~ Ouderenzorginstelling verwacht 15.000 euro per jaar te besparen op administratiekosten ~

Sliedrecht, 17 november 2011 – Markenheem gaat de papieren factuurstroom digitaliseren om het betaalproces te versnellen en fouten uit te bannen. De ouderenzorginstelling, met vestigingen in gemeenten Doetinchem en Bronckhorst, gaat hiervoor UNIT4 Multivers PaperLess inzetten dat gekoppeld is aan de financiële software UNIT4 Multivers. Markenheem denkt door digitalisering 15.000 euro op jaarbasis te besparen.

Binnen de zes zorgcentra die onderdeel zijn van Markenheem gaan op jaarbasis 6.300 inkoopfacturen rond. Daarvan is het gros afkomstig van de leverancier van de maaltijden voor de bewoners. Die levert dagelijks meer dan vierhonderd maaltijden die vergezeld gaan van het nodige papierwerk. Deze facturen moeten door meerdere mensen worden goedgekeurd: op de centrale administratie en op de betreffende vestigingen. De roulatie gaat traditioneel per fysieke post. Het interne facturatieproces duurt hierdoor gemiddeld anderhalf tot twee weken. Daarnaast is er geen inzicht in waar de facturen zich bevinden en de kans is groot dat een factuur zoekraakt. De Achterhoekse zorginstelling onderzocht daarom hoe het facturatieproces verbeterd kon worden.

Uit vier partijen heeft Markenheem gekozen voor digitalisatieoplossing UNIT4 Multivers PaperLess. Die is te koppelen aan de administratiesoftware UNIT4 Multivers waarmee zorginstelling al werkte. Redenen voor de keuze zijn de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing maar ook het inzicht in het factureringsproces. Direct na het scannen van papieren facturen maakt UNIT4 Multivers PaperLess een boeking aan voorzien van de gegevens op de factuur. Medewerkers die hun goedkeuring moeten geven ontvangen hiervan een melding per mail. Na controle, eventuele correctie en goedkeuring is de boeking definitief. Bij goedkeuring van boekingsstukken wordt tevens vastgelegd wie welke rol heeft vervuld en er is altijd inzicht in waar de factuur zich bevindt.

De verwerkingstijd van een factuur kan met de oplossing van UNIT4 worden teruggedrongen naar vijftien uur in plaats van maximaal weken weken.

Ruud Kampshoff, Hoofd Financiële Administratie & ICT bij Markenheem: “Binnen Markenheem leefde een grote frustratie over het factureringsproces. Dit duurde te lang, we wisten niet waar de facturen zich bevonden en soms raakten facturen zoek wat leidde tot extra kosten. We wilden een oplossing waarmee we het proces konden versnellen en kosten zouden besparen. UNIT4 Multivers PaperLess stak met kop en schouders uit boven de oplossingen van de overige drie partijen die we hebben bekeken. We verwachten er veel gemak van.”

Markenheem neemt UNIT4 Multivers PaperLess per 1 januari 2012 in gebruik, 42 medewerkers krijgen toegang tot de applicatie.

Rate this post

Print Friendly