Docufacts

Nieuws

5 praktische maatregelen voor een efficiënter en papierarm kantoor

5 praktische maatregelen voor een efficiënter en papierarm kantoor

Iron Mountain publiceert een nieuwe Europese studie die aantoont dat het beheersen van papierstromen en archieven een punt van zorg blijft voor bedrijven. Maar ook dat weinig leidinggevenden er prioriteit aan geven.

45% van de onderzochte Europese bedrijven en maar liefst 60% van de Nederlandse – het hoogste van alle onderzochte Europese landen ? ervaart problemen bij het beheren van zijn informatie.

Op Europees niveau maakt meer dan de helft (59 procent) van de bedrijven zich zorgen over de ruimte die de opslag van papieren documenten in beslag neemt. Nederland spant ook hier weer de kroon: 88 procent kan zijn kantoorruimte beter gebruiken.

Het onderzoek geeft aan dat het informatiebeheer op vele punten een bron van zorg is: digitalisering, kosten, ruimtebesparing, toegankelijkheid, duurzaamheid en veiligheid geven hoofdbrekens.

Maar tegelijkertijd ligt bij vrijwel de helft (49 procent) van de bedrijven de verantwoordelijkheid voor documentbeheer niet bij één persoon, maar uitgesmeerd over de organisatie. Nederlandse bedrijven presteren hier het best: bij slechts 34 procent van ligt deze verantwoordelijkheid verspreid, bij liefst 40 procent is die centraal geregeld – wat het makkelijker maakt de problemen en zorgen aan te pakken.

Dure kantoorruimte

Volgens het samenwerkingsverband voor informatie? en beeldbeheer AIIM, beheren bedrijven nu het tienvoudige aan informatie vergeleken met vijf jaar geleden. Veel organisaties worstelen ermee greep te houden op hun stapels facturen, klantdossiers, vergunningen en rekeningen. In de grote Europese steden vullen groeiende hoeveelheden dossiers en bestanden de duurste kantoorpanden.

In commentaar hierop, zegt Mark Duale, Europees directeur van Iron Mountain: ”Bedrijven moeten pas met een papierbesparingsprogramma beginnen als ze weten welke informatie ze beheren en wat hun risicovolle en waardevolle informatie is.”

”Bedrijven die efficiënt omgaan met papier, bewaren essentiële bestanden het best op een beveiligde externe locatie. Slechts wanneer toepasselijk, digitaliseren zij documenten om vervolgens over te gaan tot de vernietiging en recycling van papier.”

Vijf praktische maatregelen om efficiënt met papier om te gaan:

1. Papierloos worden, is niet het doel. Efficiënt zijn, is dat wel

Feit is dat we op korte of middellange termijn niet papierloos worden. De groei van papieren archieven gaat samen met een exponentiële groei aan digitale informatie – terwijl de wet? en regelgeving strikter wordt en de bedrijfsmatige behoeften toenemen. Verbetering stuit op krappere budgetten, verouderde systemen en processen en verspreide verantwoordelijkheid over de verschillende afdelingen. Het meest pragmatisch is dan een hybride aanpak, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten informatie en die beide worden beheerd binnen een samenhangende informatiestrategie.

2. Organiseer en segmenteer de informatie

Veel organisaties hebben grote archieven vol papieren documenten en weten eenvoudigweg niet waar te beginnen. De papieren geschiedenis is een enorm probleem. Het geheim zit hem in segmentatie. Bedrijven moeten weten wat waar te vinden is. Zij moeten weten wat de bedrijfskritische dossiers zijn, wat de werkdocumenten zijn, wat de actief?gebruikte en de niet?gebruikte informatie is, welke data opgevraagd kunnen worden door derden en welke data overbodig zijn en in aanmerking komen voor vernietiging. Dit segmentatieproces doet het papierprobleem van bedrijven krimpen, beschermt de schaarse middelen en concentreert de aandacht op de waardevolle documenten.

3. Begrijp de juridische implicaties

Het juridisch speelveld wordt strikter en ingewikkelder. Voor internationale ondernemingen dient het schrikbeeld zich aan in de greep te raken van onsamenhangende wetgeving in verschillende landen. Bedrijven moeten weten wát ze hóe moeten bewaren en moeten zich een weg banen door een bureaucratische mijnenveld om binnen de wet te blijven opereren. Het advies aan hen is om met deskundige derden te werken, die weten hoe documenten volgens de toepasselijke wetten en regels bewaard moeten worden en die de bewaartermijnen bijhouden gedurende de gehele levenscyclus, van aanmaak tot vernietiging.

4. Doe het de deur uit

 Behalve opslagkosten, zijn er hoge kosten voor medewerkers die tijd besteden aan het opslaan, beheren en terugzoeken van bestanden. Een betrouwbare derde partij kan fungeren als verdedigingswal en het leeuwendeel van het binnenkomende papier voor zijn rekening nemen, voo die het kantoor zelfs maar kan bereiken ? en onderwijl de naleving van wet? en regelgeving in de gaten houden. Ter zaken doende documenten digitaal in de bedrijfsprocessen van bijvoorbeeld de crediteurenadministratie worden ingebracht. Minder noodzakelijke informatie kan voor een overeengekomen periode worden opgeslagen en nadien veilig vernietigd.

5. Geen digitale standaardaanpak

Een veelgehoorde gedachtengang luidt: ”Stel alle documenten digitaal beschikbaar, vernietig het papier en je hebt een papierloos kantoor.” Deze aanpak leidt altijd tot overinvestering in digitale documenten die waarschijnlijk nooit worden gebruikt en werknemers die de procedures omzeilen en documenten afdrukken. De beoogde verbetering, betekent een verslechtering. In plaats van alles te digitaliseren, heeft het de voorkeur eerst te onderzoeken hoe informatie wordt gebruikt en dan te beginnen met de digitalisering van de meest gebruikte documenten.

Drijfveren Nederlandse ondervraagden stellen andere prioriteiten wanneer ze overwegen het beheer van hun bedrijfsinformatie uit te besteden. Grootse verschil is hun gerichtheid op kostenbesparing, de behoefte om te digitaliseren en om ruimte te winnen.

1 Coleman Parkes Research / Iron Mountain Document Management Study, oktober 2011, gebaseerd op 600 interviews met bedrijven in 6 Europese landen: Frankrijk, Duitsland, Nederland, Groot-Brittannië, Spanje en Hongarije. De ondervraagden waren beslissers, actief betrokken bij het beheer van documenten en bedrijfsinformatie bij bedrijven met 150 tot 200 medewerkers in de zakelijke dienstverlening, de farmacie en in het verzekeringswezen.

Deel dit bericht

Email This Email This

Related Posts

Mis geen update!
Op de hoogte blijven van de marktontwikkelingen? Schrijf je nu in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Agenda
Oct
20
Mon
2014
8:00 am Managed Document Services Confer...
Managed Document Services Confer...
Oct 20 @ 8:00 am – Oct 22 @ 5:00 pm
Managed Document Services Conferentie 2014 @ Designhotel Elephant | Prague | Hlavní město Praha | Czech Republic
De Europese Managed Document Services conferentie Transform 2014 wordt dit jaar gehouden van 20 tot 22 oktober in Praag. De conferentie richt zich op alle ontwikkelingen rond Managed Print Services, Managed Workflow Services en Managed[...]
Oct
30
Thu
2014
all-day CCM Congres 2014
CCM Congres 2014
Oct 30 all-day
Het Congres Customer Communications Management (CCM) gaat over de creatie, de levering, de opslag en het beheer van uitgaande klantcommunicatie.  Het CCM-congres volgt het congres Document Creation en Output Management (DCOM) op. Waar bij het[...]
Nov
20
Thu
2014
9:00 am Electronische factuurverwrking –...
Electronische factuurverwrking –...
Nov 20 @ 9:00 am – 1:00 pm
Zowel een demonstratie van ISP-Invoice als de ervaringen van een klant komen hier uitgebreid aan bod. Deelname is uiteraard kosteloos. Tijdens dit seminar laten wij u een uitgebreide demonstratie zien en vertellen wij over wat[...]
Nov
27
Thu
2014
9:00 am Marktupdate Printers & Multifunc...
Marktupdate Printers & Multifunc...
Nov 27 @ 9:00 am – 5:00 pm
27 november 2014 Op donderdag 27 november 2014 organiseren PIANOo en Docplus de marktupdate Printers en Multifunctionals. Evenals vorige jaren hebben we weer een aantal deskundige sprekers bereid gevonden hun kennis over dit onderwerp te delen. Voor[...]
Dec
31
Wed
2014
all-day CHIPKNIP STOPT
CHIPKNIP STOPT
Dec 31 – Jan 1 all-day
CHIPKNIP STOPT
Gebruikt uw organisatie de CHIPKNIP voor het betalen van kopie, print en scan? De Chipknip stopt per 1-1-2015 als betaalmiddel. U heeft tot 1-10-2014 om een alternatief te implementeren.

View Calendar