Corsa/Bestuur ingezet als onderdeel van LEAN-methodiek

Gemeente Borger-Odoorn heeft onlangs de implementatie van Corsa/Bestuur voor de bestuurlijke besluitvorming afgerond. De gemeente heeft hiermee samen met BCT, leverancier van enterprise content management systeem Corsa en het zaaksysteem Liber, de eerste stappen gezet in het efficiënter inrichten van de bestuurlijke werkprocessen in de gemeente. De medewerkers hebben dankzij de digitale workflow altijd inzicht in waar hun stukken zich in de organisatie bevinden. Borger-Odoorn is de twaalfde gemeente die dit jaar het bestuurlijke besluitvormingsproces digitaliseert.

“Sinds enige jaren zijn wij al onze werkprocessen onder de loep aan het nemen en aan het herinrichten door middel van de LEAN-methode”, vertelt Ellen Huitema, directiesecretaris bij de gemeente Borger-Odoorn. “Bij een eerste inventarisatie bleek dat er in het bestuurlijke besluitvormingsproces veel winst te behalen viel. Wij werkten al met Corsa als postregistratiesysteem en daarom kozen we ook voor Corsa/Bestuur om het bestuurlijke proces efficiënter te maken.”

Voor de implementatie was er vooral veel onduidelijkheid over waar en bij wie de college- of raadsstukken lagen in de organisatie. Omdat voorstellen werden uitgeprint en fysiek langs een aantal medewerkers gingen voor een paraaf, kwam het regelmatig voor dat een stuk onderaan de stapel terecht kwam. “Terwijl het juist bij dit soort stukken belangrijk is dat ze op tijd in het college of raadsvergadering liggen om te worden besproken”, zegt Bastiaan Sloots, als adviseur betrokken bij het project.

Met Corsa/Bestuur worden alle documenten, stappen, acties en besluiten van het bestuurlijke besluitvormingsproces digitaal vastgelegd en opgeslagen in het DMS. Hiermee wordt een compleet digitaal dossier opgebouwd, waardoor altijd de juiste documentversie beschikbaar is en betrokkenen gemakkelijk inzage hebben in de relevante documenten. Het college en de raad zijn dus verzekerd van een up-to-date agenda met de definitieve versies van bijbehorende stukken.Huitema: “Iedereen is erg enthousiast over de nieuwe manier van werken. De beleidsmedewerkers weten precies waar hun stuk zich bevindt in de organisatie en degenen die moeten tekenen voor akkoord krijgen een e-mail met een attendering. Bovendien kunnen de collegeleden nu gedurende de hele week de agendastukken lezen, in plaats van dat alle informatie pas op de voorafgaande vrijdag beschikbaar wordt gesteld. Ze kunnen zelfs thuis of onderweg inloggen en de documenten inzien. Tenslotte zijn er veel minder handelingen voor het secretariaat en het cluster DIV.”

De gemeente Borger-Odoorn is met 26.000 inwoners een kleine gemeente, maar dat betekent niet dat ze niet ambitieus is op het gebied van digitale informatievoorziening. De komende tijd wordt gewerkt aan het inrichten van automatische workflows voor MT-stukken en mandaatvoorstellen. Wanneer het interne proces helemaal op orde is, gaan het college en de raad met iPads werken. Per 1 januari volgend jaar worden de documenten en besluitstukken vanuit Corsa automatisch beschikbaar gesteld op een raadswebsite.

Rate this post

Print Friendly