Water is een vitale behoefte voor mens en bedrijf. Vanuit die visie levert Evides Waterbedrijf drinkwater in Zuidwest Nederland en water-op-maat voor de industrie in de Benelux en ver daar buiten. Daarnaast houdt de organisatie zich bezig met afval- en rioolwaterzuivering. Om alle bedrijfsprocessen – ook op de twaalf productielocaties – inzichtelijk te maken en te houden, werkt Evides onder andere al jaren met de OpenText ECM Suite (voorheen: Livelink). Onlangs werd I.R.I.S. ingeschakeld voor de integratie van haar scanoplossing met deze ECM-omgeving. En dat bleek een goede zet, want met dergelijke grote hoeveelheden documenten zoals werkopdrachten, vergunningen en offertes die bij Evides gescand en opgeslagen worden, kan het scanproces niet efficiënt genoeg gaan. “Dat I.R.I.S. die koppeling wist te maken, scheelt ons zoveel stappen in het scantraject.”

Contact met I.R.I.S.

Evides kende I.R.I.S. al langere tijd. Hoewel een andere partij destijds voor Evides Livelink inrichtte, werd I.R.I.S. later ingeschakeld voor een herimplementatie van het systeem. Bovendien voert I.R.I.S. sinds vijf jaar het technisch en functioneel beheer uit. Egbert Hagendijk is documentair beheerder bij Evides en is daarnaast als functioneel beheerder nauw betrokken bij de OpenText ECM Suite. “Het is altijd prettig samenwerken met de mensen van I.R.I.S.,”zegt Hagendijk, “en zij hebben veel kennis van ons ECM-systeem. Toen er vorig jaar een vervanging voor de verouderde scansoftware moest komen, was het dan ook een logische stap om naar de producten van I.R.I.S. te kijken. Vervolgens hebben we hun software getest en we waren positief verrast door de resultaten. Vooral de hoge compressiewaardes en de hoge graad van herkenning en validatie hebben onze keuze bepaald.”

Hagendijk ziet ook nog andere voordelen. “Voorheen werkten we met vier losse producten en ook vier aparte softwarepartijen. Door met I.R.I.S. in zee te gaan, kunnen we alle oplossingen bij één leverancier afnemen. Bovendien zijn we nu in staat de scansoftware te integreren met ons ECM-systeem, aangezien I.R.I.S. implementatiepartner is van OpenText in Nederland. De benodigde kennis voor die koppeling hebben wij zelf niet in huis. I.R.I.S. biedt deze koppeling als standaardsoftware aan, met alle bijbehorende voordelen ten opzichte van maatwerk.”

Nieuwe software

Besloten werd de scansoftware van I.R.I.S. in te zetten voor alle inkomende post en de facturen. Zo kwam Evides uit bij drie producten: IRISPowerScan voor het scannen van documenten, IRISDocumentServer om gescande beelden om te zetten in geïndexeerde en bewerkbare bestanden en IRISXtract voor de digitale verwerking van inkomende documenten. Hagendijk: “We kunnen documenten nu na het scannen indien nodig laten sorteren in afzonderlijke documentcategorieën en toewijzen aan de verschillende bedrijfsprocessen. Daarna voert de software de automatische extractie uit van de benodigde gegevens. De bestanden worden vervolgens als PDF overgedragen aan het ECM-systeem, waar een ieder met de juiste rechten de documenten kan inzien of bewerken.”

Voordelen voor de gebruiker

Voor de medewerkers bij Evides, die dagelijks met de scansoftware te maken hebben, is er wel het een en ander veranderd. “De overgang naar de nieuwe software was best een grote stap”, vertelt Hagendijk. “We werkten al zo lang met hetzelfde programma – dan kost het tijd om aan een nieuwe interface te wennen. Er waren in het begin dan ook best wat kritische geluiden vanuit de organisatie. Maar de applicatie bleek erg gebruiksvriendelijk. Nu mijn collega’s vertrouwd zijn met de nieuwe werkwijze en de voordelen hebben ervaren, zijn ze helemaal om. Het grote voordeel ten opzichte van de oude software is dat alle fases in het scanproces nu met één actie doorlopen kunnen worden. Voorheen moesten we de verschillende stappen afzonderlijk afwerken en daardoor was het een langer traject.”

Hagendijk merkt ook verschillen in de opties die de software biedt. “We kunnen nu in de scan gemakkelijker zien of een pagina dubbelzijdig bedrukt is en dat is vooral handig bij documenten met heel veel pagina’s. Daarnaast herkent de software bijvoorbeeld barcode- en watermeternummers in werkopdrachten. Dankzij de integratie met de OpenText ECM Suite is het nu heel makkelijk om een bepaald document terug te vinden.”

Multifunctional Printers

Behalve op de post- en factuurafdeling, staan verspreid over de Evides-gebouwen – waar in totaal ruim 600 mensen werken – nog eens 110 Multifunctional Printers (MFP’s), waarmee alle medewerkers bestanden kunnen printen, scannen en kopiëren. Al deze apparaten zijn met de software van I.R.I.S. aangesloten op het ECM-systeem. Hagendijk: “We hebben nu de zekerheid dat alle documenten meteen in het documentmanagementsysteem terecht komen. Hiermee voorkomen we vervuiling van fileservers en de Exchange-omgeving.”

Support

Vijf dagen in de week is er een medewerker van I.R.I.S. aanwezig op het kantoor van Evides voor het beheer van de OpenText ECM Suite. “Deze man is ook gecertificeerd voor de scansoftware en hij is nu dus ook verantwoordelijk voor het beheer van de scanomgeving. Het is erg prettig dat hij dit bij ons op locatie doet, omdat hij ons bedrijf en onze systemen zo het best leert kennen. Bovendien is I.R.I.S. op deze manier letterlijk dichtbij: het scheelt een extra schakel, mochten we vragen of problemen hebben”, zegt Hagendijk.

Andere activiteiten

Op dit moment zit Evides nog volop in het migratietraject. I.R.I.S. ontwikkelde een migratietool voor het waterbedrijf en helpt bij eventuele aanloopproblemen. Maar I.R.I.S. is bij Evides ook actief op het gebied van Records Management. “We wilden ook graag onze fysieke archieven, zoals klantendossiers, onderbrengen binnen de ECM Suite”, vertelt Hagendijk. “We hadden op dat gebied namelijk nog een flinke inhaalslag te maken. Voor Evides en I.R.I.S blijven er dus voldoende uitdagingen.”

Rate this post

Print Friendly