Iron Mountain, ´s werelds grootste informatiebeheerder, neemt in Stafford (VK) een van Europa´s grootste centra voor scannen, indexeren en verwerken van digitale en gedigitaliseerde documenten in gebruik. Het is Iron Mountain´s 56e scancentrum in 19 Europese landen, met een oppervlakte van bijna 2500 vierkante meter, dat jaarlijks 250 miljoen documenten kan verwerken.

De geboden diensten zorgen dat professionele organisaties hun informatie beter kunnen beschermen, verwerken en benutten. Tegelijkertijd voldoen klanten er eenvoudig aan de sterk wisselende nationale en Europese wet- en regelgeving voor documentbeheer. Iron Mountain´s scandiensten ondersteunen ook hogere managementdoelstellingen ten aanzien van Het Nieuwe Werken, het papierloze kantoor en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Indexeren en automatiseren

Het nieuwe scancentrum in Stafford ondersteunt de dienstverlening die Iron Mountain in heel Europa biedt, aan organisaties van iedere omvang en uit alle sectoren. Post, zoals klantbrieven, antwoordkaarten, facturen en PZ-dossiers, gaat direct naar het centrum waar die wordt gesorteerd, klaargemaakt en gescand. Digitaliseren naar het gewenste formaat, en indexeren van de gewenste gegevens, maakt de documenten geschikt voor gebruik en verwerking in de IT-systemen van de klant.

Ook in Stafford hanteert Iron Mountain stringente veiligheidsmaatregelen, wat de faciliteiten geschikt maakt voor de verwerking van informatie met de hoogste graad van gevoeligheid en vertrouwelijkheid.

Business case

“Volgens IDC kost het maken, delen, zoeken en beschermen van documenten, bedrijven 5 tot 10 procent van hun omzet”, zegt Jeroen Strik, commercieel directeur bij Iron Mountain in de Benelux. “Het is lastig om de papierstromen te bewaken. Opslag kost veel ruimte en geld. De regels verschillen per land. En onze digitaliseringsdiensten dragen makkelijk bij aan hogere directiedoelen zoals Het Nieuwe Werken, het papierloze kantoor en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voor onze mensen is het eenvoudig om dit aanbod van Iron Mountain om te zetten in een klinkend rekenvoorbeeld.”

Diensten

Iron Mountain´s diensten in scanningcentra zoals Stafford, omvatten:

* distributie (beveiligd halen en brengen)

* intelligent scannen

* informatie-extractie

* indexeren en valideren

* beveiligde opslag

* snel dataherstel (ten behoeve van externe controles of audits, en justitiële vragen)

* (juridisch verantwoorde) bestandsverwijdering en documentvernietiging

Waarde scheppen

Klanten zijn vaak huiverig om de stap naar grootschalige digitalisering te zetten. Er zijn twijfels over de veiligheid en toegankelijkheid, de invloed op de papieren bedrijfsprocessen, de uitwisselbaarheid met digitale en papieren archieven, en het voldoen aan de wet- en regelgeving. Daarom zet Iron Mountain 60 jaar ervaring met betrouwbare documentverwerking volgens de wettelijke eisen in, om te komen tot een aanbod dat veel verder gaat dan platweg scannen. Digitale verwerking moet essentiële bedrijfsprocessen ondersteunen en heeft als doel waarde te scheppen uit de informatiestromen met bijvoorbeeld klantgegevens, financiële gegevens en intellectuele eigendommen.

Rate this post

Print Friendly