewijs door het proces geleid.

Rate this post

Print Friendly