Siza beschikt over een aanzienlijk fysiek vastgoedarchief dat in de loop van de jaren ontoegankelijk is geworden. Service Point heeft Siza een planmatig advies verstrekt met de benodigde stappen om tot het gestructureerd archief te komen.

“Het niet kunnen vinden van documenten is niet goed”, stelt Marijke Letzer, secretaresse Bedrijfsbureau Siza. Reden voor Hans Berkhout, teamleider Bedrijfsbureau, om een specialist in te huren voor “het opbouwen van een gestructureerd vastgoedarchief en de mogelijkheid tot het digitaal ter beschikking stellen van documenten in ons managementinformatiesysteem (FMIS). Dit sluit perfect aan bij onze doelstellingen: minder kosten, meer inzicht en betere service”.

Een greep uit de procesverbeteringen door Service Point:

  • het selecteren, bewaren en vernietigen van documenten volgens het rubriekenstelsel;
  • naast het vormen van archiefdozen per rubriek worden deze documenten digitaal gemaakt en in een digitale mappenstructuur opgenomen;
  • decentrale archieven centraliseren en in de structuur opnemen;
  • huidige decentrale werkdossiers omvormen tot dossiers per rubriek;

“Service Point is er dankzij haar expertise en deskundigheid in geslaagd een professioneel archief op te bouwen. De begeleiding door Martin van Leenen, productmanager bij Service Point, is naar volle tevredenheid verlopen en wij zijn zeer tevreden met het behaalde eindresultaat”, schrijft Hans Berkhout. Marijke Letzer vult aan: “door de structurering van het archief zijn onze collega’s in staat om sneller de benodigde informatie te vinden en effectiever te werken”.

Siza ondersteunt mensen met een handicap zodanig dat zij kunnen leven zoals ze zelf willen. Ruim 3.000 mensen met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, Niet Aangeboren Hersenletsel of een aan autisme verwante stoornis maken gebruik van deze zorg en dienstverlening. Siza heeft zo’n 150 accommodaties verspreid door heel Gelderland. Er werken 2800 mensen. Totaal beheert Siza Vastgoed 500 panden.

Rate this post

Print Friendly